Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht – ein Thema, bei dem sich die meisten von Euch erstmal zurechtfinden mussten. Während anfangs noch zahlreiche Anbieter mit ihrer Lösung warben, ist es in der Kommunikation inzwischen deutlich ruhiger geworden. Doch die Anforderungen bleiben hoch, und die Umsetzung im Alltag stellt viele Händler vor Herausforderungen. In diesem Beitrag erhaltet Ihr einen Überblick über typische Stolpersteine – und worauf Ihr jetzt bei der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen achten solltet.

Was sagt das Gesetz?

Zwar scheint das Thema E-Rechnung aktuell etwas aus dem öffentlichen Fokus geraten zu sein, doch die gesetzlichen Vorgaben gelten nach wie vor uneingeschränkt.

• Für Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands gilt: Sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger müssen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht betrifft alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland – oder, wenn kein Firmensitz vorhanden ist, mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland. Das Gleiche gilt für die in §1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete.
• Als E-Rechnung wird nur eine im XML-Format erstellte Rechnung akzeptiert. Die Struktur hierfür ist in der EU-DIN 16931 vorgegeben. Alle anderen Formate, z.B. in Papierform oder als PDF, gelten als sogenannte „sonstige Rechnungen“ und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
• Die Rechnung im XML-Format darf nicht verändert werden und muss in dem Format, in welchem sie empfangen wurde, archiviert werden. Im Falle einer Betriebsprüfung ist die Rechnung im XML-Format zur Verfügung zu stellen. Um dies zu gewährleisten, müssen die Datensätze der Rechnungen elektronisch geprüft werden. Sie erhalten – nach erfolgter technischer und sachlicher Prüfung – ein elektronisches Kennzeichen, welches den Datensatz als formal und sachlich korrekt ausweist, die sogenannte Validierung.

WICHTIG: Nur eine validierte und archivierte E-Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug!

Ausnahmen von dieser Pflicht gelten nur in wenigen Fällen, nämlich:

• bei steuerfreien Umsätzen nach §4 Nummer 8 bis 29 UstG
• bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro
• und bei Fahrausweisen (z.B.  für den öffentlichen Nahverkehr).

Der Experten-Talk zum Thema E-Rechnungen: Hier sprechen Ulrich Pöhner sowie Sascha Lammers von GREYHOUND und Johannes Seidel von JERA über alles, was Händler dazu wissen müssen.

Typische Stolpersteine aus der Praxis

In den ersten Monaten dieses Jahres konnten wir eine Menge Erfahrungen in Bereich der E-Rechnungen sammeln und haben so auch ein paar häufige Fragestellungen zusammengefasst:

Ausgangsrechnungen

Die Erstellung von Ausgangsrechnungen scheint auf den ersten Blick einfach zu sein. Im Detail ergeben sich dann aber doch einige Fragen.

1. Welches Format soll verwendet werden?
   Idealerweise legt jedes Unternehmen ein Standardformat für seine Ausgangsrechnungen fest. Allerdings gilt: Wünscht Euer Kunde ein bestimmtes Format – etwa XML oder ZUGFeRD – muss dieses auch verwendet werden. Das bedeutet, Euer ERP-System sollte in der Lage sein, beide Formate zu unterstützen. Mit JTL ist das problemlos machbar.
2. Werden alle Felder auch korrekt befüllt?
   Der Teufel steckt hier im Detail: Die E-Rechnungen sind nicht nur als Datei-Format (XML) definiert, sondern unterliegen auch inhaltlichen Vorgaben. So muss z.B. die eigene IBAN-Nummer mit übermittelt werden, wenn Kunden die Zahlungsart „Zahlung 10 Tage netto“ nutzen. Wir beobachten aktuell, dass genau solche Abhängigkeiten die häufigsten Rückfragen verursachen – meist erst bei der Verarbeitung der Eingangsrechnung, obwohl diese formal korrekt aufgebaut ist.

Eingangsrechnungen

Auch bei Eingangsrechnungen treten immer wieder Schwierigkeiten auf – oft erst auf den zweiten Blick. Die häufigsten Herausforderungen haben wir hier für Euch zusammengefasst.

1. Warum sind viele E-Rechnungen fehlerhaft?
   Wie bei den Ausgangsrechnungen beschrieben, treten häufig fehlerhafte E-Rechnungen auf. Die Gründe sind dabei vielfältig:

   – Formate stimmen nicht (eher selten)
   – Inhaltliche Fehler

   Da die Fehlercodes nicht immer sprechend sind, ist eine Analyse schwierig und muss natürlich durch den Versender der Rechnung durchgeführt werden.

   Tipp:
   Zur Analyse fehlerhafter E-Rechnungen hilft ein Blick in die Voransicht – den sogenannten E-Rechnungsviewer. Dort werden neben den Fehlercodes auch konkrete Hinweise auf fehlende oder fehlerhafte Daten angezeigt.
   Die Bedeutung der Fehlercodes lässt sich meist auf den Websites der jeweiligen Softwarehersteller nachlesen. Eine übergreifende Definition findet sich zudem in der Spezifikation XRechnung Standard und Extension des IT-Planungsrats der Koordinierungsstelle für IT-Standards (XStandards Einkauf).

2. Wie erkennt man überhaupt eine E-Rechnung?
   Es ist schwierig die E-Rechnung als E-Rechnung zu erkennen, wenn z.B. das Format ZUGFeRD ohne Hinweis verwendet wird. Das PDF mit eingebettetem XML-File sieht auf den ersten Blick genauso aus wie ein normales PDF. Wird dieses dann, wie eine normale PDF-Rechnung verarbeitet, droht theoretisch die Aberkennung des Vorsteuerabzuges, da diese Rechnung wie eine E-Rechnung verarbeitet werden muss.

   Tipp:
   Beim Einlesen einer Datei prüft die verarbeitende Software automatisch, ob es sich um ein reguläres PDF oder um ein PDF mit eingebetteten XML-Daten handelt – also um das strukturierte ZUGFeRD-Format. Die Lösung E-Rechnung 2 FIBU von JERA, Tochter der JTL-Group, erkennt diesen Unterschied zuverlässig und gibt eine entsprechende Fehlermeldung aus, wenn keine gültige E-Rechnung vorliegt.

3. Was bedeutet die E-Rechnung für die internen Prozesse?
   Durch die E-Rechnung werden die Prozesse im Bereich der Verarbeitung der Eingangsrechnungen stark betroffen. Wenn ein Ablauf der Verarbeitung einer Eingangsrechnung etabliert ist, finden verschiedene Schritte der Bearbeitung statt (siehe Grafik). Wird nun mit einer E-Rechnung ein zweiter Verarbeitungsablauf eingeführt, schafft das im ersten Schritt Mehrarbeit, die ja eigentlich vermieden werden sollte. Hier wird durch Weiterentwicklung der Software und bessere Integration durch die Anbieter wie JERA und JTL der Ablauf weiter optimiert.

Oben seht Ihr den klassischen Ablauf einer Rechnungseingangsverbuchung: Erhalt der Rechnung über die Zahlung bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.

Unten ist veranschaulicht, wie die E-Rechnung einen zweiten Prozessstrang schafft, der zwar die digitale Verarbeitung vorantreibt, aber in der letzten Stufe noch mit dem herkömmlichen Rechnungseingangs-Prozess verschmolzen werden muss.

Mit der richtigen Vorbereitung zur erfolgreichen Umsetzung

Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben – und stellt viele Händler vor neue Herausforderungen. Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen: Wer die technischen und inhaltlichen Anforderungen kennt und seine Prozesse entsprechend anpasst, kann die Umstellung gut meistern. Wichtig ist dabei vor allem, dass das genutzte ERP-System sowohl XML als auch ZUGFeRD unterstützen, Inhalte korrekt befüllt werden und die internen Abläufe für Eingangsrechnungen klar geregelt sind.

Auch wenn der Einstieg mit zusätzlichem Aufwand verbunden sein kann, zahlt sich die Investition in durchdachte E-Rechnungsprozesse langfristig aus – insbesondere mit Blick auf Effizienz, Transparenz und rechtliche Sicherheit.

Mit dem Add-on E-Rechnung 2 FIBU von JERA erstellt und verarbeitet Ihr E-Rechnungen rechtskonform – inklusive Validierung, Archivierung und Übergabe an die Buchhaltung.

Zum Thema E-Rechnungspflicht haben wir bereits eine umfangreiche Blogserie erstellt. Hier findet Ihr alle Beiträge:
Teil 1: E-Rechnungspflicht 2025: Alles, was Onlinehändler wissen müssen
Teil 2: Zur E-Rechnung in wenigen Schritten
Teil 3: Expertentipps: Die E-Rechnung mit JERA und GREYHOUND

Viele E-Commerce-Unternehmen stehen aktuell an einem entscheidenden Wendepunkt: Die Bestellungen steigen: das Unternehmen wächst und Euer Team ist motiviert – aber zunehmend am Limit. Besonders im Kundenservice wird das schnell spürbar. Noch immer arbeiten viele Teams mit Outlook, CC-Verteilern und einem guten Bauchgefühl, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden. Doch genau jetzt entscheidet sich, ob Ihr einfach nur gut verkauft – oder ob Ihr Euer Geschäft erfolgreich skaliert. Der Kundenservice ist dabei längst kein reines Backoffice mehr. Er ist das Nadelöhr, das über Kundenzufriedenheit, Wiederkäufe und Bewertungen entscheidet – und damit über Euren Umsatz. Wer den Kundenservice gezielt stärkt, investiert in eines der wichtigsten Verkaufsinstrumente Eures Shops.

