Es gibt Läden, da weiß man sofort: Hier stimmt einfach alles. Genau dieses Gefühl erleben viele Besucher, wenn sie „Herr und Frau Klein“ in Wien betreten. Seit über 18 Jahren führen Beate und Stephan Klein ihren Concept Store – ein Ort, an dem Design, Funktionalität und Herzlichkeit auf besondere Weise zusammenkommen. Ihr Erfolgsrezept? Eine klare Vision, hochwertige Produkte – und ein Einkaufserlebnis, das auch beim Thema Payment keine Kompromisse macht.

Vom kreativen Duo zum erfolgreichen Store für Familien

Beate und Stephan Klein waren ursprünglich in der Werbebranche tätig. Mit der Geburt ihres Kindes stellte sich ihnen eine Frage, die viele Eltern kennen: Warum ist es so schwer, durchdachte Produkte für Familien zu finden – schön, funktional und nachhaltig?

„Wir dachten: Da gibt’s eine Lücke. Also haben wir sie selbst geschlossen“, erzählt Beate. So entstand „Herr und Frau Klein“ – ein Concept Store, in dem nicht nur das Sortiment überzeugt, sondern auch die Atmosphäre: persönlich, herzlich und ganz ohne Kaufdruck. „Jeder soll sich bei uns willkommen fühlen“, sagt Stephan. Dieses Konzept ist aufgegangen – das Geschäft hat sich zu einer festen Größe in der Wiener Familienlandschaft entwickelt.

Sichere Zahlungen – vor Ort und im Onlineshop

So persönlich der Einkauf bei „Herr und Frau Klein“ ist – im Hintergrund läuft alles digital und effizient. Ein zentrales Element dabei: das Bezahlsystem. „Der Moment, in dem der Kunde uns sein Geld anvertraut, ist etwas sehr Besonderes für uns“, betont Stephan. Deshalb war klar: Es braucht eine Lösung, die auf allen Kanälen überzeugt – sicher, zuverlässig und einfach.

Mit dem Zahlungsanbieter Mollie hat das Team genau diese Lösung gefunden – integriert über das E-Commerce-Ökosystem JTL. Ob im Ladengeschäft via Terminal, im Onlineshop oder über die Warenwirtschaft: Alle Zahlungen laufen zentral über die Anwendungen des auf Multichannel spezialisierten Softwareanbieters, werden einheitlich abgerechnet und lassen sich ohne Mehraufwand auswerten.

„Das war ein Grund, uns für Mollie zu entscheiden: Die Abwicklung ist einfach, für uns und für unsere Kunden – und sie ist sicher, das schafft Vertrauen.“

Dank der reibungslosen Integration mit JTL bleibt das System flexibel – für die zwei Kassen im Geschäft genauso wie für den wachsenden Onlinevertrieb. Omnichannel-Zahlungen werden so zum Selbstverständnis, nicht zur Herausforderung.

Erfolgreich bleiben, weil man sich immer wieder hinterfragt

Was „Herr und Frau Klein“ auszeichnet, ist die kontinuierliche Weiterentwicklung. „Wir bleiben nie lange stehen“, sagt Beate. „Wir fragen uns regelmäßig: Passt das noch zu uns? Gibt’s etwas, das wir verbessern können?“ Diese Haltung spüren auch die Kunden – sie kommen nicht nur zum Einkaufen, sondern weil sie sich verstanden fühlen.

Ein besonderer Erfolgsfaktor ist dabei das Zusammenspiel aus technischem Fundament und menschlicher Nähe. Die Verbindung von Mollie und JTL sorgt für stabile Abläufe, während das Team den Fokus auf persönliche Beratung legt.

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Dann informier dich über die Möglichkeiten mit JTL. Gemeinsam schaffen wir ein Einkaufserlebnis, das begeistert – online wie offline.

Die zunehmende Abholzung tropischer und borealer Wälder ist eng mit dem globalen Handel von Rohstoffen wie Rindfleisch, Palmöl, Holz und Soja verbunden. Um die entwaldungsbedingten Treibhausgasemissionen zu verringern und die Biodiversität zu schützen, reguliert die Europäische Union künftig den Handel mit Waren, die zur Entwaldung beitragen. Onlinehändler, Marktplatzbetreiber und Marken, die Produkte aus diesen Rohstoffen handeln, sind direkt betroffen. Im folgenden Beitrag erläutern wir die gesetzlichen Rahmenbedingungen, beschreibt betroffene Produktgruppen und gehen auf Anforderungen, Zertifizierungen sowie Herausforderungen ein. Erfahrt worauf ihr euch vorbereiten solltet und wie euch JTL-Wawi dabei unterstützt.

Was ist die EUDR (EU-Deforestation Regulation)?

Die EU‑Verordnung 2023/1115 (Deforestation Regulation) gilt ab 30. Dezember 2025 für große und mittlere Unternehmen sowie ab 30. Juni 2026 für kleinere Händler. Ziel ist es, dass Produkte, die in der EU in Verkehr gebracht werden, nicht mit Entwaldung nach dem 31. Dezember 2020 in Verbindung stehen. Die Verordnung erfasst Rohstoffe wie Rinder, Holz, Kakao, Soja, Palmöl, Kaffee und Kautschuk sowie daraus abgeleitete Produkte wie Leder, Schokolade, Reifen und Möbel.

Betroffene Unternehmen müssen für jede Charge eine Sorgfaltserklärung (Due‑Diligence‑Erklärung) abgeben. Diese bestätigt, dass das Produkt entwaldungsfrei ist, den Rechtsvorschriften des Erzeugerlandes entspricht und vollständig rückverfolgbar ist. Wer Produkte in der EU in Verkehr bringt oder exportiert, muss die geografischen Koordinaten der landwirtschaftlichen Parzelle kennen und eine Risikoanalyse durchführen. Für Produkte aus Ländern, die die EU als „geringes Risiko“ einstuft, gelten vereinfachte Anforderungen.

Produkte dürfen nur in die EU eingeführt oder exportiert werden, wenn sie entwaldungsfrei sind, rechtmäßig produziert wurden und eine Sorgfaltserklärung vorliegt. Die Verordnung sieht Sanktionen vor, darunter Geldbußen bis zu 4 Prozent des EU‑Umsatzes, Beschlagnahmung der Waren oder Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.

Die EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten (EUDR) ist aktuell der wichtigste Rechtsrahmen, der für viele von euch als Händler konkrete Pflichten mit sich bringt. Gleichzeitig solltet ihr im Blick behalten, dass es noch weitere Regelwerke gibt, die ähnlich auf Transparenz und Verantwortung in Lieferketten zielen:

Betroffene Produktgruppen

Die EUDR deckt sieben Rohstoffgruppen und viele abgeleitete Produkte ab. Für Händler sind insbesondere folgende Kategorien relevant:

• Rinderprodukte (Rindfleisch, Leder und Lederwaren). Als Teil der Viehhaltung ist Rinderzucht einer der Haupttreiber der Entwaldung.
• Palmöl und daraus hergestellte Lebensmittel (z.B. Margarine, Kosmetika)
• Soja (für Futtermittel und Lebensmittel), dessen Anbau vielfach zur Umwandlung von Wäldern führt
• Holz und Holzprodukte einschließlich Möbel, Papier, Verpackungen und Druckerzeugnisse
• Kakao und daraus hergestellte Produkte wie Schokolade
• Kaffee und Kaffeeprodukte
• Naturkautschuk und abgeleitete Produkte wie Reifen

Nicht alle abgeleiteten Produkte sind betroffen; beispielsweise Verpackungen, die ausschließlich dem Schutz dienen, fallen nicht unter die Verordnung.

Pflichten nach der EU-Entwaldungsverordnung

Nachverfolgbarkeit und Daten

Unternehmen müssen die exakten Geokoordinaten der landwirtschaftlichen Parzellen erfassen, von denen die Rohstoffe stammen. Diese Daten werden in eine digitale Plattform der EU eingegeben, über die eine Sorgfaltserklärung abgegeben wird. Diese enthält Informationen zur Produktkette, den Herkunftsländern, dem Ergebnis der Risikoanalyse und ggf. getroffenen Minderungsmaßnahmen. Händler müssen den eindeutigen Referenzcode der Erklärung in ihren Geschäftsunterlagen führen und an Kunden weitergeben; downstream‑Unternehmen dürfen nur noch Produkte mit gültiger Referenznummer erwerben.

Risikoanalyse und Sorgfaltspflicht

E‑Commerce‑Händler müssen prüfen, ob die von ihnen gehandelten Produkte mit Entwaldung oder Walddegradation verknüpft sind. Dies umfasst:

• Risikobewertung nach Land‑ und Lieferantenspezifischen Faktoren: das jeweilige Land wird von der EU einem Risiko‑Rating zugeordnet (niedrig, normal oder hoch). Länder mit geringem Risiko (z.B. EU‑Mitgliedstaaten) ermöglichen vereinfachte Due‑Diligence‑Verfahren, während bei hohem Risiko (z.B. Belarus, Russland) strenge Kontrollen notwendig sind.
• Minderungsmaßnahmen bei ermittelten Risiken, z.B. Satellitenüberwachung, unabhängige Audits vor Ort oder Lieferantenwechsel.
• Dokumentationspflichten: Alle Nachweise (Geodaten, Risikoanalysen, Lieferanteninformationen) musst du fünf Jahre lang speichern. Im LkSG sind ähnliche Dokumentations‑ und Berichtspflichten vorgesehen.

