Guter Kundenservice verkauft. Diese Erkenntnis hat sich in der E-Commerce-Branche längst bewahrheitet – und sie ist heute aktueller denn je.

Kundenservice entscheidet nicht nur darüber, ob ein Kunde erneut kauft, sondern oft schon darüber, ob er überhaupt zum ersten Mal bestellt. Trotzdem wird der Support in vielen Unternehmen weiterhin eher stiefmütterlich behandelt – als notwendiges Übel statt als zentrale Säule für nachhaltiges Wachstum. Dabei zeigt der Blick hinter die Kulissen unterschiedlichster Handelsunternehmen, dass Support-Teams tagtäglich Höchstleistungen erbringen, dabei aber oft in einem organisatorischen Chaos arbeiten: E-Mails, Marktplatznachrichten und Telefonnotizen auf diversen Plattformen führen zu Reibungsverlusten – und zu verpasstem Umsatz. Denn jede unbeantwortete Anfrage ist eine verpasste Verkaufschance.

Kundenservice 2025: Mehr als nur Schadensbegrenzung

Die Rolle von Kundenservice hat sich massiv verändert. Heute ist er kein „Kostenblock“ mehr, sondern der Hebel für Wachstum. Studien zeigen: 78 % der Kunden wechseln zur Konkurrenz, wenn sie schlechte Service-Erfahrungen machen. Auf der anderen Seite geben zufriedene Kunden bis zu 15 % mehr aus – und kommen häufiger zurück.

Die Erwartungen sind hoch:

• 42 % erwarten eine Antwort innerhalb einer Stunde, egal ob abends oder am Wochenende.
• 93 % kaufen wieder, wenn ihr Problem beim ersten Kontakt gelöst wird.
• Schon wenige Stunden Verzögerung können zum Kaufabbruch führen.

Die häufigsten Kundenservice-Schwachstellen im Alltag

Viele Unternehmen starten mit pragmatischen Lösungen wie einem gemeinsamen Outlook-Postfach oder einem simplen Chat-Tool. Doch sobald das Anfragevolumen steigt, zeigen sich strukturelle Schwächen:

• Fehlende Übersicht: Wer hat welche Anfrage bearbeitet? Wo ist die Historie?
• Lange Reaktionszeiten: Gerade zu Peak-Zeiten wie Weihnachten geraten Prozesse ins Stocken.
• Doppelarbeit: Mehrere Teammitglieder beantworten dieselbe Anfrage parallel.
• Keine Messbarkeit: Ohne Kennzahlen wie First Contact Resolution oder Antwortzeit fehlt die Grundlage für gezielte Optimierung.

Das Resultat: Überforderte Teams und frustrierte Kunden.

Erfolgsfaktoren für exzellenten Support

Herausragender Kundenservice ist kein Zufallsprodukt. Er basiert auf durchdachten Prozessen, geeigneten Tools und einem empathischen Umgang mit Kunden. Erfolgreiche Händler setzen dabei auf:

1. Omnichannel mit Struktur: 
Alle Kanäle – E-Mail, Marktplätze, Social Media, Telefon – laufen auf einer Plattform zusammen. Keine Doppelarbeit, keine verlorenen Tickets.
2. Geschwindigkeit & First Contact Resolution: Es zählt nicht nur, schnell zu antworten, sondern Probleme beim ersten Kontakt zu lösen. Schon eine Steigerung der FCR um 10 Prozentpunkte reduziert das Anfragevolumen um rund 22 %.
3. Gezielte Automatisierung:
 KI-gestützte Autoantworten übernehmen Standardfälle. Das Team gewinnt Zeit für komplexe Fälle und persönliche Betreuung.

Zahlen, die überzeugen

Ein Onlineshop mit 3.000 Bestellungen pro Monat erhält schnell 1.500 bis 2.500 Supportanfragen. Bei durchschnittlich 7 € pro Ticket summieren sich die Supportkosten auf rund 60.000 € im Jahr – konservativ gerechnet. Mit automatisierten Workflows und strukturierten Prozessen lassen sich 30–60 % der Standardanfragen reduzieren. Das spart nicht nur Geld, sondern beschleunigt auch die Bearbeitung – mit direktem Einfluss auf Conversion und Kundenbindung.