Warum zu spät professionalisierter Kundenservice teuer ist

In Gesprächen mit unseren Kunden hören wir immer wieder ähnliche Aussagen: „Unsere Kunden lieben unsere Produkte – aber im Service hakt’s halt manchmal.“ Oder: „Support ist bei uns eher so nebenbei organisiert.“ Auch: „Wir wissen, dass wir da was machen müssen – aber es fehlt die Zeit.“ Genau das bringt das zentrale Problem auf den Punkt: Kundenservice wird in vielen Unternehmen noch immer als Nebenschauplatz betrachtet. Er verursacht Kosten, scheint aber keinen direkten Ertrag zu bringen. Während Performance-Marketing klare Zahlen liefert und der Vertrieb Abschlüsse erzielt, wird der Kundenservice meist nur als Reaktion auf Probleme gesehen – nicht als strategisches Werkzeug. Dabei entscheidet er mit jeder einzelnen Anfrage über etwas ganz Wesentliches: Vertrauen. Und Vertrauen verkauft.

Was schlechter Kundenservice wirklich kostet

Schlechter Service ist selten laut. Er brüllt Euch keine roten Zahlen ins Gesicht – aber er frisst still und leise Euren Erfolg auf. Schon eine einzige schlechte Erfahrung reicht aus – rund 60 Prozent der Kunden wechseln dann zur Konkurrenz. Bewertungsportale wie Trustpilot zeigen, dass Shops mit weniger als 4,2 Sternen bis zu 30 % Conversion verlieren. Und das vielleicht Tückischste: Unzufriedene Kunden beschweren sich oft gar nicht – sie kommen einfach nicht wieder. Die Auswirkungen sind schleichend. Sie zeigen sich nicht sofort, sondern ganz allmählich: weniger Wiederkäufe, mehr Retouren, ein sinkender ROAS (Return on Ad Spend). Und niemand vermutet, dass der Auslöser ganz am Ende der Customer Journey liegt – im Kundenservice.

Was Kunden heute erwarten – und wie Unternehmen oft daran scheitern

Das Service-Level von Amazon und anderen großen Playern hat die Erwartungen von Kunden grundlegend verändert. Heute wird vorausgesetzt, dass Standardfragen gar nicht erst gestellt werden müssen, weil die nötigen Informationen proaktiv bereitgestellt werden. Wenn doch Rückfragen auftauchen, erwartet man eine schnelle, klare und persönliche Antwort – nicht erst nach 48 Stunden und schon gar nicht in Form austauschbarer Textbausteine. Ebenso setzen viele Kunden inzwischen voraus, dass ein Unternehmen genau weiß, was bestellt wurde, ob es bereits Kontakt gab und ob aktuell ein Problem vorliegt. Die gute Nachricht: All das ist machbar. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Ihr keine Insel-Lösungen nutzt, keine Vielzahl an Postfächern verwaltet und keine Copy-Paste-Antworten verschickt.

Was Euer Kundenservice jetzt braucht

Guter Kundenservice entsteht nicht über Nacht, sondern mit System. Was Ihr braucht, um effizient zu arbeiten – und Kunden wirklich zu begeistern:

• Kundenhistorie: Wenn Ihr wisst, dass Kundin A vorgestern schon mal geschrieben hat, ihre Bestellung noch unterwegs ist und sie regelmäßig bei Euch kauft, dann sollte dies in der Kommunikation berücksichtigt werden.
• Gesammelte Ablage: E-Mail, Amazon, WhatsApp, Shop – der Kunde sieht Euch als eine Einheit. Wenn Ihr die Kommunikation aber in verschiedenen Tools sammelt, zerreißt das Euer Servicebild.
• Automatisierung: Nicht jeder muss die gleiche Standardfrage manuell beantworten. Gut gemachte Automatisierung schafft Freiraum für wichtige Fälle.
• Teamkoordination: Wenn zwei Mitarbeiter gleichzeitig dieselbe Anfrage beantworten, entsteht unnötiges Chaos im Team. Tools, die für die Zusammenarbeit entwickelt wurden, verhindern genau das – durch intelligente Sperrfunktionen, Zuständigkeiten und interne Notizen.

Guter Kundenservice ist kein Talent – er ist ein Werkzeugkasten.

Wie Euch GREYHOUND helfen kann

Für Unternehmen im E-Commerce gibt es heute Werkzeuge, die genau an den entscheidenden Stellen ansetzen – um Serviceprozesse effizienter zu gestalten und das Kundenerlebnis deutlich zu verbessern. GREYHOUND ist eine dieser Lösungen, speziell für die Anforderungen im Onlinehandel entwickelt. Was viele Nutzer besonders schätzen: Alle Anfragen – auch von Marktplätzen wie Amazon oder Kaufland – laufen zentral an einem Ort zusammen. Durch die direkte Integration in Systeme wie JTL-Wawi sind relevante Bestellinformationen sofort verfügbar. Doppelbearbeitungen und internes Durcheinander werden vermieden, stattdessen sorgt die Lösung für klare Zuständigkeiten im Team. Auch die Einhaltung von extern vorgegebenen Antwortzeiten, wie bei Amazon, wird durch strukturierte Prozesse erleichtert. Und nicht zuletzt bietet die Software eine moderne Oberfläche, mit der das Arbeiten tatsächlich leichtfällt.

Lasst uns darüber sprechen – ganz praxisnah

In unserem kostenfreien Webinar erfahrt Ihr, was im Alltag wirklich zählt: Wie Ihr mit Eurem Team einen Kundenservice aufbaut, der nicht nur Anfragen beantwortet – sondern echte Kundenerlebnisse schafft.

Das erwartet Euch:

• Ein klarer Fahrplan für die nächsten Schritte
• Live-Einblicke in GREYHOUND aus der Praxis
• Antworten auf Eure Fragen

Ihr entscheidet, wann es Euch am besten passt. Von April bis Juni haben wir 10 Termine im Angebot.

Meldet Euch jetzt an – bevor Ihr weiter Probleme lösen müsst, die Ihr eigentlich vermeiden könntet.

Ihr wollt neue Märkte erschließen – aber ohne Risiko? Dann ist Amazon Polen (amazon.pl) genau richtig: großes Potenzial, geringe Einstiegshürden und starke Unterstützung durch JTL, countX und Dealavo. Aktuell könnt Ihr zusätzlich von stark reduzierten Gebühren profitieren.

Weitere Markt-Insights findet Ihr im begleitenden Whitepaper zum polnischen E-Commerce – kompakt, praxisnah und kostenfrei.

Warum Amazon Polen für Händler jetzt spannend ist

Polen hat über 37,6 Mio. Einwohner, davon mehr als 30 Mio. Internetnutzer, von denen rund 79 Prozent online einkaufen.

Amazon Polen Marktdaten & Potenzial auf einen Blick

• Über 30 Mio. Internetnutzer
• $40,9 Mrd. Onlineumsatz bis 2028
• 71 % Onlineshopper-Anteil
• 9,6 % jährliches Wachstum
• Platz 4 der EU-Wachstumsmärkte

Amazon Polen bietet Händlern aus Deutschland echte Chancen: keine Zollhürden, reduzierte Gebühren bis Ende 2025, eine preissensible Zielgruppe für Dynamic Pricing – und mit JTL & countX gelingt der Einstieg im Handumdrehen.

Voraussetzungen für den Verkauf auf Amazon.pl

1. Amazon-Verkäuferkonto auf amazon.pl

Zur Anmeldung benötigt Ihr ein aktives Amazon-Seller-Konto, das für den polnischen Marktplatz freigeschaltet ist.

2. EU-Umsatzsteuer-ID (USt-ID)

Der Verkauf wird speziell durch eine Lagerung über Amazon FBA in Polen gepusht. Der Verkauf innerhalb Polens erfordert entsprechend eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Falls Ihr noch keine USt-ID für Polen habt, kann countX Euch bei der Registrierung unterstützen.

3. Verpackungslizenz für Polen

In Polen gilt eine Registrierungspflicht für Verpackungen. Ihr müsst nachweisen, dass Ihr Eure Versandverpackungen korrekt lizenzieren lasst.

Produkte auf Amazon Polen automatisiert listen

Welche Produkte verkaufen sich auf Amazon.pl besonders gut?

• Hobby & Freizeit (32 %)
• Möbel & Homeware (13,3 %)
• DIY (12,6 %)
• Elektronik (8,6 %)
• Beauty/Kosmetik (10,5 %)
• Fashion (8,7 %)

Listings automatisieren mit JTL-eazyAuction

Mit JTL-eazyAuction automatisiert Ihr ganz einfach Eure Listings auf Amazon Polen – ohne doppelten Pflegeaufwand und manuelle Prozesse. Ihr übernehmt die Produktdaten direkt aus JTL-Wawi, synchronisiert Eure Lagerbestände in Echtzeit und wickelt eingehende Aufträge vollautomatisch ab. So behaltet Ihr jederzeit den Überblick und spart wertvolle Zeit – gerade beim Einstieg in neue Märkte wie Amazon.pl.

Versand Strategie für Amazon Polen:

• FBA Polen → Prime, schneller Versand, weniger Aufwand
• Eigenversand → mehr Kontrolle, geringere Lagerkosten

Faustregel: Ab 2.000 Bestellungen lohnte sich FBA in Polen oder Tschechien schon in der Vergangenheit. Rein durch Ersparnisse der Gebühren. Mit dem Push des Marktplatzes amazon.pl werden die Karten nochmal neu gemischt und die Einstiegshürde ist geringer. 

Ihr wollt es genau wissen? Nutzt den FBA-Rechner von countX für eine individuelle Einschätzung!

Versandprozesse mit JTL effizient steuern

Mit JTL-Wawi und den passenden Versandmodulen automatisiert Ihr Eure gesamten Versandprozesse – vom Labeldruck bis zum Kundenservice. Versandetiketten werden automatisch erstellt, die Anbindung an Versanddienstleister wie DHL, GLS, DPD oder InPost läuft reibungslos, und über GREYHOUND habt Ihr die Sendungsverfolgung direkt im Blick. So spart Ihr Zeit, reduziert Fehler und bietet Euren Kund:innen einen professionellen und transparenten Service.