Unterschiede für Händlertypen

Die EUDR unterscheidet zwischen „Marktteilnehmern“ und „Händlern“. Marktteilnehmer sind Unternehmen, die relevante Produkte erstmals auf dem EU‑Markt bereitstellen oder exportieren; Händler beziehen diese Produkte und vertreiben sie weiter. Marktteilnehmer tragen die volle Sorgfaltspflicht. Händler müssen – je nach Unternehmensgröße – die Referenznummer der Sorgfaltserklärung prüfen und Käufer‑/Lieferanteninformationen fünf Jahre lang dokumentieren.

Relevante Zertifizierungen

Zertifizierungsprogramme können als Nachweis für nachhaltige Waldwirtschaft und legale Herkunft dienen, erfüllen jedoch nicht automatisch die EUDR‑Anforderungen. Onlinehändler sollten sie als Ergänzung nutzen:

Herausforderungen und Handlungsempfehlungen für Onlinehändler

Komplexität der Lieferketten

Viele Marken und Marktplätze beziehen ihre Ware indirekt über Händler, Großhändler und Logistikdienstleister. Die benötigten Geodaten und Lieferanteninformationen liegen oft nicht vor. Daher solltet ihr auf folgendes achten:

• Kartierung der Lieferanten: Alle Zulieferer, Zutaten und Produktionsstätten identifizieren und kategorisieren. Nach Möglichkeit eng mit Herstellern zusammenarbeiten und Lieferantenverträge um die EUDR‑Pflichten erweitern.
• Datenlücken schließen: Traceability‑Tools einsetzen, um Geodaten zu erfassen; GPS‑Koordinaten von Farmen und Plantagen via Satellit oder direkt vom Erzeuger anfordern.
• Pilotprojekte: Mit einzelnen Produkten oder Warengruppen beginnen, um Prozesse und IT‑Systeme anzupassen.

Wettbewerb und Reputation

Unternehmen, die frühzeitig transparente, entwaldungsfreie Produkte anbieten, können sich positiv differenzieren. Zertifizierungen wie FSC oder PEFC und Teilnahme an Initiativen wie Amazons Climate Pledge Friendly schaffen Sichtbarkeit.

Zukunftsausblick und Vorbereitung

Bis spätestens Ende 2025 müssen Onlinehändler Produkte aus betroffenen Rohstoffen lückenlos rückverfolgen und sicherstellen, dass diese entwaldungsfrei und gesetzeskonform erzeugt wurden. Der Katalog betroffener Rohstoffe kann erweitert werden. Gleichzeitig stehen weitere Regelwerke an: die EU‑CSDDD wird umfassendere Sorgfaltspflichten für Menschenrechte und Umweltschutz entlang der gesamten Wertschöpfungskette bringen.

Händler sollten folgende Schritte einleiten:

1. Lieferketten transparent machen: Verwendung eines modernen ERP-Systems wie JTL-Wawi oder eines Traceability‑Tools, Aufbau eigener Datenbanken und Zusammenarbeit mit Zertifizierungsstellen.
2. Integration von Due‑Diligence‑Prozessen: Risikoanalysen in das Beschaffungs‑ und Qualitätsmanagement integrieren; Leitlinien und interne Prozesse gemäß EUDR und LkSG anpassen.
3. Stakeholder‑Kommunikation: Kunden, Investoren und Lieferanten über die Maßnahmen informieren und entwaldungsfreie Produkte aktiv vermarkten.
4. Compliance‑Management erweitern: Sich auf zusätzliche Anforderungen der CSDDD vorbereiten und vorhandene Management‑Systeme entsprechend erweitern.

Fazit

Die EU‑Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten markiert einen Paradigmenwechsel für den Handel mit Rohstoffen, die die globale Entwaldung vorantreiben. Für Onlinehändler bedeutet dies erhebliche Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit, Risikoanalyse und Dokumentation. Zertifizierungen wie FSC und PEFC sowie spezialisierte Traceability‑Tools können die Umsetzung erleichtern. Unternehmen, die jetzt handeln, minimieren nicht nur Haftungsrisiken, sondern positionieren sich als Vorreiter für nachhaltigen E‑Commerce und profitieren von der steigenden Nachfrage nach umweltverträglichen Produkten.

Quellen:

ihk-muenchen.de
ihk-bonn.de
ihk.de
bmas.de
environment.ec.europa.eu
wko.at
fsc.org
pefc.org

Das E-Commerce entwickelt sich in rasantem Tempo, wodurch die Preisstrategie zu einem der entscheidenden Faktoren im Wettbewerb wird. Verbraucher vergleichen Angebote gleichzeitig über verschiedene Kanäle, sodass schon kleine Preisunterschiede die Kaufentscheidung beeinflussen können. Für viele von Euch bedeutet das eine ständige Marktbeobachtung und schnelle Reaktion auf Wettbewerber – ein aufwendiger Prozess, der zudem Fachwissen erfordert.

Deshalb haben wir bei Dealavo Repricing AI entwickelt. Es ist eine intelligente Lösung zur automatisierten Preisfindung. Mit diesem Tool steigert Ihr Umsatz und Marge, ohne komplexe Preisszenarien entwerfen oder testen zu müssen. Es basiert auf bewährten Methoden sowie Transaktionsdaten und übernimmt die Arbeit, sodass Ihr mehr Zeit für Euer Wachstum habt.

E-Commerce-Profis, die fundierte Preisentscheidungen schneller, effektiver und ohne großen Aufwand treffen möchten, sind die Zielgruppe von Repricing AI. Besonders wertvoll ist es für Händler unter Euch, die keine eigenen Pricing-Spezialisten haben.

Was ist Repricing AI?

Repricing AI ist eine innovative Preisstrategie innerhalb des Dealavo-Repricing-Moduls. Sie automatisiert die Preisgestaltung in Eurem Shop vollständig. Klassische Methoden zwingen Euch dazu, Regeln selbst zu entwickeln und umzusetzen. Bei Repricing AI genügen wenige grundlegende Parameter: Produkte einer Strategie zuordnen, Preisgrenzen definieren, Datenquellen auswählen. Danach übernimmt der KI-Algorithmus. Er passt die Preise anhand von Verkaufsdaten, Wettbewerbsaktivitäten und Produktpotenzial automatisch an.

Wichtig ist: Auch mit der KI könnt Ihr weiterhin eigene Regeln im klassischen Repricing definieren. Beide Ansätze lassen sich parallel einsetzen und ergänzen sich gegenseitig.

Die Grundlage von Repricing AI ist eine bewährte Methodik, die auf den Erfahrungen großer Onlinehändler basiert. Dadurch lassen sich Preise ohne eigenes Pricing-Team und ohne tiefes Fachwissen effektiv optimieren. Das selbstlernende Tool arbeitet im Hintergrund und passt die Preisstrategie fortlaufend an die Marktbedingungen an.

Warum führen wir Repricing AI ein?

Viele von Euch wissen, wie wichtig eine durchdachte Preisstrategie ist. In der Praxis stoßt Ihr bei der Umsetzung jedoch häufig auf Hindernisse. Ohne eigenes Pricing-Team, mit wenig Zeit und fehlendem Fachwissen werden Preise oft aus dem Bauch heraus oder nur als Reaktion auf einzelne Wettbewerbsaktionen festgelegt. So entgehen Gewinne, und die Wettbewerbsstärke schwindet.

Genau hier setzt Repricing AI an. Unsere erprobte Methodik basiert auf den Erfahrungen großer, professioneller Onlinehändler und lässt sich ohne großen Aufwand einsetzen. Pricing-Theorien studieren, unzählige Reports analysieren oder mit Einstellungen experimentieren ist nicht nötig, denn der Algorithmus übernimmt diese Aufgaben, überwacht kontinuierlich den Markt und optimiert die Preisstrategie.

Auch ohne eigenes Analystenteam erhaltet Ihr durch Repricing AI professionelle Unterstützung. Die Software verbindet Schnelligkeit, Effizienz und minimale Nutzerbeteiligung, sodass Ihr Euch ganz auf Euer Kerngeschäft sowie Eure Kundschaft konzentrieren könnt.

Voraussetzungen zur Nutzung von Repricing AI

Damit Repricing AI sein volles Potenzial entfalten kann, müssen einige technische und operative Voraussetzungen erfüllt sein. Nur so erhält der Algorithmus ausreichend Daten, um fundierte Analysen durchzuführen und zuverlässige Preisempfehlungen zu generieren.

Mindestanforderungen:

• In Dealavo sind mindestens 500 überwachte Produkte nötig, damit wir Euer Sortiment wirksam segmentieren und verschiedene Strategien testen können.
• GA4 oder eine andere Transaktionsdatenquelle integrieren, damit der Algorithmus Bestellhistorien, Verkaufsvolumina und Kundenverhalten auswerten kann. Hierfür ein Analysetool oder ein Verkaufssystem anbinden.