Fazit: Kundenservice steigert den Umsatz

Egal, ob du über deinen eigenen Shop verkaufst oder der Großteil des Geschäfts über Marktplätze läuft – der Kundenservice beeinflusst sowohl die Conversion als auch das Ranking auf Plattformen wie Amazon, die Reaktionszeit und Lösungsquote rigoros bewerten.

Deshalb gilt:

• Kundenservice ist keine Pflichtaufgabe, sondern ein strategischer Hebel für Wachstum.
• Klare Prozesse, einheitliche Tools und messbare Kennzahlen sind der Schlüssel.
• Wer in sein Supportteam investiert, beugt Überlastung vor und stärkt langfristig den Umsatz.

Lust auf mehr Einblicke?

Der Beitrag zeigt nur einen Ausschnitt des Potenzials. Im Whitepaper „Kundenservice als Umsatzmotor“ finden sich detaillierte Benchmarks, Best Practices und konkrete Maßnahmen zur Optimierung des Supports.

Im ersten Teil unserer Blogreihe haben wir die Grundlagen der GoBD vorgestellt, im zweiten Teil ging es um Buchführung, Belegablage und Archivierung. In diesem dritten Teil nehmen wir uns ein Thema vor, das viele Händler am liebsten ausblenden würden: die Verfahrensdokumentation. Klingt bürokratisch und trocken – ist aber unverzichtbar. Und: Wer sie pragmatisch aufsetzt, profitiert im Alltag sogar davon.

Warum die Verfahrensdokumentation Pflicht ist

Die GoBD schreiben vor, dass Eure Buchführung nachvollziehbar, unveränderbar und prüfbar sein muss. Genau das untersucht ein Betriebsprüfer – und dafür braucht er eine Art Bedienungsanleitung für Eure Systeme und Abläufe. Diese Bedienungsanleitung ist die Verfahrensdokumentation.

Sie beschreibt, wie steuerrelevante Daten in Eurem Unternehmen entstehen, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden. Außerdem muss daraus klar hervorgehen, wer Zugriff hat und welche Kontrollen Manipulationen verhindern. Ohne Verfahrensdokumentation kann ein Prüfer schlicht nicht beurteilen, ob Eure Buchführung ordnungsgemäß ist. Die Folge: Er kann sie verwerfen und Umsätze schätzen – fast immer zu Eurem Nachteil.

Wichtig: Die Pflicht gilt für alle steuerpflichtigen Unternehmen, also auch für kleine Händler, Freiberufler oder Ein-Personen-Shops. Wer digitale Prozesse nutzt – sei es Rechnungsversand per PDF oder eine Warenwirtschaft – muss eine Verfahrensdoku führen.

Was passiert, wenn sie fehlt?

Die Folgen einer nicht vorhandenen oder unzureichenden Verfahrensdokumentation sind gravierend:

• Formelle Mängel: Eure Buchführung gilt als nicht ordnungsgemäß.
• Hinzuschätzungen: Das Finanzamt schätzt Eure Umsätze oder Gewinne – und legt sie dabei selten zu Eurem Vorteil aus.
• Steuernachzahlungen & Zinsen: Selbst kleine Lücken können hohe Nachforderungen nach sich ziehen.
• Bußgelder oder Strafverfahren: In schweren Fällen droht sogar ein steuerstrafrechtliches Verfahren.
• Mehr Aufwand in der Prüfung: Ohne Doku zieht sich eine Betriebsprüfung in die Länge, zusätzliche Unterlagen werden angefordert, und es entsteht unnötiger Stress.

Kurz gesagt: Wer keine Verfahrensdokumentation hat, geht in eine Prüfung unvorbereitet – und riskiert empfindliche Nachteile.