Weitere Vorteile:

• 11 Fulfillment-Zentren in Polen
• Zentraleuropa-Programm = 0,26 € pro Einheit sparen dank Lagerung in Polen & Tschechien

Reduzierte Gebühren auf Amazon Polen (2025)

Bis Ende 2025 gelten deutlich reduzierte Verkaufsgebühren für neue Seller auf Amazon.pl – ideal für Euren Markteintritt!

Beispielhafte Ersparnis:

Bei nur 100 Verkäufen pro Monat spart Ihr über 540 € jährlich an Verkaufsprovisionen.

Weitere Vorteile für Newcomer:

• -50 % FBA-Gebühren (bis zu 995 zł Ersparnis pro Einheit!)
• 6 Monate keine Referral Fees (Amazon-Promotion)
• 6 Monate keine Abo-Gebühren (Amazon-Promotion)

Mit JTL schneller starten & skalieren

Listings, Aufträge & Lager zentral steuern

JTL-Wawi + JTL-eazyAuction = eine starke Schaltzentrale für:

• Produkte
• Bestellungen
• Lager & Versand

Umsatzsteuer & Compliance auf Amazon Polen: Was ist zu beachten?

Der Einstieg in den internationalen Verkauf bringt steuerliche Fragen mit sich – besonders bei Amazon FBA. Braucht Ihr eine USt-ID in Polen? Oder reicht das OSS-Verfahren? Welche Meldepflichten gelten bei Lagerung vor Ort?

Kontaktiert unsere Polen-Experten von countX und lasst Euch unverbindlich beraten!

Mit der JTL-Familie auf Amazon in Polen skalieren

JTL-Wawi & JTL-eazyAuction als Fundament

JTL-Wawi und JTL-eazyAuction bilden das ideale Fundament für Euren Multichannel-Erfolg. Ihr steuert Eure gesamten Verkaufsprozesse zentral über eine Plattform – von der Artikelpflege bis zur Auftragsabwicklung. Die Lösung ist skalierbar, passt sich Eurem Wachstum an und lässt sich vollständig automatisieren.

Mit den individuellen Workflowss könnt Ihr wiederkehrende Aufgaben ganz einfach automatisieren – z.B. Preisanpassungen, Versandmeldungen oder Kundenkommunikation. So spart Ihr nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für reibungslose Abläufe in Eurem Tagesgeschäft.

Erfolgsbooster: Dynamic Pricing mit Dealavo

Dynamic Pricing = Mehr Umsatz, weniger Aufwand.

• Preise automatisch anpassen
• Konkurrenz beobachten
• Margen steigern, ohne ständig Preise zu ändern

Dealavo ist Marktleader für Preisautomatisierung in Polen – perfekt für Amazon.pl!

Mit Hilfe von Dealavo haben wir außerdem ein passendes Whitepaper für Euch erstellt, das Euch noch mehr Insights für den polnischen Markt bietet.

Whitepaper zum polnischen E-Commerce

Das Whitepaper „Expansion in den polnischen Markt mit Amazon FBA“ liefert fundierte Markt-Insights – nicht nur für Händler, die neu in Polen verkaufen, sondern auch für alle, die bereits FBA-Lager vor Ort nutzen und ihre Zielgruppe noch besser verstehen wollen.

Dealavo unterstützt deutsche Verkäufer bei der Expansion nach Polen via Amazon FBA – durch Preisoptimierung und höhere Sichtbarkeit auf Amazon sowie Zugang zu weiteren großen E-Commerce-Plattformen wie Allegro und Ceneo.

Kundenservice auf Polnisch? Kein Problem!

Ein professioneller Kundenservice ist Pflicht – auch in der Landessprache. Mit GREYHOUND managt Ihr alle Anfragen zentral und effizient.

Seit 2025 ist die E-Rechnung für viele Unternehmen Realität. Während einige die Umstellung als bürokratische Hürde empfinden, steckt hinter dieser Pflicht eine weit größere Vision: Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen? In der Praxis zeigt sich immer wieder: Rechnungen werden in unstrukturierten Prozessen verloren, landen in E-Mail-Postfächern ohne klare Zuordnung oder müssen aufwändig für die Buchhaltung zusammengesucht werden. Die Einführung der E-Rechnung soll genau das verhindern. Weniger Papier, weniger Fehler, mehr Transparenz – und letztendlich eine effizientere Art, Dokumente zu verwalten.

Trotz dieser Vorteile kursieren viele Missverständnisse rund um die E-Rechnung. Höchste Zeit, mit den größten Irrtümern aufzuräumen und zu zeigen, wie Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie GREYHOUND als Teil der JTL-Gruppe nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern ihre Prozesse langfristig optimieren.

Irrtum #1
„Die Pflicht betrifft nur große Unternehmen.“

Fakt: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

• Ab 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
• Ab 2025: Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 € müssen Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD).

Was das bedeutet: Selbst kleine Unternehmen sollten sich jetzt mit der Umstellung befassen – denn wer später aufspringt, riskiert unnötigen Stress und Zusatzkosten.

Irrtum #2
„Ein PDF reicht doch aus.“

Fakt: Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung.

• Ein PDF allein erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen.
• Eine E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Was das bedeutet: Wer weiterhin nur PDFs verschickt, riskiert, dass Rechnungen als ungültig gelten und steuerliche Abzüge nicht anerkannt werden.

Irrtum #3
„Die Umstellung ist kompliziert und teuer.“

Fakt: Mit den richtigen Tools wird die Umstellung auf die E-Rechnung nicht nur einfach, sondern spart langfristig Zeit und Geld.

• Ein DMS wie GREYHOUND kann Rechnungen automatisch empfangen, zuordnen und weiterverarbeiten.
• Manuelle Arbeit wird reduziert, Fehler werden vermieden, Freigabeprozesse beschleunigt.

Was das bedeutet: Die einmalige Implementierung eines DMS zahlt sich schnell aus. Unternehmen, die auf digitale Prozesse setzen, profitieren von effizienteren Abläufen und weniger administrativem Aufwand.

Irrtum #4
„Wir haben noch genug Zeit.“

Fakt: Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit 2025 Pflicht

• Übergangsfristen für den Versand gibt es zwar, aber wer sich jetzt vorbereitet, spart sich später Hektik.
• Unternehmen, die zu spät umstellen, riskieren Verzögerungen und Chaos in der Buchhaltung.

Was das bedeutet: Je früher Du Dich mit der Umstellung beschäftigst, desto besser. Mit einem DMS wie GREYHOUND kannst Du nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern gleichzeitig Deine gesamten Buchhaltungsprozesse modernisieren.

Irrtum #5
„Ein DMS lohnt sich nur für große Unternehmen.“

Fakt: Jedes Unternehmen profitiert von einem DMS – egal ob Kleinbetrieb oder Mittelständler.

• Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
• Manuelle Freigabeprozesse entfallen, Dokumente werden automatisch zugeordnet.
• Die Archivierung erfolgt GoBD-konform und revisionssicher.

Was das bedeutet: Spätestens mit der Einführung der E-Rechnungspflicht wird ein professionelles Dokumentenmanagement unverzichtbar. Wer seine Prozesse jetzt digitalisiert, arbeitet effizienter und vermeidet teure Fehler.

Die E-Rechnung als Chance – Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihr gesamtes Dokumentenmanagement zu modernisieren und damit einen echten Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

Ein DMS wie GREYHOUND hilft dabei, Rechnungen automatisch zu empfangen, zu verwalten und rechtssicher zu archivieren – und spart gleichzeitig Zeit, Kosten und Nerven. Aber das ist erst der Anfang:

• Transparenz & Kontrolle: Rechnungen sind jederzeit abrufbar und können automatisiert verarbeitet werden.
• Weniger Fehler & schnelleres Arbeiten: Automatische Zuordnung von Dokumenten reduziert manuelle Arbeit und verhindert Engpässe.
• Rechtssicherheit: Alle Rechnungen sind GoBD-konform und revisionssicher archiviert.
• Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams: Durch zentralen Zugriff auf Dokumente lassen sich Prozesse optimieren.

Unser Fazit: Jetzt handeln, statt später bereuen!

Die E-Rechnungspflicht kommt – und sie ist kein reines Bürokratiemonster, sondern eine echte Chance zur Prozessoptimierung. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, haben die Nase vorn und profitieren von effizienteren Abläufen.

Mit GREYHOUND sicherst Du Dir nicht nur eine rechtskonforme Lösung, sondern bringst dein gesamtes Dokumentenmanagement auf das nächste Level.

Hast du Fragen zur E-Rechnung oder möchtest du wissen, wie Du Dein Unternehmen optimal vorbereitest? Das Team von GREYHOUND steht Dir jederzeit zur Verfügung!

Der Einstieg in den E-Commerce war noch nie so einfach wie heute. Mit den richtigen Tools und einer guten Strategie könnt Ihr schnell loslegen und Eure Produkte online verkaufen. Doch viele Händler machen in der Anfangsphase typische Fehler, die sich später als kostspielig erweisen. Sei es eine unklare Zielgruppe, mangelnde Automatisierung oder eine schlechte Versandstrategie – kleine Versäumnisse können dazu führen, dass Kunden abspringen oder der Shop nicht so viel Reichweite entwickelt wie gewünscht. Damit Euch das nicht passiert, zeigen wir Euch die häufigsten Stolperfallen beim Start eines Onlineshops – und geben Euch Tipps, wie Ihr sie vermeiden könnt.

1. Unklare Zielgruppe – für wen ist Euer Shop?

Viele Händler starten, ohne genau zu wissen, wer ihre Zielgruppe ist. Sie bieten Produkte „für alle“ an, ohne sich auf eine bestimmte Kundengruppe zu fokussieren. Das Problem? Wer alle ansprechen will, spricht am Ende niemanden richtig an.

Warum eine klare Zielgruppe wichtig ist

Eure Zielgruppe bestimmt nicht nur, welche Produkte Ihr anbietet, sondern auch, wie Ihr sie präsentiert und wo Ihr sie verkauft. Ein Beispiel: Ein Shop für hochwertige Outdoor-Ausrüstung sollte seine Produkte anders bewerben als ein Shop für günstige Alltagsmode. Wenn Ihr Eure Kunden nicht kennt, besteht die Gefahr, dass Ihr am Markt vorbei verkauft – oder Euch in einem zu großen Wettbewerbsumfeld verliert.

So definiert Ihr Eure Zielgruppe richtig

• Buyer Persona erstellen: Überlegt Euch, wer Eure idealen Kunden sind. Welche Altersgruppe haben sie? Wo leben sie? Welche Bedürfnisse haben sie?
• Wettbewerbsanalyse durchführen: Schaut Euch erfolgreiche Shops in Eurer Nische an. Welche Kunden sprechen sie an? Wie positionieren sie sich?
• Kaufverhalten analysieren: Verkauft Ihr an Impulskäufer oder an Kunden, die lange recherchieren? Werden Eure Produkte häufig verschenkt oder sind sie für den Eigengebrauch? Versucht, den Kaufweg Eurer Zielgruppe möglichst genau nachzuvollziehen und Eure Prozesse darauf abzustimmen.

Praxisbeispiel: Warum Spezialisierung hilft

Stellt Euch vor, Ihr wollt einen Onlineshop für Fahrradzubehör eröffnen. Statt einfach „alles für Fahrräder“ anzubieten, könntet Ihr Euch auf eine bestimmte Zielgruppe fokussieren:

• Hochwertiges Zubehör für Rennrad-Enthusiasten
• Praktische Lösungen für den Fahrrad-Alltag in der Stadt
• Nachhaltige Produkte für umweltbewusste Radfahrer

Je klarer Eure Positionierung ist, desto leichter findet Ihr die richtigen Kunden – und hebt Euch von der Konkurrenz ab.

Tipp: Spezialisierung hilft nicht nur Euren idealen Kunden dabei, Euren Shop leicht zu finden, sondern auch der Suchmaschine. Aus SEO-Sicht ist es ebenfalls strategisch sinnvoller, das jeweilige Angebot genau zu spezifizieren, um beim richtigen Suchwort möglichst weit oben in der Suchergebnisliste zu landen. Weitere wertvolle SEO-Tipps für E-Commerceler gibt es in unserer vierteiligen SEO-Blogreihe:

Teil 1: Informationsarchitektur im Onlineshop
Teil 2: Content – Inhalte optimal aufbereiten
Teil 3: Technical SEO zur Verbesserung der Performance
Teil 4: Künstliche Intelligenz – Anwendungsbereiche SEO

Erst testen, dann skalieren

Wenn Ihr Euch unsicher seid, welche Zielgruppe am besten zu Eurem Shop passt, testet Eure Produkte zunächst auf Marktplätzen wie Amazon, eBay oder Kaufland Global Marketplace. Anhand der Verkaufszahlen und Kundenbewertungen könnt Ihr sehen, welche Produkte besonders gefragt sind – und welche weniger gut laufen.

Mit JTL-eazyAuction könnt Ihr Eure Artikel direkt aus JTL-Wawi auf über 20 Marktplätzen verkaufen und dabei wichtige Erkenntnisse über Eure Zielgruppe sammeln.

2. Fehlende oder schlechte Produktbeschreibungen

Eure Produkte können noch so gut sein – wenn die Beschreibungen nicht überzeugen, werdet Ihr weniger verkaufen. Ein häufiger Fehler im E-Commerce ist es, Produkttexte entweder gar nicht auszuarbeiten oder einfach die Herstellerbeschreibung zu übernehmen. Doch Standardtexte sind oft unpersönlich, nicht optimiert und helfen weder Eurer Conversion-Rate noch Eurem Ranking in Suchmaschinen.

• Eure Kunden direkt ansprechen und auf ihre Bedürfnisse eingehen
• Suchmaschinenoptimiert (SEO) sein, damit Euer Shop besser gefunden wird
• Wichtige Fragen vorwegnehmen, um Rückfragen und Retouren zu vermeiden
• Emotionen wecken und den Nutzen des Produkts klar herausstellen

Fehlende oder unklare Informationen führen oft dazu, dass Kunden abspringen oder auf Konkurrenten ausweichen, die Ihre Produkte besser präsentieren.

So schreibt Ihr Produkttexte, die verkaufen

Beschreibt den Nutzen, nicht nur die Eigenschaften

Anstatt „Rucksack, 20L, wasserdicht“ zu schreiben, könntet Ihr sagen:
„Ob für Wanderungen oder den Alltag – dieser wasserdichte Rucksack schützt Eure Ausrüstung zuverlässig vor Regen. Mit 20 Litern Fassungsvermögen bietet er Platz für alles Wichtige – von Laptop bis Proviant.“

Klar, verständlich, strukturiert

Nutzt Absätze, Bullitpoints und kurze Sätze, damit sich Eure Kunden schnell orientieren können.

Beispiel für eine gute Struktur:

• Material & Verarbeitung
• Besondere Funktionen
• Für wen ist das Produkt geeignet?
• Technische Details

SEO nicht vergessen

Findet heraus, welche Begriffe Eure Kunden in Suchmaschinen eingeben, und integriert diese sinnvoll in den Text. Statt nur „Laufschuhe“ zu schreiben, könnte eine Beschreibung lauten:
„Diese atmungsaktiven Laufschuhe für Damen und Herren sind ideal für lange Strecken und sorgen mit ihrer rutschfesten Sohle für optimalen Halt auf jedem Untergrund.“

Tipp: Nutzt eine zentrale Produktdatenverwaltung

Viele Händler verwalten Ihre Produktbeschreibungen manuell, was bei wachsendem Sortiment schnell unübersichtlich wird. Mit einer zentralen Lösung wie JTL-Wawi könnt Ihr Eure Produktdaten zentral verwalten und optimierte Texte automatisch auf Euren Shop und Marktplätze wie Amazon oder eBay übertragen.

3. Fehlende oder komplizierte Zahlungsoptionen

Eure Kunden haben sich für ein Produkt entschieden, legen es in den Warenkorb – und springen im letzten Schritt ab? Ein häufiger Grund dafür: unzureichende oder komplizierte Zahlungsmöglichkeiten. Wenn Eure Kunden nicht mit ihrer bevorzugten Methode bezahlen können oder der Bezahlvorgang zu umständlich ist, verlieren sie schnell die Geduld und kaufen bei der Konkurrenz.

Moderne Payment-Lösungen wie PayPal oder Mollie ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Abwicklung und bieten gleichzeitig eine Vielzahl an Zahlungsmethoden – von Kreditkarte über SEPA-Lastschrift bis hin zu digitalen Wallets.

Warum eine gute Auswahl an Zahlungsarten so wichtig ist

• Kunden brechen weniger Bestellungen ab – Eine Studie von Baymard zeigt, dass etwa 13 Prozent der Kaufabbrüche darauf zurückzuführen sind, dass die bevorzugte Zahlungsart fehlt.
• Ihr erreicht mehr Zielgruppen – Während jüngere Kunden oft per PayPal oder Google Pay bezahlen, bevorzugen viele ältere Käufer noch den klassischen Rechnungskauf.
• Marktplatzgewohnheiten beeinflussen Erwartungen – Käufer, die von Amazon & Co. schnelle und einfache Zahlung gewohnt sind, erwarten das auch in kleineren Shops.

Welche Zahlungsarten sollten Onlineshops anbieten?

Es gibt nicht die eine perfekte Zahlungsart – die richtige Mischung macht’s. Die wichtigsten Optionen, die Ihr anbieten solltet:

• PayPal & digitale Wallets (Apple Pay, Google Pay): Schnell, mobilfreundlich, beliebt bei jüngeren Kunden
• Kreditkarte: Visa und Mastercard sind weltweit am weitesten verbreitet, während American Express und Diners Club seltener akzeptiert werden. Wählt hier Möglichkeiten, die zu den Einkaufsgewohnheiten Eurer Kunden passen.
• Kauf auf Rechnung: Besonders in Deutschland wichtig, da viele Kunden erst nach Erhalt der Ware zahlen möchten
• SEPA-Lastschrift: Bequem für wiederkehrende Zahlungen, z.B. Abos oder Mitgliedschaften
• Sofortüberweisung & Giropay: Direktüberweisungen für Kunden ohne Kreditkarte
• Ratenzahlung & Finanzierung: Hilft bei hochpreisigen Produkten, Kunden zu überzeugen

Tipp: Analysiert, welche Zahlungsmethoden von Euren Kunden am häufigsten genutzt werden, und priorisiert diese in Eurem Checkout.

4. Unklare Versandstrategie & versteckte Kosten

Ein Kunde hat sich durch Euren Shop geklickt, Produkte ausgewählt und ist bereit zu kaufen – doch dann sieht er die Versandkosten und springt ab. Hohe oder unerwartete Versandkosten sind mit 48 % (Baymard-Studie) der mit Abstand häufigsten Gründen für Kaufabbrüche im E-Commerce.

Warum eine durchdachte Versandstrategie entscheidend ist:

• Geringere Kaufabbrüche: Kunden lieben Transparenz. Wenn sie bereits im Warenkorb wissen, welche Versandkosten auf sie zukommen, sind sie eher bereit, den Kauf abzuschließen
• Mehr Vertrauen: Shops mit klaren und fairen Versandbedingungen werden als seriöser wahrgenommen.
• Bessere Kundenbindung: Flexible Versandoptionen und schnelle Lieferung erhöhen die Kundenzufriedenheit und sorgen für Wiederholungskäufe.