Erfüllt zunächst diese Anforderungen, um Repricing AI zu aktivieren. Sind die Daten vollständig und aktuell, kann der Algorithmus sein Potenzial voll ausschöpfen. Er entwickelt dann eine wirksame, optimal auf Euer Sortiment abgestimmte Preisstrategie.

Wie funktioniert die Repricing-AI-Strategie? Schritt für Schritt

Repricing AI automatisiert den gesamten Preiszyklus, also Datenanalyse, Sortimentssegmentierung, Tests sowie kontinuierliche Optimierung. Der Ablauf im Überblick:

1. Ersteinrichtung (einmalig)

   • Erstellen einer Repricing-AI-Regel im Repricing-Modul.
   • Produkte zuweisen, optional Preislimits (Min./Max.) festlegen.
   • Anschließend wählt Ihr die Datenquellen, zum Beispiel GA4 oder andere angebundene Integrationen.
   • Ab diesem Moment arbeitet der Algorithmus automatisch.

2. Segmentierung des Sortiments

   • Auf Basis von Transaktions- und Analysedaten ordnet der Algorithmus jede SKU einer Rolle zu:

     • Traffic Builder – Produkte, die Besucher anziehen
     • Potenzial-Traffic-Builder – Artikel mit hohem Reichweitenpotenzial
     • Long-Tail – Produkte, die häufig als Warenkorb-Ergänzung gekauft werden

   • Diese Segmentierung bildet die Grundlage für alle weiteren Preisentscheidungen.

3. Rollenbasierte Preisregeln

   • Eigenständige, passend optimierte Preisstrategien gelten für jede der drei Gruppen.
   • Eigene, manuell definierte Regeln im klassischen Repricing können parallel bestehen, Repricing AI ergänzt sie, statt sie zu ersetzen.

4. Auswahl der wichtigsten Wettbewerber

   • Der Algorithmus betrachtet nur Händler, die Eure Verkäufe tatsächlich beeinflussen. Dadurch vermeidet Ihr unnötige „Preiskämpfe“ mit Anbietern, die für Eure Ergebnisse irrelevant sind.

5. Testen und Skalieren

   • Zunächst umgesetzt werden Preisänderungen an einer begrenzten, repräsentativen Produktauswahl.
   • Danach prüft der Algorithmus schrittweise den Einfluss der Regeln auf Umsatz sowie Marge.
   • Bestätigt sich der Erfolg, weiten wir die Strategie schrittweise auf weitere Teile des Portfolios aus.

6. Kontinuierliche Überprüfung und Selbstoptimierung

   • Repricing AI überwacht die Ergebnisse fortlaufend und passt Maßnahmen an, sobald die Daten eine Anpassung nahelegen.
   • Im Dashboard lassen sich die Auswirkungen dieses Prozesses nachvollziehen, zum Beispiel Veränderungen der durchschnittlichen Marge, des Verkaufsvolumens, der Gesamtmarge sowie wichtiger Kennzahlen wie Aufrufe oder Warenkorbabbrüche.

Ergebnisse und Reporting

Der Erfolg einer Preisstrategie lässt sich nur realistisch bewerten, wenn präzise und regelmäßige Messungen der Ergebnisse erfolgen. Genau deshalb bietet Repricing AI ein erweitertes Reporting-Modul, das die Auswirkungen der angewendeten Preisregeln in Echtzeit abbildet.

Im Dashboard erscheinen zwei neue Diagramme:

• Veränderungen bei zentralen Geschäftszahlen wie der durchschnittlichen Marge, dem Verkaufsvolumen oder der Gesamtmarge werden in einem Diagramm dargestellt, das auf ERP-Daten basiert.
• Ein zweites Diagramm nutzt GA4-Daten. Es dient der Analyse von Marketing- und Verhaltensmetriken wie Produktaufrufen, Warenkorbhinzufügungen und weiteren Engagement-Daten.

Stehen keine ERP-Daten zur Verfügung, erstellen wir das erste Diagramm auf Basis von Schätzungen, um dennoch ein vollständiges Bild der Ergebnisse zu liefern.

So zeigt sich, dass nicht nur der Umsatz, sondern auch die durchschnittliche Marge steigt, was die Wirksamkeit der KI-Strategie klar belegt.

Das Reporting in Repricing AI erfüllt zwei zentrale Funktionen:

1. Transparenz – Ihr erkennt jederzeit die erzielten Effekte.
2. Optimierung – Der Algorithmus nimmt Anpassungen vor, und Ihr erkennt genau, wann und warum dies geschieht.

Zusammenfassung

Im E-Commerce-Preismanagement setzt Repricing AI neue Maßstäbe. Durch Automatisierung, bewährte Methoden und den Wegfall eines eigenen Pricing-Teams ermöglicht das Tool höhere Umsätze sowie Margen, bei minimalem Aufwand für Euch als Nutzer. Der Algorithmus ermittelt die optimalen Preise. Er überwacht sie fortlaufend und passt sie sofort an, sobald sich der Markt verändert.

Für Euch bedeutet das:

• Automatisierung – Ihr reduziert manuelle Aufgaben und konzentriert Euch stärker auf Euer Geschäftswachstum.
• Autonomie – Da das Tool die Strategie eigenständig erstellt und optimiert, benötigt Ihr keinen eigenen Pricing-Spezialisten.
• Effizienz – Preisentscheidungen beruhen auf soliden Daten sowie erprobter Methodik.
• Zeitersparnis und Transparenz – Im Hintergrund laufen alle Prozesse, während Ihr die Ergebnisse in klaren Reports verfolgen könnt.

Wartet nicht, bis Wettbewerber Eure Kunden mit besseren Preisen abwerben. Testet Repricing AI und erlebt, wie eine intelligente Preisstrategie Eure Umsätze und Margen steigern kann.

FAQ zur Repricing AI von Dealavo

Guter Kundenservice verkauft. Diese Erkenntnis hat sich in der E-Commerce-Branche längst bewahrheitet – und sie ist heute aktueller denn je.

Kundenservice entscheidet nicht nur darüber, ob ein Kunde erneut kauft, sondern oft schon darüber, ob er überhaupt zum ersten Mal bestellt. Trotzdem wird der Support in vielen Unternehmen weiterhin eher stiefmütterlich behandelt – als notwendiges Übel statt als zentrale Säule für nachhaltiges Wachstum. Dabei zeigt der Blick hinter die Kulissen unterschiedlichster Handelsunternehmen, dass Support-Teams tagtäglich Höchstleistungen erbringen, dabei aber oft in einem organisatorischen Chaos arbeiten: E-Mails, Marktplatznachrichten und Telefonnotizen auf diversen Plattformen führen zu Reibungsverlusten – und zu verpasstem Umsatz. Denn jede unbeantwortete Anfrage ist eine verpasste Verkaufschance.

Kundenservice 2025: Mehr als nur Schadensbegrenzung

Die Rolle von Kundenservice hat sich massiv verändert. Heute ist er kein „Kostenblock“ mehr, sondern der Hebel für Wachstum. Studien zeigen: 78 % der Kunden wechseln zur Konkurrenz, wenn sie schlechte Service-Erfahrungen machen. Auf der anderen Seite geben zufriedene Kunden bis zu 15 % mehr aus – und kommen häufiger zurück.

Die Erwartungen sind hoch:

• 42 % erwarten eine Antwort innerhalb einer Stunde, egal ob abends oder am Wochenende.
• 93 % kaufen wieder, wenn ihr Problem beim ersten Kontakt gelöst wird.
• Schon wenige Stunden Verzögerung können zum Kaufabbruch führen.

Die häufigsten Kundenservice-Schwachstellen im Alltag

Viele Unternehmen starten mit pragmatischen Lösungen wie einem gemeinsamen Outlook-Postfach oder einem simplen Chat-Tool. Doch sobald das Anfragevolumen steigt, zeigen sich strukturelle Schwächen:

• Fehlende Übersicht: Wer hat welche Anfrage bearbeitet? Wo ist die Historie?
• Lange Reaktionszeiten: Gerade zu Peak-Zeiten wie Weihnachten geraten Prozesse ins Stocken.
• Doppelarbeit: Mehrere Teammitglieder beantworten dieselbe Anfrage parallel.
• Keine Messbarkeit: Ohne Kennzahlen wie First Contact Resolution oder Antwortzeit fehlt die Grundlage für gezielte Optimierung.

Das Resultat: Überforderte Teams und frustrierte Kunden.

Erfolgsfaktoren für exzellenten Support

Herausragender Kundenservice ist kein Zufallsprodukt. Er basiert auf durchdachten Prozessen, geeigneten Tools und einem empathischen Umgang mit Kunden. Erfolgreiche Händler setzen dabei auf:

1. Omnichannel mit Struktur: 
Alle Kanäle – E-Mail, Marktplätze, Social Media, Telefon – laufen auf einer Plattform zusammen. Keine Doppelarbeit, keine verlorenen Tickets.
2. Geschwindigkeit & First Contact Resolution: Es zählt nicht nur, schnell zu antworten, sondern Probleme beim ersten Kontakt zu lösen. Schon eine Steigerung der FCR um 10 Prozentpunkte reduziert das Anfragevolumen um rund 22 %.
3. Gezielte Automatisierung:
 KI-gestützte Autoantworten übernehmen Standardfälle. Das Team gewinnt Zeit für komplexe Fälle und persönliche Betreuung.

Zahlen, die überzeugen

Ein Onlineshop mit 3.000 Bestellungen pro Monat erhält schnell 1.500 bis 2.500 Supportanfragen. Bei durchschnittlich 7 € pro Ticket summieren sich die Supportkosten auf rund 60.000 € im Jahr – konservativ gerechnet. Mit automatisierten Workflows und strukturierten Prozessen lassen sich 30–60 % der Standardanfragen reduzieren. Das spart nicht nur Geld, sondern beschleunigt auch die Bearbeitung – mit direktem Einfluss auf Conversion und Kundenbindung.

Fazit: Kundenservice steigert den Umsatz

Egal, ob du über deinen eigenen Shop verkaufst oder der Großteil des Geschäfts über Marktplätze läuft – der Kundenservice beeinflusst sowohl die Conversion als auch das Ranking auf Plattformen wie Amazon, die Reaktionszeit und Lösungsquote rigoros bewerten.

Deshalb gilt:

• Kundenservice ist keine Pflichtaufgabe, sondern ein strategischer Hebel für Wachstum.
• Klare Prozesse, einheitliche Tools und messbare Kennzahlen sind der Schlüssel.
• Wer in sein Supportteam investiert, beugt Überlastung vor und stärkt langfristig den Umsatz.

Lust auf mehr Einblicke?

Der Beitrag zeigt nur einen Ausschnitt des Potenzials. Im Whitepaper „Kundenservice als Umsatzmotor“ finden sich detaillierte Benchmarks, Best Practices und konkrete Maßnahmen zur Optimierung des Supports.

Im ersten Teil unserer Blogreihe haben wir die Grundlagen der GoBD vorgestellt, im zweiten Teil ging es um Buchführung, Belegablage und Archivierung. In diesem dritten Teil nehmen wir uns ein Thema vor, das viele Händler am liebsten ausblenden würden: die Verfahrensdokumentation. Klingt bürokratisch und trocken – ist aber unverzichtbar. Und: Wer sie pragmatisch aufsetzt, profitiert im Alltag sogar davon.

Warum die Verfahrensdokumentation Pflicht ist

Die GoBD schreiben vor, dass Eure Buchführung nachvollziehbar, unveränderbar und prüfbar sein muss. Genau das untersucht ein Betriebsprüfer – und dafür braucht er eine Art Bedienungsanleitung für Eure Systeme und Abläufe. Diese Bedienungsanleitung ist die Verfahrensdokumentation.

Sie beschreibt, wie steuerrelevante Daten in Eurem Unternehmen entstehen, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden. Außerdem muss daraus klar hervorgehen, wer Zugriff hat und welche Kontrollen Manipulationen verhindern. Ohne Verfahrensdokumentation kann ein Prüfer schlicht nicht beurteilen, ob Eure Buchführung ordnungsgemäß ist. Die Folge: Er kann sie verwerfen und Umsätze schätzen – fast immer zu Eurem Nachteil.

Wichtig: Die Pflicht gilt für alle steuerpflichtigen Unternehmen, also auch für kleine Händler, Freiberufler oder Ein-Personen-Shops. Wer digitale Prozesse nutzt – sei es Rechnungsversand per PDF oder eine Warenwirtschaft – muss eine Verfahrensdoku führen.

Was passiert, wenn sie fehlt?

Die Folgen einer nicht vorhandenen oder unzureichenden Verfahrensdokumentation sind gravierend:

• Formelle Mängel: Eure Buchführung gilt als nicht ordnungsgemäß.
• Hinzuschätzungen: Das Finanzamt schätzt Eure Umsätze oder Gewinne – und legt sie dabei selten zu Eurem Vorteil aus.
• Steuernachzahlungen & Zinsen: Selbst kleine Lücken können hohe Nachforderungen nach sich ziehen.
• Bußgelder oder Strafverfahren: In schweren Fällen droht sogar ein steuerstrafrechtliches Verfahren.
• Mehr Aufwand in der Prüfung: Ohne Doku zieht sich eine Betriebsprüfung in die Länge, zusätzliche Unterlagen werden angefordert, und es entsteht unnötiger Stress.

Kurz gesagt: Wer keine Verfahrensdokumentation hat, geht in eine Prüfung unvorbereitet – und riskiert empfindliche Nachteile.

Mehr als nur Pflicht – echte Vorteile

Auch wenn es nach einer eher lästiger Pflicht klingt, hat eine gute Verfahrensdokumentation Vorteile im Alltag:

• Struktur & Klarheit: Ihr seht schwarz auf weiß, wie Eure Prozesse laufen – und wo es hakt.
• Einfacheres Onboarding: Neue Mitarbeiter finden schneller rein.
• Sicherheit im Ernstfall: Im Streit mit dem Finanzamt habt Ihr Eure Abläufe dokumentiert und könnt jederzeit nachweisen, wie Ihr arbeitet.
• Weniger Chaos: Durch die Beschreibung der Abläufe werdet Ihr automatisch gezwungen, Prozesse zu ordnen und Doppelarbeit zu vermeiden.

Was in die Verfahrensdokumentation gehört

Die GoBD geben keinen fixen Aufbau vor, aber es haben sich bestimmte Kapitel etabliert, die jeder Prüfer erwartet. Für Onlinehändler besonders relevant sind:

1. Allgemeine Unternehmens- und Systembeschreibung
   Stellt Euer Unternehmen kurz vor: Name, Rechtsform, Ansprechpartner. Ergänzt eine Übersicht der Organisation (Abteilungen, Verantwortlichkeiten) und beschreibt Eure Systemlandschaft: Shopsystem, Warenwirtschaft (z.B. JTL-Wawi), Marktplätze, Payment-Provider, DMS/Archivsystem, Buchhaltungssoftware.
2. Anwenderdokumentation
   Beschreibt, wie im Alltag gearbeitet wird:

   – Wie läuft die Freigabe einer Eingangsrechnung?
   – Wer darf Belege archivieren oder löschen?
   – Welche Arbeitsschritte sind automatisiert, welche manuell?

   Ziel ist hier, dass ein außenstehender Dritter ohne Rückfragen verstehen muss, wie Eure Abläufe funktionieren.

3. Technische Systemdokumentation
   Hier geht es um Hard- und Software, Versionen, Schnittstellen und Speicherorte. Auch Backups, Wiederherstellungsroutinen und Archivformate gehören dazu. Besonders wichtig: Wie stellt Ihr sicher, dass Daten unveränderbar sind?
4. Kontrollen & Berechtigungen
   Erläutert Eure Zugriffskonzepte: Wer darf was? Gibt es ein Vier-Augen-Prinzip bei bestimmten Prozessen? Werden Änderungen protokolliert?
5. Prozesse steuerrelevanter Daten
   Zeigt den kompletten Belegfluss: von der Bestellung im Shop über die Rechnung bis zur Retoure. Auch E-Mails mit steuerlichem Bezug, Kassen- oder Bankdaten sowie das ersetzende Scannen von Papierbelegen gehören dazu.
6. Änderungen & Versionierung
   Die Doku ist ein lebendes Dokument. Jede Änderung (z.B. Systemwechsel, neue Prozesse) muss mit Datum, Grund und Verantwortlichem vermerkt werden. Alte Versionen müssen aufbewahrt werden.
7. Zuständigkeiten & externe Dienstleister
   Wer ist verantwortlich für die Pflege? Welche externen Partner (Cloud-Anbieter, Steuerberater) sind eingebunden? Gibt es Notfallpläne bei Systemausfällen oder Datenverlust?

So fangt Ihr pragmatisch an

Viele Händler zögern, weil sie denken, die Verfahrensdokumentation sei ein dicker Ordner voller Paragrafen. In Wahrheit reicht es, wenn Ihr verständlich und aktuell dokumentiert. Zum Start genügt:

1. Eine Liste aller Systeme, die steuerlich relevante Daten erzeugen.
2. Ein Diagramm des Belegflusses (Bestellung → Rechnung → Retoure).
3. Eine Übersicht der Rollen und Rechte im Unternehmen.
4. Ein Änderungslog, in dem Ihr Anpassungen dokumentiert.

Damit erfüllt Ihr bereits die wichtigsten Anforderungen. Später könnt Ihr die Doku nach und nach verfeinern.

Checkliste für Eure Verfahrensdoku

• Unternehmensprofil & Systemlandschaft erfasst
• Prozesse und Belegflüsse beschrieben
• Rollen & Berechtigungen dokumentiert
• Archivierung & Unveränderbarkeit erklärt
• Änderungen & Versionen nachvollziehbar festgehalten
• Zuständigkeiten benannt und externe Partner aufgeführt

Fazit

Die Verfahrensdokumentation ist kein Selbstzweck. Sie ist die Grundlage dafür, dass Eure Buchführung prüfbar, nachvollziehbar und rechtssicher ist. Wer sie ignoriert, riskiert Steuernachzahlungen, Bußgelder und schlaflose Nächte. Wer sie dagegen pragmatisch aufsetzt, profitiert doppelt: weniger Risiko – und mehr Ordnung im eigenen Haus.