Mehr als nur Pflicht – echte Vorteile

Auch wenn es nach einer eher lästiger Pflicht klingt, hat eine gute Verfahrensdokumentation Vorteile im Alltag:

• Struktur & Klarheit: Ihr seht schwarz auf weiß, wie Eure Prozesse laufen – und wo es hakt.
• Einfacheres Onboarding: Neue Mitarbeiter finden schneller rein.
• Sicherheit im Ernstfall: Im Streit mit dem Finanzamt habt Ihr Eure Abläufe dokumentiert und könnt jederzeit nachweisen, wie Ihr arbeitet.
• Weniger Chaos: Durch die Beschreibung der Abläufe werdet Ihr automatisch gezwungen, Prozesse zu ordnen und Doppelarbeit zu vermeiden.

Was in die Verfahrensdokumentation gehört

Die GoBD geben keinen fixen Aufbau vor, aber es haben sich bestimmte Kapitel etabliert, die jeder Prüfer erwartet. Für Onlinehändler besonders relevant sind:

1. Allgemeine Unternehmens- und Systembeschreibung
   Stellt Euer Unternehmen kurz vor: Name, Rechtsform, Ansprechpartner. Ergänzt eine Übersicht der Organisation (Abteilungen, Verantwortlichkeiten) und beschreibt Eure Systemlandschaft: Shopsystem, Warenwirtschaft (z.B. JTL-Wawi), Marktplätze, Payment-Provider, DMS/Archivsystem, Buchhaltungssoftware.
2. Anwenderdokumentation
   Beschreibt, wie im Alltag gearbeitet wird:

   – Wie läuft die Freigabe einer Eingangsrechnung?
   – Wer darf Belege archivieren oder löschen?
   – Welche Arbeitsschritte sind automatisiert, welche manuell?

   Ziel ist hier, dass ein außenstehender Dritter ohne Rückfragen verstehen muss, wie Eure Abläufe funktionieren.

3. Technische Systemdokumentation
   Hier geht es um Hard- und Software, Versionen, Schnittstellen und Speicherorte. Auch Backups, Wiederherstellungsroutinen und Archivformate gehören dazu. Besonders wichtig: Wie stellt Ihr sicher, dass Daten unveränderbar sind?
4. Kontrollen & Berechtigungen
   Erläutert Eure Zugriffskonzepte: Wer darf was? Gibt es ein Vier-Augen-Prinzip bei bestimmten Prozessen? Werden Änderungen protokolliert?
5. Prozesse steuerrelevanter Daten
   Zeigt den kompletten Belegfluss: von der Bestellung im Shop über die Rechnung bis zur Retoure. Auch E-Mails mit steuerlichem Bezug, Kassen- oder Bankdaten sowie das ersetzende Scannen von Papierbelegen gehören dazu.
6. Änderungen & Versionierung
   Die Doku ist ein lebendes Dokument. Jede Änderung (z.B. Systemwechsel, neue Prozesse) muss mit Datum, Grund und Verantwortlichem vermerkt werden. Alte Versionen müssen aufbewahrt werden.
7. Zuständigkeiten & externe Dienstleister
   Wer ist verantwortlich für die Pflege? Welche externen Partner (Cloud-Anbieter, Steuerberater) sind eingebunden? Gibt es Notfallpläne bei Systemausfällen oder Datenverlust?

So fangt Ihr pragmatisch an

Viele Händler zögern, weil sie denken, die Verfahrensdokumentation sei ein dicker Ordner voller Paragrafen. In Wahrheit reicht es, wenn Ihr verständlich und aktuell dokumentiert. Zum Start genügt:

1. Eine Liste aller Systeme, die steuerlich relevante Daten erzeugen.
2. Ein Diagramm des Belegflusses (Bestellung → Rechnung → Retoure).
3. Eine Übersicht der Rollen und Rechte im Unternehmen.
4. Ein Änderungslog, in dem Ihr Anpassungen dokumentiert.

Damit erfüllt Ihr bereits die wichtigsten Anforderungen. Später könnt Ihr die Doku nach und nach verfeinern.