Häufige Fehler beim Versand – und wie Ihr sie vermeidet

• Überraschende Versandkosten im Checkout – Kommuniziert die Versandkosten klar und frühzeitig – z.B. direkt auf der Produktseite oder im Warenkorb.
• Kein kostenloser Versand ab einem bestimmten Bestellwert – Viele Kunden legen extra Artikel in den Warenkorb, um die kostenlose Versandgrenze zu erreichen. Überlegt, ob sich ein Schwellenwert für Euch lohnt.
• Zu wenige Versandoptionen – Bietet Euren Kunden verschiedene Versandarten an, z.B. Standardversand für kostenbewusste Käufer, Expressversand für eilige Bestellungen, nachhaltige Versandoptionen für umweltbewusste Kunden.
• Keine Tracking-Möglichkeit – Kunden möchten wissen, wann ihre Bestellung ankommt. Ein Tracking-Link per E-Mail oder im Kundenkonto schafft Transparenz und reduziert Rückfragen.

Tipp: Versand automatisieren & optimieren ­– Mit JTL-Shipping könnt Ihr Eure Versandprozesse effizient gestalten und verschiedene Versanddienstleister zentral verwalten. So spart Ihr Zeit und sorgt für eine zuverlässige Abwicklung – egal, ob Ihr mit DHL, GLS, DPD oder anderen Anbietern arbeitet.

5. Kein Fokus auf Bestandskunden – nur Neukunden im Blick

Viele Onlinehändler setzen ihren gesamten Marketing-Fokus auf die Gewinnung neuer Kunden. Doch dabei wird oft eine der wichtigsten Umsatzquellen übersehen: Bestandskunden. Neue Kunden zu gewinnen ist wesentlich teurer, als bestehende Kunden zu halten. Wer seine Bestandskunden ignoriert, verschenkt enormes Potenzial – denn zufriedene Kunden kaufen nicht nur häufiger, sondern haben oft auch einen höheren Warenkorbwert als Erstkäufer.

Warum Bestandskunden so wertvoll sind

• Höhere Wiederkaufrate – Kunden, die bereits positive Erfahrungen mit Eurem Shop gemacht haben, bestellen eher erneut.
• Weniger Marketingkosten – Ihr müsst keine hohen Werbebudgets investieren, um Bestandskunden zum Kauf zu bewegen.
• Mund-zu-Mund-Propaganda – Zufriedene Kunden empfehlen Euch weiter und sorgen so für organisches Wachstum.

So bindet Ihr Eure Bestandskunden langfristig

1. E-Mail-Marketing gezielt nutzen

Mit personalisierten E-Mails könnt Ihr frühere Kunden zurück in Euren Shop holen. Einige bewährte Strategien:

• Wiederkaufs-Erinnerungen: „Euer Lieblingsprodukt ist wieder vorrätig!“
• Exklusive Rabatte für Stammkunden: „Danke für Eure Treue – hier ist Euer 10%-Gutschein!“
• Personalisierte Produktempfehlungen: Basierend auf vergangenen Käufen passende Artikel vorschlagen.

Tipp: Mit einem automatisierten Newsletter-System könnt Ihr solche Kampagnen einfach einrichten und steuern. Für JTL-Shop 5 findet Ihr zahlreiche passenden Plugins und Erweiterungen für E-Mail-Marketing im JTL-Extension Store. So könnt Ihr gezielte Kampagnen für Bestandskunden aufsetzen. Automatisierte Prozesse helfen Euch, die richtigen Kunden zum richtigen Zeitpunkt mit relevanten Angeboten anzusprechen.

2. Ein Treueprogramm einführen

Belohnt Kunden, die regelmäßig bei Euch einkaufen, mit einem Punkte- oder Rabattprogramm. Je mehr sie kaufen, desto mehr profitieren sie. Z.B. könnte jeder Einkauf Punkte bringen, die später eingelöst werden können. Oder Ihr erstellt exklusive Angebote für Kunden, die über einen bestimmten Betrag hinaus bestellt haben.

3. Bestandskunden durch erstklassigen Service halten

Eure Bestandskunden sind Euer wichtigstes Kapital – behandelt sie entsprechend!

• Schnelle Lieferzeiten & transparente Kommunikation sorgen für Vertrauen.
• Ein Einfacher Retourenprozess macht den Einkauf risikofreier.
• Hochwertiger Support sorgt dafür, dass Kunden gerne wiederkommen.

Tipp: Mit der All-in-One-Kundenservice-Lösung von GREYHOUND, die sich nahtlos an JTL-Wawi anbinden lässt, könnt Ihr Anfragen effizient verwalten, schneller antworten und Eure Kundenkommunikation optimieren – egal, ob per E-Mail, Chat oder Social Media.

Von Anfang an die richtigen Weichen stellen

Viele Fehler im E-Commerce lassen sich mit der richtigen Strategie vermeiden. Eine klare Zielgruppe, überzeugende Produktbeschreibungen, reibungslose Zahlungs- und Versandprozesse sowie eine gezielte Kundenbindung machen den Unterschied zwischen Erfolg und Frust. Wer früh auf durchdachte Strukturen und Automatisierung setzt, spart Zeit, vermeidet Kaufabbrüche und steigert den Umsatz.

Ihr möchtet in den Onlinehandel einsteigen, aber braucht noch Beratung bei der Auswahl der richtigen Tools? Dann vereinbart jetzt eine unverbindliche und kostenfreie Beratung!

Zum Jahresanfang schnellen nach den Feiertagen die Retouren in die Höhe, die Inventur steht an und gefühlt läuft alles aus dem Ruder. Mitarbeiter sind überlastet und Kommissionierfehler häufen sich. Doch keine Sorge, mit der richtigen Lagerverwaltungssoftware und Strategie könnt Ihr den Jahresstart entspannter angehen. Was genau hier zum Erfolg führt und wie wir Euch mit den vielfältigen Funktionen unserer Lagerverwaltungssoftware JTL-WMS unter die Arme greifen können, schauen wir uns jetzt an.

Typische Herausforderungen in großen Lagern zum Jahresbeginn

Optimales Lager? Euer JTL-Servicepartner hilft!

Der Schlüssel zu einem effizienten Lager in Hochleistungsphasen liegt in einem durchdachten Lagerkonzept, das auf die Anforderungen Eurer Produkte, Bestellprozesse sowie die lokalen Gegebenheiten Eures Lagers abgestimmt sind. Das heißt im Umkehrschluss: Eine Standardlösung gibt es nicht. Bevor Ihr Euch Gedanken über eine geeignete Software macht, solltet Ihr eine klare Vorstellung von den täglichen Abläufen haben. Schnappt Euch Eurer erfahrenstes Team-Mitglied und fragt es aus: Sind die Laufwege kurz oder lang? Umfassen die Aufträge viele kleine oder wenige große Produkte? Sind diese hochpreisig und empfindlich oder günstig und bruchsicher? Gibt es viele Artikelvariationen oder Bundles? Wie viele Stockwerke umfasst das Lager? Diese Planungs- und Konzeptionsphase kann Zeit in Anspruch nehmen, doch die Investition lohnt sich! Hier stehen Euch zahlreiche JTL-Servicepartner zur Seite. Aus jahrelanger Praxiserfahrung wissen Sie, welche Aspekte im Analyseprozess zu berücksichtigen sind und begleiten Euch bei der Umsetzung.

Habt Ihr generelle Fragen zur den Möglichkeiten und Potenzialen von JTL-WMS? Dann kontaktiert uns gerne direkt! Wir helfen gerne Euch weiter.

Darum kann sich JTL-WMS perfekt an Euer Lager anpassen

Wie bei vielen Lösungen des JTL-Ökosystems, veranschaulicht der Entwicklungsprozess der Software selbst ihre größte Stärke. Ganz nach dem Prinzip des Community-driven developments hat unser Programmierer-Team Onlinehändler aus den unterschiedlichsten Branchen gründlich über die häufigsten Anwendungsfälle bei der Lagerarbeit ausgefragt. Das Ergebnis: Individuell konfigurierbare Versandprozesse, die sich ganz nach Bedarf kombinieren und automatisieren lassen, sowie eine intuitive Bedienung, die selbst für Lagerneulinge schnell erlernbar ist.

ERP-System als Echtzeit-Schaltzentrale

Ein gutes WMS ist keine Insellösung, sondern arbeitet mit Eurer Warenwirtschaft. Deshalb haben wir JTL-WMS von Anfang an nahtlos an unser ERP-System JTL-Wawi angebunden. Die beiden Anwendungen nutzen dieselbe Datengrundlage, sodass jede Lagerbewegung in beiden Systemen einsehbar ist. JTL-Wawi verarbeitet Bestellungen, während JTL-WMS die Warenauslieferung abbildet. Vom Büro aus lässt sich somit vieles steuern, egal ob man dringende Aufträge priorisieren oder Teillieferungen ausführen möchte. So habt Ihr jederzeit den vollen Überblick.

Fünf Versandprozesse ganz nach Bedarf

Die Versandprozesse von JTL-WMS bieten einen Rahmen für ideale Lagerabläufe je nach Produkt und Lagergröße. Egal, ob Eure Aufträge aus hochpreisigen wenigen Artikeln oder vielen günstigen bestehen, Ihr MHD-Angaben benötigt oder mit Chargen arbeitet. Auch für mehrere kleine Lager oder ein großes mit mobilen Packtischen gibt es einen passenden Versandprozess – und das beste: Sie lassen sich beliebig miteinander kombinieren.

Automatisierung statt Chaos

Moderne Lagerverwaltungssysteme automatisieren viele Aufgaben. JTL-WMS tut dies mit einer stringenten Wenn-dann-Logik. Sobald der Lagermitarbeiter zum Beispiel den letzten Artikel auf der Pickliste eingescannt hat, löst die Software den Versandetikettendruck aus. Dasselbe gilt für den Lieferschein und die Versandbenachrichtigung an den Kunden.

AutostoreSystems: Maximale Effizienz bei gleicher Lagerfläche

Große Lager, die durchgehend auf Hochbetrieb sind, setzen auf die Erweiterung AutostoreSystems. Sie ermöglicht einen nahezu vollautomatischen Kommissionierprozess mit Hilfe von Robotertechnik und kann dank Würfellagerprinzip die Lagerkapazitäten bei gleicher Fläche um das Vierfache erhöhen – in Zeiten, in denen Lagerfläche immer teurer wird, ist eine solche Technik Gold wert. Das Ware-zu-Mensch-Prinzip bringt Artikel automatisch zur Entnahmestation, wodurch Prozesse enorm beschleunigt werden. Dank intelligenter Sortierung nach dem Pareto-Prinzip priorisiert das System häufig benötigte Artikel und optimiert die Wege. Saisonale Peaks können durch die Robotertechnik schneller abgefangen werden. Als nativ integrierte Erweiterung von JTL-WMS ist AutostoreSystems nicht zuletzt in etwa sechs Monaten unschlagbar schnell aufgesetzt. Andere vergleichbare Systeme brauchen bis zu einem Jahr, bis sie voll einsatzbereit sind.

Optimierte Laufwege und chaotische Lagerhaltung

Die chaotische Lagerhaltung optimiert Wege und spart Zeit, indem Artikel auf den nächstfreien Platz eingelagert und über wegeoptimierte Picklisten entnommen werden. JTL-WMS kennt die exakte Position jedes Artikels und ermöglicht schnelles, effizientes Kommissionieren – besonders in mehreren Kommissionierbereichen. Da jeder Artikel in jeder Zone verfügbar ist, entfällt das Zusammenführen mehrerer Picklisten. Diese Methode sorgt für kürzere Wege.

Beste Usability: Touch-optimiert und mobil

Auf unserer Fachmesse JTL-Connect erleben wir es im JTL-WMS Demolager, wo man unsere Lagermanagement-Software testen kann, immer wieder: Auch ohne Kommissioniererfahrungen ist sie innerhalb von zehn Minuten bedienbar. Die touch-optimierte Benutzeroberfläche von JTL-WMS wurde speziell für die Anforderungen im Lager entwickelt. Farbcodierte Anzeigen, große Hinweisfenster und Warntöne führen Lagermitarbeiter durch den Prozess und geben sofort Feedback, wenn etwas nicht stimmt. Mit JTL-WMS Mobile wird das gesamte Lager zudem mobil: Einlagern, Umlagern, Kommissionieren und Versand sind in Echtzeit sichtbar. Die App funktioniert auf Android, iOS und Windows Phone und ist mit Tablets, Smartphones oder MDEs kompatibel. Mit mobilen Scannern oder Tablets lassen sich alle Lagerbewegungen in Echtzeit erfassen.

Das ist noch nicht alles! Features von JTL-WMS im Überblick

Die Erfolgsstory von Genuss Berlin zeigt: Ein Systemwechsel lohnt sich!

Aufstiegsgeschichten wie die von Genuss Berlin zeigen, dass sich der Umstieg auf eine geeignete Lagerverwaltungssoftware eher früher als später auszahlt. So ist seit dem Einsatz von JTL im Lager des Berliner Süßigkeitenhändlers nicht nur die Fehlerquote auf nahezu null Prozent gesunken. Die Mitarbeiter packen auch das Doppelte an Bestellungen bei halb so viel Personal. 

„Wir hatten vorher eine Fehlerquote von 4% – das war heftig! Pro Tag haben wir nicht einmal 500 Pakete geschafft. Heute sind wir bei einer Fehlerquote von nahezu 0%“, so Co-Founder Darius Okra. Auch das Onboarding von neuen Mitarbeitern funktioniert reibungslos: „Wir lernen die Leute in etwa 20 Minuten an und durch die ganzen Kontrollmechanismen über die Barcode-Scanner kann man eigentlich keine Fehler machen. Neben dem klassischen Onlineshop-Vertrieb will das Team nun auch den Verkauf über Marktplätze in Angriff nehmen. 

Die komplette Success Story von Genuss Berlin könnt Ihr Euch per Video oder im Blogbeitrag anschauen:

Je durchdachter das Lagerkonzept, desto entspannter der Jahresstart

Je durchdachter die Lagerprozesse sind, desto fundierter ist die Grundlage für einen erfolgreichen Handel. Unsere Empfehlung: Auch wenn es neben dem Tagesgeschäft eine Menge Arbeit sein kann, macht Euch Gedanken bevor ineffiziente Lagerabläufe Eurem Wachstumsschub eine Bremse verpassen. Je erfolgreicher Ihr mit Eurem Handel seid, desto höher wird früher oder später Euer Bedarf, zu skalieren. Und wenn es dann schnell gehen muss, ist es meistens schon zu spät. Egal, ob Ihr gerade über eine Prozessoptimierung nachdenkt oder nach einer skalierbaren Lösung für Euer wachsendes Lager sucht – ein modernes WMS kann der Gamechanger sein, vor allem zum Jahresbeginn!

Das One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren wurde entwickelt, um die Umsatzsteuer-Compliance im grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern. Dennoch unterlaufen vielen Onlinehändlern vermeidbare Fehler, die hohe Kosten und zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die häufigsten Stolperfallen im OSS-Verfahren und geben wertvolle Tipps, wie Ihr sie erfolgreich umgeht.

Die 7 Stolperfallen im OSS-Verfahren

1. Abgelehnte OSS-Meldungen

Ein häufiges Problem sind abgelehnte OSS-Meldungen aufgrund fehlerhafter oder unvollständiger Daten. Zu den Hauptursachen gehören:

• Falsche oder fehlende Steuerkennzeichen der Zielländer
• Ungenauigkeiten bei der Angabe von Erlösen, die unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen
• Nicht berücksichtigte Lagerstandorte, z.B. durch Amazon FBA

Praxisbeispiel: Ein JTL-Kunde, der auf Amazon verkauft, nutzt das CEE-Programm und lagert Waren in Polen und Tschechien. Bei der OSS-Meldung vergisst er, diese Lagerstandorte anzugeben. Die Meldung wird abgelehnt – das führt zu Verzögerungen und Mehraufwand.

Tipp: Nutzt digitale Tools, die Eure Steuerdaten konsolidieren und auf Vollständigkeit prüfen. Ein automatisierter Datenabgleich minimiert Fehler.

2. Unzugewiesene Zahlungen

OSS-Zahlungen müssen eindeutig den jeweiligen Meldungen zugeordnet werden. Unklare Zuordnungen führen zu Rückfragen der Behörden oder sogar zur Rücküberweisung der gezahlten Umsatzsteuer.

Häufiger Fehler: Bei Überweisungen an das BZSt wird der Verwendungszweck falsch gewählt, was die korrekte Zuordnung verhindert.

Tipp: Nutzt als Verwendungszweck stets das vom BZSt individuell zugeordnete Kassenzeichen. Dieses wird unmittelbar nach Anmeldung zum OSS-Verfahren vergeben und ist in Eurem Postfach innerhalb des BZSt zu finden.

3. Doppelbesteuerung durch fehlerhafte Verfahren

Ein gravierender Fehler ist die doppelte Besteuerung durch unsaubere Trennung von OSS-Meldungen und lokalen Umsatzsteuermeldungen.

Praxisbeispiel: Ein JTL-Händler versteuert Transaktionen aus einem polnischen Lager doppelt – einmal über das OSS-Verfahren und einmal über die lokale Meldung in Deutschland. Das Ergebnis: unnötige Zahlungen und erhöhter Verwaltungsaufwand.

Tipp: Arbeitet eng mit Steuerexperten zusammen und setzt auf Lösungen wie die von countX, um solche Fehler zu vermeiden. Auch der deutsche Steuerberater muss verstehen, ob sich Ware von Polen nach Deutschland oder innerhalb Deutschlands bewegt. Der bloße Rechnungsdatensatz reicht dazu nicht aus.

Mehr zu diesem Thema findet Ihr im Blog von countX.

4. Fehlende Lagerdaten von Plattformen

Gerade bei Amazon FBA oder anderen Logistikdiensten wird die grenzüberschreitende Lagerung oft nicht korrekt in die OSS-Meldung einbezogen. Lagerstandorte müssen im Bundeszentralamt für Steuern (BOP) gemeldet werden.

Tipp: Führt eine detaillierte Übersicht über eure Lagerstandorte und integriert diese Daten in Eure Steuerstrategie.

5. Verspätete Meldungen

Die OSS-Meldungen sind quartalsweise fällig. Viele Händler reichen ihre Meldungen erst in letzter Minute ein und erhöhen damit das Risiko von Fehlern. Außerdem besteht die Gefahr, dass Zahlungen, die fristgerecht beim BZSt eingehen, verspätet in den einzelnen Finanzämtern der EU ankommen. Finnland z.B. reagiert bereits bei einem Tag Verzug promt mit Mahnungen und Strafzahlungen. Die 80 € Strafe kann man verkraften, der Mehraufwand ist lästig.

Tipp: Plant ausreichend Pufferzeiten ein und nutzt automatisierte Systeme zur frühzeitigen Aufbereitung Eurer Daten.

6. Falsche Berechnung der Lieferschwellen

Die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 € kann durch ungenaue Summierung der Umsätze leicht falsch berechnet werden.

Tipp: Verwendet Buchhaltungssysteme, die Eure Umsätze aus verschiedenen Verkaufskanälen konsolidieren und eine korrekte Berechnung sicherstellen.

7. Manuelle Prozesse und Fehleranfälligkeit

Ohne Automatisierung steigt die Fehlerquote. Daten manuell aus Plattformen wie Amazon oder PayPal zusammenzuführen, ist zeitaufwendig und riskant.

Tipp: Automatisiert Eure Prozesse mit geeigneten Tools, um Fehlerquellen zu minimieren.

Das Risiko bei OSS-Fehlern

Fehler im OSS-Verfahren können jahrelang unentdeckt bleiben und erst bei einer Steuerprüfung offenbart werden. Dies führt oft zu Nachmeldungen, Nachzahlungen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Umso wichtiger ist es, von Anfang an auf eine saubere und effiziente Abwicklung zu achten.

OSS powered by countX – Eure Lösung im JTL-Ökosystem

Für JTL-Kunden bietet die kostenfreie OSS powered by countX-Lösung in den Tarifen JTL Pro und JTL Enterprise eine optimale Unterstützung.

• In-house Lösung der JTL-Gruppe – profitiert von gruppenübergreifenden Prozessen in der Kundenbetreuung
• Nahtlose JTL-Wawi Integration von Multichannel-Daten in Echtzeit
• Zwei Monate gratis und kostenfreier Wechsel
• Minimiert Fehlerquellen und validiert zusätzlich die JTL Steuereinstellung (Prüft doch mal, ob bei Finnland 25,5 % und Estland 22 % als Regelsteuersatz gewählt ist)

Das Rechnungsausgangsbuch im countX-Kundenportal ermöglicht Euch und Eurem Steuerberater eine einfache Filterung nach OSS-Transaktionen.

Mit automatisierten Tools wie countX meistert Ihr das OSS-Verfahren – und schafft mehr Raum für Euren E-Commerce-Wachstum.

Ihr seid bereits JTL-Kunden? Dann bucht die OSS powered by countX-Lösung jetzt über das JTL-Kundencenter!

Als Kai Lindemann 2006 die Firma Kalitec in Solingen gründete, setzte er voll und ganz auf den Onlinevertrieb – zu einer Zeit, als E-Commerce noch ein Nischenmarkt war. Heute liefert das Unternehmen elektromechanische Bauteile an Kunden in ganz Europa. Was als kleines Projekt begann, hat sich zu einem erfolgreichen Betrieb mit 30 Mitarbeitern entwickelt. Ein Wachstum, das ohne JTL-Software kaum möglich gewesen wäre. Wir waren bei Kalitec vor Ort und haben mit Kai darüber gesprochen, wie er es geschafft hat, seinen Umsatz innerhalb weniger Jahre zu verfünffachen – und warum er auf das JTL-Ökosystem setzt.

Interview mit Kai Lindemann von Kalitec:

JTL: Hallo Kai. Was genau finden Kunden im Shop von Kalitec?

Kai: Wir verkaufen hauptsächlich Kabelschuhe und Steckverbinder für elektrotechnische Verbindungen, zum Beispiel für Batteriekabel. Wenn du die Motorhaube deines Autos öffnest, siehst du schwarze Schläuche mit Steckern und Kabel. All das können wir liefern.

JTL: Wann habt Ihr mit E-Commerce angefangen?

Kai: Wir sind 2006 direkt mit E-Commerce gestartet – also zu einer Zeit, als der Onlinehandel noch in den Kinderschuhen steckte. Wir haben uns Schritt für Schritt hochgearbeitet und uns in der Branche einen Namen gemacht.

JTL: Wie kam es dazu, dass Ihr die Software von JTL eingesetzt habt?

Kai: Während wir immer weitergewachsen sind, haben wir sehr deutlich gemerkt, dass unsere Prozesse nicht mehr effizient genug sind. Wir haben eBay-Aufträge ausgedruckt und per Hand wieder ins System eingetippt – mach das mal mit 300 Aufträgen am Tag! Selbst die Paket-Label mussten wir manuell erstellen – völliger Wahnsinn! Irgendwann war klar: Es muss etwas Professionelleres her. Nachdem wir auf das ERP-System JTL-Wawi umgestellt hatten, war das wie ein Turbo für unser Wachstum. Die Prozessoptimierungen im Lager und die Möglichkeit, viel mehr Artikel auf verschiedenen Verkaufskanälen zu listen, haben uns wirklich nach vorne gebracht.

JTL: Was hat sich seit der Einführung von JTL für Euch verändert?

Kai: Als wir mit JTL gestartet sind, hatten wir ein Team von acht bis zehn Leuten. Heute sind wir 30 – und das innerhalb der letzten acht Jahre. Unser Umsatz hat sich verfünffacht. Vorher haben wir jahrelang auf einem Umsatzlevel stagniert. Durch die Möglichkeiten, die uns JTL geboten hat, ging es dann richtig durch die Decke.

Welche JTL-Lösungen nutzt Ihr?

Kai: Im Grunde nutzen wir alles, was JTL bietet – außer die mobile Kassenapp JTL-POS, weil wir keinen stationären Handel haben. Wenn wir jedoch ein Ladengeschäft hätten, würden wir diese sicher auch nutzen. Wir sind komplett im JTL-Ökosystem unterwegs, und dass alles aus einer Hand kommt, ist einfach optimal.

JTL: Von den Tochterunternehmen aus der JTL-Group nutzt Ihr auch das Ticketsystem von GREYHOUND, richtig?

Kai: Genau. Alle Kundenanfragen und E-Mails laufen bei uns über GREYHOUND. Die Anfragen werden automatisch den entsprechenden Abteilungen zugewiesen. Auch interne Mails müssen wir nicht weiterleiten, sondern können sie einfach einem Kollegen zuweisen. Damit verschwinden sie direkt aus meinem Postfach, ohne dass man einen ewig langen E-Mail-Verlauf hat. Das macht die Kommunikation im Team unglaublich effizient.

JTL: Und mit countX macht Ihr Eure internationale Umsatzsteuer?

Kai: Rchtig! Wir arbeiten seit etwa einem Jahr mit Amazon FBA und hatten uns vorgenommen, ab 1.000 Bestellungen im Monat die Ware auch in Polen und Tschechien zu lagern und mit countX zusammenzuarbeiten. Das ging schneller als gedacht – nach einem Monat war es schon so weit.

Was mich bei countX besonders begeistert hat: Innerhalb von drei Monaten hatten wir alle Steuernummern für alle Amazon-Lagerländer. Seitdem ist der Raketenmodus auf Amazon aktiviert. Die Zusammenarbeit mit countX ist super easy. Ich bekomme Erinnerungen per E-Mail für alle To-Dos wie anstehende Zahlungen. Außerdem gibt es ein Dashboard im Kundenmenü, wo die wichtigsten Infos zusammengefasst sind. Wir haben aktuell sämtliche Länder, in denen Amazon Lager hat, bei countX eingebunden. Sollte ein weiteres Land dazukommen, kümmert sich countX auch um die nächste Steuernummer. Es ist einfach beruhigend, das ganze Thema ausgelagert zu haben.

JTL: Trotz des hohen Auftragsvolumens habt Ihr nur zwei Packtische. Wie schafft Ihr das?

Kai: Das funktioniert, weil wir sehr prozessoptimiert arbeiten. Alle ein bis zwei Jahre lassen wir unsere Abläufe im Lager vom zertifizierten JTL-Servicepartner go eCommerce überprüfen und optimieren. Die Zusammenarbeit ist super. Wenn wir individuelle Anpassungen brauchen, setzt go eCommerce diese schnell um. Dadurch bleiben wir effizient und sparen uns unnötige Arbeitsschritte.

Als wir mit JTL gestartet sind, hatten wir ein Team von acht bis zehn Leuten. Heute sind wir 30.

JTL: Fast jeder Mitarbeiter bei Euch arbeitet mit JTL, richtig?

Kai: Ja, genau. Im Lager nutzen die Kollegen die Lagermanagement-Software JTL-WMS. Der Innendienst gibt die Aufträge ein. Selbst unsere Content-Abteilung lädt Amazon-Listings über JTL-Wawi hoch. Das System ist einfach zu bedienen, und das ist mir wichtig. Zum Beispiel werden die CN23-Dokumente für den Export automatisch erstellt. Einfacher geht’s nicht.

JTL: Und was steht als Nächstes bei Euch an?

Kai: Wir schauen gerade, ob wir uns vergrößern können. Ein Standortwechsel steht im Raum. Dank der Flexibilität von JTL wird uns der Umzug leichtfallen, weil wir unsere Prozesse schnell anpassen können.

Vielen Dank für das Gespräch und noch viel Erfolg!

Bei einem komplexen Thema wie E-Rechnungen ist es immer am besten, diejenigen zu Wort kommen zu lassen, die echte Experten auf diesem Gebiet sind. Genau das möchten wir in diesem Beitrag tun. Nachdem wir in den Teilen 1 und 2 unserer Blogreihe auf die rechtlichen Grundlagen zur E-Rechnung und die Schritte zur Umstellung auf die E-Rechnung eingegangen sind, tauchen wir heute noch tiefer in die Materie ein. Ulrich Pöhner, CEO bei GREYHOUND, hat sich dazu seinen Kollegen Sascha Lammers, Product Owner E-Rechnungen, und Johannes Seidel, CEO von JERA, eingeladen. Gemeinsam diskutieren sie Fragen zu den ab 01. Januar 2025 geltenden Regelungen und veranschaulichen, welche Lösung für welche Händler am besten geeignet ist.

Das vollständige Gespräch inklusive Einblicken in die Software findet Ihr im Video:

Ulrich Pöhner: Und wie unterscheiden sich die Lösungen von JERA und GREYHOUND?

Johannes Seidel: Die Lösung von JERA spricht Händler an, die einen kleinen Funktionsumfang haben. Unsere Kunden sind Unternehmen aus dem E-Commerce, die eine kleine Verwaltung aber ein hohes Versandaufkommen haben. Der Umfang der Eingangsrechnungen ist meist überschaubar und liegt zwischen 20 und 40 im Monat. Diese werden in der Regel von einem einzelnen Mitarbeiter verarbeitet, ohne dass die Rechnungen noch geprüft werden und diverse Freigabeprozesse durchlaufen müssen. Sie werden an einem Arbeitsplatz gesammelt, einmal im Monat per Drag and Drop in unser Tool eingefügt oder aus einem Verzeichnis als Stapel rausgelesen und an die Buchhaltung übertragen. Für die Endablage im revisionssicheren Archiv nutzen wir eine Buchhaltungssoftware – meistens DATEV.