Mit dem EU Data Act setzt die Europäische Union einen neuen Rechtsrahmen für den Zugang zu und die Nutzung von Daten. Das Ziel: Daten sollen nicht länger in abgeschlossenen Silos einzelner Anbieter verbleiben, sondern fair und transparent zwischen verschiedenen Akteuren genutzt werden können. Unternehmen, öffentliche Stellen und Endnutzer sollen gleichermaßen profitieren – wirtschaftlich, technologisch und gesellschaftlich.

Seit dem 11. Januar 2024 ist der Data Act offiziell in Kraft. Die praktische Anwendung beginnt ab dem 12. September 2025 – dann müssen betroffene Anbieter den neuen Anforderungen gerecht werden.

Der Fokus der Verordnung liegt auf vernetzten Produkten und dazugehörigen digitalen Diensten. Dazu zählen etwa Maschinen, Fahrzeuge, Haushaltsgeräte oder smarte Tools, die während der Nutzung Daten erzeugen. Nutzer solcher Geräte sollen künftig direkten Zugriff auf diese Daten erhalten und sie auch an Dritte weitergeben dürfen – etwa für Analysen, Services oder zur Integration in andere Systeme.

Was auf den ersten Blick stark technikzentriert wirkt, hat in der Praxis auch Einfluss auf viele digitale Geschäftsmodelle – und wirft damit auch Fragen für Softwarehersteller und deren Kunden auf. Denn nicht nur Produzenten smarter Hardware sind betroffen. Auch Anbieter digitaler Services – etwa im Cloud-Umfeld – müssen sich mit bestimmten Regelungen auseinandersetzen.

Was regelt der Data Act – und wen betrifft er?

Der Data Act bringt eine Reihe neuer Vorschriften, die den Zugriff auf und die Weitergabe von Daten klarer strukturieren sollen. Im Mittelpunkt stehen sogenannte IoT-Daten – also Informationen, die bei der Nutzung vernetzter physischer Produkte entstehen. Hersteller solcher Produkte müssen künftig sicherstellen, dass die durch deren Gebrauch erzeugten Daten nicht ausschließlich bei ihnen verbleiben, sondern auch den Nutzern zugänglich gemacht werden.

Konkret bedeutet das: Wer ein intelligentes Gerät verwendet, soll nachvollziehen können, welche Daten dabei entstehen, wo sie gespeichert werden und wie man sie kostenfrei abrufen oder an Dritte weitergeben kann. Das soll Innovationen fördern, Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern reduzieren und die Datennutzung insgesamt fairer gestalten.

Neben diesen produktbezogenen Regelungen enthält der Data Act auch allgemeinere Vorgaben, die für viele digitale Dienste und Plattformen relevant sind – unabhängig davon, ob sie mit IoT-Geräten arbeiten oder nicht.

Dazu gehören:

• Verbot missbräuchlicher Vertragsklauseln: Vertragsbedingungen dürfen Geschäftspartner nicht unangemessen benachteiligen, insbesondere bei der Datennutzung.
• Vorgaben für Cloud-Anbieter: Kunden sollen ohne große technische oder vertragliche Hürden den Anbieter wechseln und ihre Daten mitnehmen können.
• Standardisierte Vertragsklauseln: Um Daten-Sharing-Vereinbarungen rechtssicher und fair zu gestalten, sollen einheitliche Vorlagen etabliert werden.

Auch wenn der Gesetzestext stark auf vernetzte Geräte fokussiert ist, ergeben sich daraus wichtige Anforderungen für Softwareanbieter – etwa im Hinblick auf Datenportabilität oder Vertragsgestaltung. Für JTL-Kunden stellt sich daher zurecht die Frage, inwiefern ihre Systeme bereits jetzt den Anforderungen gerecht werden.

Wie JTL-Wawi bereits heute zentrale Anforderungen des Data Acts erfüllt

Auch wenn JTL-Wawi nicht in den direkten Anwendungsbereich des Data Acts fällt – etwa weil keine sensorgenerierten IoT-Daten verarbeitet werden – erfüllt die Software in vielen Bereichen bereits jetzt zentrale Prinzipien der neuen Verordnung. Vor allem beim Thema Datenzugang und Datenportabilität ist JTL-Wawi gut aufgestellt.

Ein zentrales Beispiel ist die Exportfunktion JTL-Ameise. Sie ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Bereichen – wie Artikel, Kunden, Lieferanten oder Bestellungen – individuell zu exportieren. Nutzer können Filter setzen, Datenfelder auswählen, Vorlagen speichern und Exporte im CSV-Format erstellen. Damit lässt sich der eigene Datenbestand flexibel sichern oder bei Bedarf auch an externe Dienstleister übergeben.

Darüber hinaus bietet JTL-Wawi Custom Fields, also eigene Felder, mit denen sich beliebige zusätzliche Informationen strukturieren lassen. Diese Felder lassen sich nicht nur in Workflows und Vorlagen einbinden, sondern auch vollständig exportieren. So bleiben auch individuelle Geschäftsdaten jederzeit zugänglich und portierbar – ohne dass Anpassungen an der Software nötig sind.

Ein weiterer Pluspunkt: Die offene Microsoft-SQL-Datenbankstruktur. Kunden haben jederzeit Zugriff auf ihre komplette Datenbank, können Backups erstellen, Daten importieren oder eigene Abfragen ausführen. Diese Transparenz und Kontrolle über die eigenen Daten ist ein wesentlicher Aspekt des Data Acts – und bei JTL-Wawi längst Realität.

Auch das Zusammenspiel aus Attributen, Import-/Exportfunktionen und anpassbarer Datenstruktur sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit die Hoheit über ihre Informationen behalten. Damit ist die Basis geschaffen, um Daten effektiv weiterzuverarbeiten, zu analysieren oder in andere Systeme zu integrieren – unabhängig von technischen Barrieren.

Starke Basis für mehr Datensouveränität

Der EU Data Act bringt mehr Klarheit und Fairness in den Umgang mit Daten – und rückt Themen wie Transparenz, Portabilität und Datensouveränität stärker in den Fokus. Auch wenn JTL-Wawi nicht unmittelbar unter die neuen Pflichten fällt, erfüllt die Software bereits viele zentrale Anforderungen. Mit durchdachten Exportfunktionen, offenen Datenstrukturen und individueller Erweiterbarkeit bieten wir bei JTL unseren Kunden eine solide Basis, um auch unter dem neuen Rechtsrahmen rechtssicher und flexibel zu arbeiten.

Im E-Commerce ist es schwieriger denn je, sich abzuheben – besonders für Unternehmen mit einem umfangreichen Sortiment wie Bürobedarf. Genau mit dieser Herausforderung war ein führender polnischer Onlinehändler konfrontiert. Obwohl er bereits ein breites Sortiment von Schreibwaren bis Elektronik anbot, kämpfte er mit niedrigen Konversionsraten, ineffizienter Preisgestaltung und nicht optimal genutzten Werbebudgets.

Um diese Herausforderungen zu meistern, holte er sich fachliche Unterstützung von Dealavo. Dank des Preis-Analyse-Spezialisten aus der JTL-Gruppe erzielte er innerhalb von drei Monaten einen Umsatzanstieg von 20 % bei stark nachgefragten Produkten. Zusätzlich verbesserte er seine Margen und implementierten ein nachhaltiges, automatisiertes Preis- und Aktionssystem. Die Erfolgsgeschichte zeigt, dass moderner Onlinehandel ohne fundierte Datenanalysen nicht mehr auskommt – insbesondere wenn es um Preise geht. Die Herausforderung: Ungenutztes Potenzial und operative Lücken.

Der Händler stand vor mehreren miteinander verbundenen Herausforderungen. Es fehlte eine klare Segmentierung der Produkte, was es erschwerte, zu erkennen, welche Artikel eher Traffic-Treiber und welche hochwertige Ergänzungsprodukte waren. Hinzu kam, dass sie mit einer langen Liste von Wettbewerbern bei begrenzten Ressourcen zu kämpfen hatten. Kapazitäten, um die Preisstrategie zu verfeinern, gab es nicht.

Schlecht performende Produktlistings auf Vertriebsplattformen wie Onlineshops und Marktplätzen, verschwendetes Werbebudget und langsame Entscheidungen bei der Sortimentsplanung waren die Folge.

Strategische Partnerschaft: Von Erkenntnissen zur Umsetzung

Der Händler nutzte bereits die Preisplattform von Dealavo und erweiterte die Zusammenarbeit um die strategischen Beratungsleistungen des Unternehmens. Ziel dieser Partnerschaft war es, eine schlankere, datengetriebene Betriebsweise zu etablieren, die auf drei Kernprioritäten basierte: mehr Traffic, bessere Margen und effizientere Prozesse.

Der erste Schritt bestand darin, zu identifizieren, welche Produkte bereits Aufmerksamkeit erhielten, welche ein ungenutztes Potenzial aufwiesen und welche beliebten Artikel im Sortiment vollständig fehlten. Anhand von Webanalysen und Verkaufsdaten entwickelte Dealavo für den Kunden auf jede Produktgruppe zugeschnittene automatisierte Preisregeln. Preisänderungen wurden vorsichtig eingeführt – zunächst bei leistungsschwachen Produkten mit geringem Risiko, und dann schrittweise auf weitere Produkte ausgeweitet, sobald die Daten den Erfolg bestätigten.