Checkliste für Eure Verfahrensdoku

• Unternehmensprofil & Systemlandschaft erfasst
• Prozesse und Belegflüsse beschrieben
• Rollen & Berechtigungen dokumentiert
• Archivierung & Unveränderbarkeit erklärt
• Änderungen & Versionen nachvollziehbar festgehalten
• Zuständigkeiten benannt und externe Partner aufgeführt

Fazit

Die Verfahrensdokumentation ist kein Selbstzweck. Sie ist die Grundlage dafür, dass Eure Buchführung prüfbar, nachvollziehbar und rechtssicher ist. Wer sie ignoriert, riskiert Steuernachzahlungen, Bußgelder und schlaflose Nächte. Wer sie dagegen pragmatisch aufsetzt, profitiert doppelt: weniger Risiko – und mehr Ordnung im eigenen Haus.

Ob kleiner Shop oder großer Versandhändler, eines brauchen alle, um im E-Commerce erfolgreich zu sein: einen Überblick über Lagerbewegungen und Bestände. Eine zentrale Kennzahl dabei ist die Umschlagshäufigkeit. Sie verrät, wie oft sich der Lagerbestand in einem Zeitraum vollständig dreht, also wie oft der komplette Bestand verkauft und wieder aufgefüllt wird.

Ein hoher Lagerumschlag im Onlinehandel ist meist ein Zeichen für effiziente Prozesse. Eine niedrige Umschlagshäufigkeit kann auf Kapitalbindung, veraltete Ware oder falsche Einkaufsentscheidungen hindeuten. Allerdings spielen bei der Interpretation mehrere Faktoren eine Rolle.

In diesem Beitrag erklären wir Euch:

• wie Ihr die Umschlagshäufigkeit berechnet
• welche Rolle Lagerkennzahlen wie Wareneinsatz und Lagerbestand dabei spielen und
• wie Ihr mit den richtigen Maßnahmen für mehr Effizienz im Lager sorgt.

Wie könnt Ihr die Umschlagshäufigkeit berechnen? – Formel mit Erklärung

Die Umschlagshäufigkeit beziehungsweise Lagerumschlagshäufigkeit lässt sich mit einer einfachen Formel berechnen:

Umschlagshäufigkeit = Wareneinsatz / durchschnittlicher Lagerbestand

Der Wareneinsatz ist der Warenverbrauch, also der Wert aller Waren, die in einem bestimmten Zeitraum verkauft wurden. Den Wareneinsatz berechnen könnt Ihr folgendermaßen:

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Zugänge – Endbestand

Alternativ wird der Wareneinsatz direkt aus der Buchhaltung entnommen, etwa als Jahreswert der verkauften Waren.

Der durchschnittliche Lagerbestand zeigt, wie viel Ware im Schnitt auf Lager war. Ihr könnt ihn mit einer einfachen Faustformel ermitteln:

(Anfangsbestand + Endbestand) / 2

Tipp: Für genauere Auswertungen, vor allem bei stark schwankenden Beständen, empfehlen wir eine Berechnung auf Monatsbasis.

Wie funktioniert die Berechnung der Umschlagshäufigkeit in der Praxis? – Ein Beispiel

Ein Onlinehändler möchte wissen, wie oft sich sein Lagerbestand im Jahr 2024 „gedreht“ hat. Als Basis dienen ihm folgende Zahlen aus seiner Buchhaltung und Warenwirtschaft:

• Wareneinsatz 2024: 120.000 Euro
• Anfangsbestand: 20.000 Euro
• Endbestand: 40.000 Euro

Zuerst berechnet er den durchschnittlichen Lagerbestand:

(20.000 Euro + 40.000 Euro) / 2 = 30.000 €

Was bedeutet eine hohe oder niedrige Umschlagshäufigkeit?

Die Umschlagshäufigkeit ist eine zentrale Lagerkennzahl zur Bewertung der Lagerleistung. Sie liefert wichtige Hinweise auf die Effizienz der Lagerhaltung und hilft, