Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird die E-Rechnungspflicht auch beim Versand ernst: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 im B2B E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt das grundsätzlich für alle.
Für dich heißt das: Spätestens jetzt landen immer mehr XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien in deinem Postfach. In diesem Beitrag erfährst du, welche Fristen gelten, welche Formate du kennen musst und wie du Eingangsrechnungen automatisiert, GoBD-konform und mit direkter Übergabe an DATEV verarbeitest.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen, damit Software sie ohne manuelles Abtippen weiterverarbeiten kann.
Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Ein PDF ist für Menschen gemacht, eine E-Rechnung für Maschinen.
Die Vorteile für dich:
E-Rechnungspflicht: Zeitplan und Übergangsfristen
Die E-Rechnungspflicht kommt mit dem Wachstumschancengesetz und gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Empfangen musst du seit 2025, beim Versand gibt es gestaffelte Übergangsfristen.
| Leistung ausgeführt | E-Rechnung empfangen | E-Rechnung versenden |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier und PDF weiter erlaubt: Papier ohne Zustimmung, PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | Pflicht für alle Unternehmen | Pflicht bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz 2026. Darunter sind Papier und PDF noch erlaubt. |
| ab 2028 | Pflicht für alle Unternehmen | Pflicht für alle, mit wenigen Ausnahmen |
Eine Besonderheit gilt für EDI, die digitale Belegübertragung, die vor allem in der Industrie genutzt wird: EDI-Rechnungen gelten als E-Rechnung, wenn sich die Daten normgerecht nach EN 16931 auslesen lassen. EDI-Formate, die das nicht erfüllen, sind bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiter erlaubt.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen müssen sie sie trotzdem.
Entscheidend für die Übergangsfristen ist, wann die Leistung ausgeführt wurde. Ob eine Papier- oder PDF-Rechnung für eine Leistung aus 2026 noch im Jahr 2027 ausgestellt werden darf, ist umstritten: Das BMF bejaht das in einem nicht amtlich veröffentlichten Schreiben, Fachleute halten das für nicht vom Gesetz gedeckt. Auf der sicheren Seite bist du, wenn du solche Rechnungen bis zum 31. Dezember 2026 verschickst.
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine Papier- oder PDF-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Das gefährdet den Vorsteuerabzug deiner Kunden. Ob er im Einzelfall trotzdem möglich ist, hat die Finanzverwaltung bisher nicht allgemein geregelt. Der Druck kommt also über deine Kunden, die eine korrekte Rechnung brauchen.
Details regeln die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026. Für deinen Einzelfall ist dein Steuerberater die richtige Ansprechperson.
E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD
Zulässig ist jedes Format, das der EN 16931 entspricht. In Deutschland dominieren zwei:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei (hybrid) |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Software | Ja, als PDF |
| Typischer Einsatz | Standard bei öffentlichen Auftraggebern (B2G), auch im B2B | B2B, ab Version 2.0.1 außer Profil MINIMUM und BASIC WL |
| Besonderheit | Leitweg-ID bei Behörden meist Pflicht | Menschen und Maschinen lesen dieselbe Datei |
Auch andere Formate wie Peppol BIS Billing sind möglich, solange sie die Norm erfüllen. Factur-X ist die französische Bezeichnung für ZUGFeRD und technisch identisch. Deine Software sollte deshalb mehr als ein Format verarbeiten können.
E-Rechnungen richtig verarbeiten: 6 Schritte
Eine E-Rechnung zu empfangen heißt mehr, als eine Datei im Postfach zu haben. Du musst sie lesen, prüfen, freigeben, buchen und korrekt archivieren. So sieht ein sauberer Prozess aus:
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Empfangen: Lege eine zentrale E-Mail-Adresse oder einen festen Kanal für Eingangsrechnungen fest. Im Postfach erkennst du oft nicht auf den ersten Blick, ob ein Anhang eine E-Rechnung oder ein normales PDF ist. Deine Software sollte das automatisch unterscheiden, XRechnung und ZUGFeRD erkennen und die Daten auslesen.
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Lesbar machen: Eine XRechnung ist reines XML. Damit dein Team sie prüfen kann, brauchst du eine Software, die die Daten als übersichtlichen Beleg anzeigt.
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Validieren: Die Prüfung läuft in zwei Stufen. Zuerst wird geprüft, ob die XML-Datei technisch der Norm EN 16931 entspricht. Ist das nicht der Fall, liegt ein Formatfehler vor und die Datei gilt nicht als E-Rechnung. Danach werden die Geschäftsregeln geprüft. Ein Geschäftsregelfehler macht die Rechnung nicht automatisch ungültig. Entscheidend ist, ob die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und richtig sind. Fehlt eine davon, forderst du beim Lieferanten eine korrigierte E-Rechnung an.
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Freigeben: Kläre, wer welche Rechnung sachlich und rechnerisch prüft, zum Beispiel Einkauf und Buchhaltung.
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Weiterleiten: Übergib freigegebene Rechnungen an deine Buchhaltung, an DATEV oder an deinen Steuerberater.
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Archivieren: Speichere die Originaldatei GoBD-konform und revisionssicher. Du musst belegen können, dass die Rechnung nach dem Empfang nicht verändert wurde, zum Beispiel über einen Hashwert, eine Art digitaler Fingerabdruck der Datei. Eine ausgedruckte oder umgewandelte Kopie reicht nicht.
Für ausgehende Rechnungen bleibt dein ERP oder dein Rechnungsprogramm zuständig. Prüfe, ob es normgerechte E-Rechnungen erzeugen kann, bevor deine Übergangsfrist endet.
Checkliste: Bist du bereit für 2027?
Die meisten Probleme entstehen nicht bei der Technik, sondern im Prozess. Geh diese Punkte mit deinem Team durch:
Ohne passende Systeme drohen Verzögerungen, Rückfragen und im schlimmsten Fall Probleme beim Vorsteuerabzug. Gegebenenfalls verweigern Kunden die Zahlung, sollte eine Rechnung nicht korrekt ausgestellt sein!
Fazit: Jetzt umstellen, nicht im Januar
Die E-Rechnungspflicht ist kein Zukunftsthema mehr. Empfangen musst du schon heute, und ab 2027 verschwindet für viele Unternehmen die PDF-Rechnung im B2B. Wer Eingang und Versand jetzt automatisiert, startet entspannt ins neue Jahr.
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FAQ zur E-Rechnungspflicht
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Darf ich 2027 noch PDF-Rechnungen verschicken?
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Was ist eine Leitweg-ID?
Welche Datei muss ich archivieren?
Wann gilt eine E-Rechnung als zugegangen?
Wie lange musst du E-Rechnungen aufbewahren?
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Stand: November 2026.
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