Parallel dazu unterstützte Dealavo den Kunden bei der Bewertung neuer Produktchancen durch Ad-hoc-Berichte auf Basis von EAN-Codes. Diese Berichte lieferten sofortige Einblicke in die Marktpreise, das Wettbewerbsniveau und Antworten auf die Frage, ob sich eine Aufnahme in das Sortiment lohnte. So handelte das Team nicht mehr aufgrund von Spekulationen und minimierte das Risiko von Fehlinvestitionen in unrentable Bestände.

Warenkorbwert steigern mit intelligenten Produkt-Bundles

Als der Traffic stieg, ging das Unternehmen das nächste Ziel an: den Wert jeder Transaktion zu maximieren. Dealavo analysierte das Kaufverhalten, um herauszufinden, welche Artikel häufig gemeinsam gekauft wurden. Einige Kombinationen wie Heftgeräte und passende Heftklammern lagen auf der Hand. Andere – wie verschiedene Teesorten oder Milchvarianten für Büroküchen – wurden erst durch tiefgehende Datenanalysen aufgedeckt.

Diese Erkenntnisse wurden genutzt, um Produkt-Bundles zu schnüren und diese direkt in den Onlineshop zu integrieren. Der Erfolg ließ nicht lange auf sich warten. Kunden konnten nun ihre Kaufentscheidungen einfacher treffen, sodass der durchschnittliche Bestellwert stieg. Das Team identifizierte außerdem Trends beim Mehrfachkauf und empfahl mengenbasierte Aktionen, die sowohl die Konversionsrate als auch die Kundenzufriedenheit steigerten.

Intelligentere Werbung mit dem ROAS Booster

Auch im Bereich Werbung verbarg sich eine Menge Optimierungspotenzial. Wie viele E-Commerce-Unternehmen verfolgte der Kunde eine breit angelegte Kampagnenstrategie, hatte jedoch nur wenig Klarheit darüber, welche Segmente tatsächlich Rendite erzielten. Dealavo führte das Tool ROAS Booster ein, das Werbebudgets dynamisch auf Basis von Preiskompetitivität und Margendaten zuteilte. Produkte mit hohem Potenzial erhielten mehr Sichtbarkeit, während weniger rentable oder überteuerte Artikel aus dem Fokus genommen wurden. Diese Strategie führte zu erheblichen Verbesserungen beim Return on Ad Spend (ROAS).

Fokus auf die richtigen Wettbewerber

Zu einem bestimmten Zeitpunkt verfolgte der Händler die Preisentwicklung von über 18.000 Wettbewerbern. Das erzeugte eher Lärm als nützliche Erkenntnisse. Dealavo half dem Team dabei, den Fokus auf die zehn relevantesten Wettbewerber in jeder Produktkategorie zu richten. Durch die Konzentration auf die einflussreichsten Konkurrenten konnte der Kunde Preisentwicklungen und Werbestrategien gezielter beobachten und unnötige Preiskriege vermeiden.

Automatisierung und saisonale Prognosen

Um langfristige Nachhaltigkeit zu gewährleisten, unterstützte Dealavo den Händler bei der Automatisierung zentraler Prozesse – darunter Repricing, Wettbewerbsbeobachtung und Umsetzung von Werbemaßnahmen. Das entlastete das interne Team von manuellen Aufgaben und ermöglichte es ihnen, sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren.

Darüber hinaus nutzte Dealavo historische Daten, um saisonale Trends vorherzusagen. So identifizierte das Team beispielsweise, wann saisonale Bundles wie Schokoladen Geschenkboxen an Beliebtheit gewannen. Kampagnen wurden genau zum richtigen Zeitpunkt gestartet und erfassten die Nachfrage genau dann, wenn das Kundeninteresse seinen Höhepunkt erreichte.

Ergebnisse: Greifbares Wachstum und nachhaltiger Wandel

Bereits innerhalb von drei Monaten nach der Umsetzung verzeichnete der Händler maßgebliche Erfolge:

• Umsatzanstieg von 20% bei den beliebtesten Produkten
• Verbesserte Margen
• Effizienzsteigerung der Werbemaßnahmen
• Strategische Erweiterung des Produktsortiments durch gezielte Datenanalyse

Durch die Kombination aus den gewonnenen Erkenntnissen und Automatisierungstools sowie einem engagierten Führungsteam auf Kundenseite entwickelte sich das Unternehmen dank Dealavo zu einem wettbewerbsfähigeren, agileren und profitableren Akteur am Markt.

Vom operativen Problem zur strategischen Lösung

Diese Fallstudie verdeutlicht eindrucksvoll, dass der Erfolg im E-Commerce nicht allein von einem passenden Produktsortiment abhängt. Entscheidend ist vor allem, wie Preise gestaltet, Angebote vermarktet und Prozesse gesteuert werden. Mit der Unterstützung von Dealavo und dem Tool zur Preisüberwachung gelang es dem Kunden nicht nur, operative Schwächen zu beseitigen, sondern diese in strategische Wettbewerbsvorteile zu verwandeln.

Dank der Analyse beliebter Produkte und der Einführung von automatisierten Preis- und Werbemaßnahmen konnte der Shop den Traffic sowie den Verkauf populärer Artikel erheblich steigern.

Bereit für ähnliche Ergebnisse?

Erfahrt, wie die Preisüberwachung und Beratungsdienste von Dealavo Eure E-Commerce-Strategie auf das nächste Level heben kann.

Im ersten Teil dieser Blogreihe haben wir die Grundlagen der GoBD beleuchtet: Warum sie für Onlinehändler verpflichtend sind, was bei Verstößen droht und weshalb typische Prozesse im E-Commerce – vom Rechnungslauf bis zur Archivierung – direkt betroffen sind.

In diesem Beitrag geht es einen Schritt weiter. Wir werfen einen genaueren Blick auf die Anforderungen an eine GoBD-konforme digitale Buchführung. Denn wer seine Prozesse im Griff haben will, muss wissen, welche Regeln gelten – und wo Prüfer besonders genau hinschauen.

Was viele unterschätzen: Die GoBD sind kein starres Regelwerk für Steuerkanzleien, sondern betreffen ganz praktische Abläufe in Eurem Unternehmen. Ob Ihr Rechnungen manuell schreibt oder automatisiert über ein System erzeugt, ob Ihr PDF-Dateien lokal speichert oder in einer Cloud – all das kann relevant sein. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern ob Ihr die Anforderungen erfüllt, die das Finanzamt an die Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Eurer digitalen Daten stellt.

Wo digitale Buchführung im Onlinehandel an ihre Grenzen stößt

Die Anforderungen der GoBD klingen auf dem Papier oft einfach – doch in der Praxis zeigt sich schnell, wie komplex digitale Buchführung im E-Commerce wirklich ist. Denn Onlinehändler arbeiten mit vielen Systemen gleichzeitig: Shopsystem, Warenwirtschaft, Payment-Provider, Marktplätze, Versanddienstleister, ggf. Steuerberater-Tools – und jedes davon erzeugt eigene Daten.

Wer hier keine durchdachten Abläufe etabliert, riskiert Datenlücken, doppelte Erfassungen oder widersprüchliche Informationen – ein gefundenes Fressen für Betriebsprüfer.

Problem 1: Verteilte Datenquellen ohne zentrale Struktur

Viele Onlinehändler nutzen mehrere Systeme parallel – oft ohne zentrale Datenhaltung. Rechnungen werden im Shop erstellt, Kundendaten in einem CRM gepflegt, Retouren in der Warenwirtschaft bearbeitet, E-Mails in Outlook verwaltet. Das führt häufig dazu, dass Belege nicht vollständig archiviert oder Buchungen nicht nachvollziehbar dokumentiert sind.

Praxisbeispiel: Eine Rechnung wird im Shopsystem erstellt und per E-Mail verschickt, aber nicht in der Warenwirtschaft erfasst. Wird später eine Retoure abgewickelt, fehlt die Verbindung zum ursprünglichen Verkaufsvorgang.

Problem 2: Manuelle Prozesse statt Automatisierung

Viele Abläufe im E-Commerce laufen noch manuell – z.B. Belege als PDF speichern, Dateinamen von Hand ändern oder Exportdateien zusammenstellen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist fehleranfällig und widerspricht in vielen Fällen den GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.

Typische Schwachstelle: Buchhaltungsdaten werden aus verschiedenen Tools manuell zusammengestellt und an den Steuerberater übergeben – ohne nachvollziehbares Änderungsprotokoll.

Problem 3: Fehlende Belegverknüpfung

Im Idealfall lässt sich ein Geschäftsfall vom Angebot bis zur Zahlung lückenlos digital nachvollziehen. In der Realität fehlt jedoch häufig die durchgehende Verknüpfung zwischen Dokumenten: Ein Lieferschein ist nicht mit der Rechnung verknüpft, oder eine Zahlung lässt sich keiner Bestellung zuordnen. Gerade in komplexen Multichannel-Setups (Shop + Marktplätze) ist das ein häufiger Prüfungsgrund.