Sascha Lammers: Mit GREYHOUND hingegen lassen sich durch praktische Workflows große Mengen von Dokumenten bearbeiten. Das DMS kann auch direkt E-Mails mit angehangenen X- und E-Rechnungen empfangen. Viele Kunden verarbeiten daher hunderte von Belegen am Tag mit GREYHOUND. Mit unserer Lösung lässt sich definieren, welche dieser E-Mail-Anhänge vollautomatisch in das Dokument, das in den Freigabeprozess kommt, überführt werden sollen. Auch bei Eingang einer falschen Rechnung kann automatisch oder händisch eine entsprechende Antwort an den Absender verschickt werden.

Ulrich Pöhner: Das heißt, es gibt eine Schnittstelle von GREYHOUND zu JERA?

Johannes Seidel: Genau. Wir haben eine Möglichkeit geschaffen, dass unsere E-Rechnung 2 FIBU Schnittstelle per API auf GREYHOUND zugreift. Die entsprechenden Dokumente, die fertig verarbeitet worden sind, können wir auslesen. Diese Daten werden von unserer Seite dann wieder über den Buchungsdatenservice an die Finanzbuchhaltung DATEV übertragen. Das Besondere dabei ist, dass wir sowohl das XRechnungs-File als auch den Buchungssatz übertragen und beide miteinander verknüpfen. So kann z.B. der Steuerberater über einen Link in dem Buchungssatz direkt das verknüpfte XML-Dokument aufrufen und nochmal ansehen. Damit erspart man sich hinterher Rückfragen, wenn die Fachleute die Belegprüfung nochmal durchführen wollen. Im Fall einer Buchprüfung vom Finanzamt, kann über das bei DATEV archivierte Dokument direkt nachvollzogen werden, dass sauber gearbeitet wurde und dass der Vorsteuerabzug rechtmäßig in Anspruch genommen wurde.

Sascha Lammers: Der Freigabeprozess wird dann im letzten Schritt über GREYHOUND abgeschlossen und die Rechnung liegt rechtskonform archiviert in GREYHOUND. Dort ist sie jederzeit abrufbar und erfüllt alle Aufbewahrungspflichten des Gesetzgebers.

Ulrich Pöhner: Gibt es noch weitere Vorteile bei der Umstellung auf E-Rechnungen?

Johannes Seidel: Es ist kein Geheimnis, dass innergemeinschaftliche Lieferungen und Dreiecksgeschäfte immer wieder für Umsatzsteuerbetrug missbraucht werden, z.B. durch ein sogenanntes Umsatzkarussell. In Deutschland entsteht dadurch jährlich ein Umsatzsteuerschaden von 50 Millionen €. Das möchte man mit der Pflicht zur E-Rechnung austrocknen. In anderen europäischen Ländern wird das schon lange so praktiziert und die Umsatzsteuerbetrügereien konnten deutlich reduziert werden.

Alle Beiträge der Blogserie zur E-Rechnungspflicht im Überblick:
Teil 1: E-Rechnungspflicht 2025: Alles, was Onlinehändler wissen müssen
Teil 2: Zur E-Rechnung in wenigen Schritten

* Die Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, dass bei der Verarbeitung von digitalen Dokumenten die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten sowie Belegen erfüllt sind.

Das Rechnungswesen in Deutschland steht vor einer bedeutenden Veränderung: Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Verpflichtung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Kraft, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese Neuerung markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung der Buchhaltung und wird den Umgang mit Rechnungen nachhaltig verändern. Sie betrifft insbesondere Unternehmen im B2B-Bereich und verlangt, dass diese sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen. Doch was genau steckt hinter der E-Rechnung, warum wird sie eingeführt, und wie können Unternehmen sich auf die kommenden Änderungen vorbereiten?

In diesem ersten Beitrag aus unserer drei-teiligen Blogreihe zum Thema E-Rechnungen erhaltet Ihr eine umfassende Einführung und Hilfestellungen. Wir klären, was eine E-Rechnung ist, welche gesetzlichen Grundlagen gelten, welche Ziele und Vorteile die Digitalisierung des Rechnungswesens mit sich bringt und wie Ihr Euer Unternehmen optimal auf die neuen Regelungen einstellen könnt. Weitere Hilfestellungen und Tools der JTL-Gruppe für die Umsetzung der neuen Regelung findet Ihr auch auf unserer Infoseite zur E-Rechnungspflicht ab 2025.

Was ist eine E-Rechnung? Definition und gesetzliche Grundlagen

Die E-Rechnung ist weit mehr als ein PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird. Der Begriff bezieht sich auf ein strukturiertes, elektronisches Datenformat, das speziell für die maschinelle Verarbeitung von  Rechnungen entwickelt wurde.

Von XML bis ZUGFeRD – Wann benutzt man was?

Der wesentliche Unterschied liegt in der Datenstruktur. Eine E-Rechnung wird im XML-Format erstellt, das den EU-DIN 16931-Vorgaben entspricht. Diese Struktur erlaubt es, Rechnungsdaten direkt in Buchhaltungssysteme zu importieren, ohne dass sie manuell erfasst werden müssen. Dadurch wird der gesamte Prozess von der Prüfung über die Kontierung bis zur Archivierung effizienter und fehlerfreier. Neben der XRechnung, einem rein maschinenlesbaren Format, ist auch das hybride ZUGFeRD-Format zulässig, das wie ein PDF auch für den menschlichen Leser gut sichtbar ist.

Die gesetzlichen Grundlagen für die E-Rechnung sind in der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie im Wachstumschancengesetz verankert. Diese Regelungen verpflichten Unternehmen dazu, ab 2025 in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für Unternehmen im öffentlichen Sektor gilt die E-Rechnung bereits seit 2020. Nun wird diese Verpflichtung auf alle B2B-Unternehmen in Deutschland ausgeweitet.

Warum wird die E-Rechnung Pflicht? Ziele und Vorteile der Digitalisierung

Bürokratieabbau: An erster Stelle steht die Effizienzsteigerung. Der manuelle Umgang mit Rechnungen ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kostenintensiv. E-Rechnungen beseitigen diese Probleme, indem sie den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung automatisieren. Daten werden direkt aus der Rechnung übernommen, geprüft und verarbeitet, ganz ohne manuelle Eingabe.

Nachhaltigkeit: Durch die Umstellung auf papierlose Rechnungen werden Millionen von Blatt Papier eingespart. Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren, leisten einen Beitrag zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks. Dies entspricht den wachsenden Erwartungen von Kunden und Partnern, nachhaltiger zu wirtschaften.

Steuertransparenz: Die maschinelle Verarbeitung und Validierung von Rechnungsdaten erleichtert es den Finanzbehörden, Steuerbetrug zu bekämpfen. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer verbesserten Übersicht und Nachvollziehbarkeit ihrer Geschäftsvorgänge.

Mit JERA E-Rechnungen reibungslos managen

Die Umstellung auf die E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch mit dem richtigen Tool wird der Übergang reibungslos. Wir als JTL-Group bieten umfassende Lösungen, um Euch bei der Implementierung und Optimierung Eurer E-Rechnungsprozesse zu unterstützen. Mit der E-Rechnung 2 FIBU-Lösung der JTL-Tochter JERA könnt Ihr E-Rechnungen empfangen, validieren, archivieren und direkt in ihre Buchhaltungssysteme integrieren. Die Software erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und erleichtert die Einhaltung der neuen Regelungen.

Das JERA-Tool könnt Ihr sowohl als Add-on zu bestehenden Buchhaltungssystemen als auch als Standalone-Lösung nutzen, ganz nach Eurem Bedarf.

Wer ist betroffen? Übersicht der neuen Pflichten für Unternehmen

Die E-Rechnungspflicht betrifft:

• Alle Unternehmen in Deutschland, die im B2B-Bereich tätig sind.
• Große Konzerne sowie kleine und mittlere Unternehmen.
• Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, da sie E-Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern empfangen müssen.

Gründe für die Pflicht für Kleinunternehmer:

• Lieferanten und Dienstleister könnten ab 2025 E-Rechnungen ausstellen. Diese müssen technisch verarbeitet werden können.
• Für den B2C-Bereich: Keine Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen. Dennoch sinnvoll, Prozesse zu vereinheitlichen und auch Endkunden E-Rechnungen auszustellen. Vorteil: Reduzierter interner Aufwand und konsistente Abwicklung.

Außnahmen entlasten Kleinunternehmer

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG – Diese Ausnahmen sollen vor allem kleinere Unternehmen entlasten und die Einführung der E-Rechnung erleichtern.

Übergangsfristen und Ausnahmen: Was gilt wann?

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Der bisherige Vorrang von Papierrechnungen entfällt.

Übergangsfristen für E-Rechnungsversand

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 sind dann Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen auszustellen. Kleinere Unternehmen haben bis Ende 2027 Zeit, ihre Prozesse entsprechend umzustellen. Ab 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung schließlich für alle B2B-Unternehmen.

Diese gestaffelte Einführung soll sicherstellen, dass insbesondere kleinere Unternehmen genügend Zeit haben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen. Doch sowohl aus regulatorischer Sicht als auch für die Effizienz Eurer Buchhaltungsprozesse lohnt es sich, die E-Rechnung so früh wie möglich in Eure Abläufe zu integrieren. Denn Ihr spart viel Zeit und Aufwand ein, wenn Rechnungen automatisch validiert, archiviert und verarbeitet werden. Zugleich erfüllt Ihr alle gesetzlichen Anforderungen – ohne Stress oder Last-Minute-Anpassungen. Beginnt jetzt mit der Umstellung, und nutzt die Chance, Eure Prozesse zu optimieren.

Am 16. und 19.12. veröffentlichen wir den zweiten und dritten Teil unserer Blogreihe zum Thema E-Rechnungen. In Teil 2 geht es mit einer praktischen Anleitung Schritt für Schritt zur E-Rechnung für Euer Unternehmen. In Teil 3 tauchen unsere Experten Johannes von JERA und Sascha von GREYHOUND noch tiefer in die Materie ein, klären technische Details und liefern Anwendungsbeispiele.