Warum das gefährlich ist:

Diese Schwächen wirken auf den ersten Blick harmlos – sind aber aus Sicht der Finanzverwaltung ein klarer Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Je weniger automatisiert, systematisch und nachvollziehbar Eure Prozesse ablaufen, desto größer ist das Risiko, dass das Finanzamt Eure Buchführung beanstandet.

Wichtig: Es geht nicht darum, alles perfekt zu machen – sondern darum, nachweisbar strukturierte Abläufe zu etablieren, die revisionssicher dokumentiert sind.

Was ein gutes System leisten muss

Wer seine Buchführung digital organisiert, braucht mehr als nur eine Lösung zum Rechnungsschreiben. Entscheidend ist, dass sämtliche steuerlich relevanten Daten automatisiert, nachvollziehbar und dauerhaft abrufbar verarbeitet werden – idealerweise so, dass sie im Fall einer Prüfung auf Knopfdruck bereitstehen.

Das gelingt nur, wenn die eingesetzten Systeme nicht isoliert arbeiten, sondern intelligent miteinander verknüpft sind – vom Auftragseingang über die Zahlung bis zur Archivierung der Belege.

Damit Ihr den Anforderungen der GoBD gerecht werdet, sollte Euer System unter anderem folgende Funktionen abdecken:

• Automatisierte Belegablage & Versionierung
  Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und Co. müssen automatisiert gespeichert und idealerweise revisionssicher abgelegt werden. Das System sollte Änderungen protokollieren und nachvollziehbar machen.
• Zentrale Datenhaltung & strukturierter Export
  Alle relevanten Daten sollten an einem Ort gebündelt und systematisch exportierbar sein – z.B. für den Steuerberater oder im Prüfungsfall für das Finanzamt (z.B. als Z3-Export).
• Berechtigungsmanagement & Zugriffskontrolle
  Es sollte klar geregelt sein, wer was sehen und verändern darf. Änderungen an sensiblen Daten müssen dokumentiert werden – Stichwort: Nachvollziehbarkeit.
• Anbindung an Drittanbieter & rechtskonforme Archivierung
  Tools zur Archivierung (z.B. von E-Mails oder E-Rechnungen) sollten sich anbinden lassen. Idealerweise sind diese Systeme auf GoBD-Konformität ausgerichtet.

Ein durchdachtes Setup aus Warenwirtschaft, Zusatztools und strukturierten Prozessen ist keine Kür, sondern eine echte Notwendigkeit – nicht nur für die GoBD-Konformität, sondern auch für Effizienz und Transparenz im Tagesgeschäft.

Klarheit schaffen – damit Ihr fundierte Entscheidungen treffen könnt

Digitale Buchführung im E-Commerce ist anspruchsvoll. Unterschiedliche Systeme, verschiedene Datenquellen und manuelle Arbeitsschritte machen es nicht leicht, den Überblick zu behalten – vor allem dann, wenn steuerliche Anforderungen wie die GoBD berücksichtigt werden müssen.

Umso wichtiger ist es, die zentralen Schwachstellen im eigenen Betrieb zu kennen: Wo entstehen Lücken? Welche Prozesse sind nicht nachvollziehbar dokumentiert? Und welche Tools oder Arbeitsweisen sorgen dafür, dass Daten langfristig strukturiert, vollständig und prüfungssicher vorliegen?

Die GoBD geben den rechtlichen Rahmen vor – wie dieser in der Praxis umgesetzt wird, hängt stark von den eigenen Strukturen ab. Wer sich frühzeitig mit dem Thema befasst, Risiken erkennt und Prozesse gezielt verbessert, schafft die besten Voraussetzungen dafür, später keine unangenehmen Überraschungen zu erleben.

Kundenbedürfnisse und -erwartungen im E-Commerce haben sich gewandelt. War die Bezahlmethode zuvor vielleicht nur ein technisches Detail, so kann sie heute das Kaufverhalten maßgeblich beeinflussen. Kunden erwarten beim Online-Shopping dieselbe Flexibilität wie im stationären Handel. Mit immer neuen und immer flexibleren Bezahlmethoden, die für den Onlineshop zur Verfügung stehen, erwarten sie im Checkout eine gewisse Auswahl vorzufinden. Ist die bevorzugte Zahlungsart nicht dabei, kann es daher schnell zum Kaufabbruch kommen – und das gewünschte Produkt mit der passenden Bezahlmethode wird einfach beim nächsten Shop gesucht. Ein wichtiger Part der Checkout-Optimierung ist daher das Angebot sicherer und flexibler Zahlungsarten.

Warum die Auswahl bei Zahlungsarten entscheidend ist

Kunden brechen im schlimmsten Fall also Kaufprozesse ab, wenn ihre bevorzugte Zahlart fehlt. Sicherlich lassen sich nicht alle Zahlungsmethoden im Checkout abbilden. Doch es gibt einige, die bei den Kunden besonders gut ankommen und nach denen beim Einkauf gezielt gesucht wird. Sie anzubieten kann für Händler ein wichtiger Erfolgsfaktor sein:

• Verfügbarkeit:
  Studien belegen, dass eine eingeschränkte Auswahl an Zahlungsmethoden die Conversion Rate deutlich senkt.
• Vertrauen:
  Beliebte Zahlungsarten abzudecken und z.B. nicht auf eine Vorkasse zu bestehen, stärkt das Vertrauen – auch in bisher unbekannte Shops. Müssen Zahlungen erst nach Erhalt der Ware getätigt werden oder stehen bereits bekannte Zahlungsanbieter zur Verfügung, die keine erneute Eingabe von Kontodaten verlangen, vermittelt das Sicherheit.
• Selbstbestimmung:
  Kunden möchten selbst entscheiden, wann und wie sie zahlen – sofort, nach Erhalt der Ware oder zum Beispiel in Raten. Wer diese Wahl ermöglicht, gibt ihnen Kontrolle über ihr Budget und erhöht damit den Komfort des Einkaufserlebnisses.
• Umsatzsteigerung:
  Werden personalisierte Zahlungsmethoden oder, je nach Bonität der Kunden, Teilzahlungen ermöglicht, schafft dies zusätzlichen Spielraum. Warenkorbwerte steigen und die Kaufbereitschaft wird gefördert.

Die Beliebtheit von Ratenkauf und Rechnungskauf

Sofortzahlungen sind gerade bei eher geringeren Beträgen eine gern gewählte Option. Auf diese Weise ist die Zahlung aus dem Kopf der Konsumenten. Als sicherer und komfortabler gilt für viele allerdings der Klassiker Rechnungskauf. Er gilt unter Verbrauchern als sicherste Zahlungsvariante und wird vor allem bei Beträgen über 1.000 € am häufigsten ausgewählt, so eine Verivox-Umfrage aus 2024. Der Rechnungskauf ermöglicht es Kunden, die bestellte Ware erst in Augenschein zu nehmen, zu testen oder anzuprobieren und dann zu zahlen. Dieses Angebot gibt ihnen Sicherheit, auch wenn sie zum Beispiel einen neuen Onlineshop ausprobieren und von dessen Qualität und Services noch keinen eigenen Eindruck haben.

Händler profitieren derweil von einem Vertrauensbonus, der durch die Rechnung entsteht. Das führt wiederum zu einer höheren Kaufbereitschaft – besonders bei neuen oder noch unentschlossenen Kunden. Dass die Ware vor dem Zahlungseingang verschickt wird, wirkt für viele Händler zunächst risikoreich, doch lässt sich das mit einem zuverlässigen Partner sicher abwickeln.

Ebenfalls in diesem höheren Preissegment gewinnt die Ratenzahlung an Bedeutung und ermöglicht auch bei kostenintensiven Anschaffungen spontane, aber budgetbewusste Entscheidungen. Er kommt besonders häufig bei Einkäufen im -Fahrrad/bzw. Outdoor, Möbel- oder Elektronikbereich zum Einsatz und sorgt dort für höhere Warenkörbe. Dabei schätzen Kunden vor allem, dass sie spontan eine Kaufentscheidung treffen können, ohne ihre Liquidität zu stark zu belasten. Sie planen die Ausgabe langfristig und bewusst in ihr Budget ein.

Was zählt bei der Wahl des Zahlungsdienstleisters?

Schnell fällt auf: Was für Kunden durchweg mehr Sicherheit bringt, kann für Onlineshops ein Risiko darstellen. Denn was, wenn die Rechnung oder die ausstehende Rate nicht beglichen wird? Hier ist es wichtig einen zuverlässigen Zahlungsdienstleister an seiner Seite zu wissen. Denn dieser kann z.B. die Bonität potenzieller Kunden prüfen und feststellen, ob sie für einen Ratenkauf geeignet sind, bevor dieser abgeschlossen wird. Auch das Forderungsmanagement bei fehlender Zahlung und die frühzeitige Erkennung von Betrug gehört zu den Aufgaben des Zahlungsdienstleisters – und nimmt Händlern das Risiko von Zahlungsausfällen.

Ein professioneller Zahlungsdienstleister übernimmt zentrale Aufgaben:

• Reibungslose Prozesse im Hintergrund nehmen Händlern das Risiko
• Risikomanagement und Betrugsprävention schützen vor Zahlungsausfällen
• Bonitätsprüfung und Forderungsmanagement
• Nahtlose Integration in Shopsysteme wie JTL-Shop ermöglichen eine einfache Abwicklung und mehr Komfort im Checkout.

Flexibel auf Kundenwünsche reagieren

Kunden wünschen sich Flexibilität – und Händler profitieren von höheren Warenkörben und einer höheren Conversion-Rate, wenn sie auf diesen Wunsch eingehen. Eine Auswahl beliebter Zahlungsarten wie Rechnung und Ratenkauf und beliebte Zahlungsanbieter sollten daher im Checkout in jedem Fall zu finden sein.

Auf diese Flexibilität reagiert auch das neue Angebot der easyCredit-Rechnung, das ab jetzt mit dem easyCredit-Ratenkauf in JTL-Shop verfügbar ist. Beide Zahlarten überzeugen durch transparente Konditionen, höchste Sicherheit für Händler und eine einfache Integration:

• easyCredit-Ratenkauf: Monatsraten zwischen 200 € und 10.000 €, Laufzeit zwischen 2 – 60 Monaten, flexibel wählbar, transparente Kreditentscheidung in Echtzeit
• easyCredit-Rechnung: Einsetzbar für Umsätze zwischen 50 € und 5.000 €, Zahlung frühestens 30 Tage nach Lieferung fällig, vorzeitige Überweisung des Betrags jederzeit möglich

Mehr Tipps, um die Conversion Rate zu steigern

Die Wahl der richtigen Zahlungsmethoden im Checkout anzubieten ist ein oft unterschätzter, aber wirkungsvoller Hebel zur Optimierung der Conversion Rate. Und es ist nur einer von vielen. Wer aus dem Checkout das Maximum herausholen möchte, sollte an mehrere Stellschrauben drehen. An welchen genau, lest Ihr in Checkout Cheats von easyCredit:

Die GoBD regeln, wie steuerlich relevante Daten in digitaler Form zu erfassen und aufzubewahren sind – und das gilt für alle Unternehmen, auch für Onlinehändler. Dabei geht es nicht nur um Buchhaltungssoftware, sondern um Prozesse wie Rechnungserstellung, Archivierung und Datenexport. Wer hier nicht sauber arbeitet, riskiert bei einer Prüfung ernsthafte Konsequenzen. In unserer Blogreihe zeigen wir, worauf es ankommt – und wie Ihr typische Fehler vermeiden könnt.

Was regeln GoBD konkret?

Die GoBD legen fest, wie Ihr Eure steuerlich relevanten Unterlagen in digitaler Form aufbewahren müsst. Dabei geht es nicht nur um klassische Buchhaltungsdaten, sondern um sämtliche Informationen, die mit Euren Geschäftsprozessen zu tun haben – vom Kassenbon über den PDF-Rechnungsversand bis hin zum Export für den Steuerberater.

Im Kern geht es um fünf Grundsätze:

• Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Alle Geschäftsvorgänge müssen lückenlos dokumentiert sein – und zwar so, dass ein Außenstehender (z.B. ein Betriebsprüfer) sie problemlos nachvollziehen kann.
• Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden. Änderungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
• Zeitgerechte Erfassung: Geschäftsvorfälle wie Rechnungen oder Zahlungseingänge müssen zeitnah aufgezeichnet werden.
• Ordnung: Es muss eine klare Struktur in der Ablage und Benennung der Daten geben.
• Aufbewahrung: Relevante Unterlagen müssen in einem lesbaren Format mindestens 6 bzw. 10 Jahre lang verfügbar bleiben – je nach Dokumententyp.

Warum betrifft das jeden Onlinehändler?

Ganz egal, ob Ihr als Einzelunternehmer arbeitet oder ein wachsendes Team habt: Sobald Ihr digitale Unterlagen erzeugt oder verarbeitet, seid Ihr verpflichtet, diese GoBD-konform aufzubewahren. Das betrifft zum Beispiel:

• Angebote und Auftragsbestätigungen
• Ausgangs- und Eingangsrechnungen
• Versandbelege
• E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt
• Protokolle aus der Warenwirtschaft

Was viele unterschätzen: Auch Programme wie Warenwirtschaftssysteme, Onlineshops oder Payment-Lösungen erzeugen steuerlich relevante Daten – und damit GoBD-pflichtige Unterlagen.

Typischer Denkfehler: „Ich bin zu klein, das gilt für mich nicht“

Das stimmt so nicht. Die GoBD gelten unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Das Finanzamt macht keinen Unterschied zwischen Einzelhändlern und Großunternehmen, wenn es um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung geht. Wer nicht korrekt dokumentiert, riskiert bei einer Prüfung unangenehme Konsequenzen.

Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?

Vielen ist klar, dass die GoBD einzuhalten sind – aber was genau passiert eigentlich, wenn man es nicht tut? Und woran merkt das Finanzamt, ob etwas fehlt oder nicht stimmt? Die Realität: Prüfungen kommen oft plötzlich.

Betriebsprüfungen werden nicht nur bei Großunternehmen durchgeführt. Auch kleinere Onlinehändler können unangekündigt in den Fokus geraten – sei es im Rahmen einer regulären Außenprüfung, einer Umsatzsteuersonderprüfung oder einfach auf Verdacht, etwa wenn Auffälligkeiten in der Steuererklärung auftauchen.

Und genau dann wird es heikel, wenn bestimmte Anforderungen der GoBD nicht erfüllt sind.

Typische Verstöße – und ihre Folgen

Einige der häufigsten Schwachstellen in der Praxis sind:

• Belege lassen sich nachträglich verändern
  Beispiel: Ihr speichert PDF-Rechnungen ungeschützt ab und überschreibt sie später – ohne Änderungsprotokoll.
  Folge: Das kann als Manipulationsmöglichkeit gewertet werden.
• Fehlende Verfahrensdokumentation
  Das ist keine Kür, sondern Pflicht. Ohne sie fehlt die „Betriebsanleitung“ für Euer System.
  Folge: Der Prüfer kann Eure Abläufe nicht nachvollziehen – das wirkt schnell unprofessionell oder lückenhaft.
• Nicht zeitgerechte Erfassung
  Wenn Belege erst Wochen später erfasst oder umbenannt werden, wird es kritisch.
  Folge: Der Verdacht auf nachträgliche Manipulation steht im Raum.
• Keine revisionssichere Archivierung
  Ihr speichert Daten nur lokal oder vergesst, E-Mails mit Rechnungen aufzubewahren.
  Folge: Das gilt als Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht.

Was das Finanzamt daraus folgert

Wenn der Betriebsprüfer zu dem Schluss kommt, dass Eure Buchführung nicht ordnungsgemäß ist, kann das gravierende Folgen haben:

• Verwerfung der Buchhaltung
  Eure gesamten Zahlen gelten als nicht verwertbar.
• Hinzuschätzung der Umsätze
  Das Finanzamt schätzt Eure Einnahmen – meist zum Nachteil für Euch.
• Steuernachzahlungen und ggf. Bußgelder
  Auch rückwirkend über mehrere Jahre hinweg.

So vermeidet Ihr typische Stolperfallen

Die gute Nachricht: Ihr müsst das Thema GoBD nicht allein stemmen. Wer von Anfang an auf die richtigen Strukturen achtet und ein geeignetes System verwendet, kann viele Anforderungen ganz automatisch erfüllen – ohne jedes Detail selbst verstehen zu müssen.

Diese Bereiche solltet Ihr im Blick behalten

Auch wenn die GoBD als Gesamtkonstrukt komplex wirken: Es sind vor allem einige konkrete Prozesse, in denen Ihr sicherstellen solltet, dass alles richtig läuft:

• Belegerstellung und -speicherung
  Stellt sicher, dass Rechnungen und andere Belege nicht nachträglich veränderbar sind – z. B. durch die Ausgabe als PDF/A oder die revisionssichere Ablage.
• Buchführungsdaten und Exporte
  Daten sollten vollständig, nachvollziehbar und regelmäßig exportiert werden können – für Steuerberater oder Betriebsprüfer.
• Archivierung und Aufbewahrung
  Belege, Geschäftsvorfälle und E-Mails mit steuerlichem Bezug müssen korrekt abgelegt und über Jahre hinweg verfügbar gehalten werden.
• Zugriffsrechte und Protokollierung
  Es muss nachvollziehbar sein, wer wann was geändert hat. Rollen und Berechtigungen sind hier wichtig.

So geht’s weiter

Die GoBD gelten für alle – auch für kleinere Onlinehändler. Wer sich frühzeitig mit den wichtigsten Anforderungen beschäftigt, schützt sich vor unangenehmen Überraschungen bei einer Prüfung. Mit einem durchdachten System und der passenden Software könnt Ihr viele Pflichten zuverlässig erfüllen – ohne Euch im Paragraphendschungel zu verlieren.
Im nächsten Beitrag schauen wir uns genauer an, was Ordnung im Sinne der GoBD bedeutet – und wie Ihr Buchführung, Belegablage & Archivierung korrekt umsetzt.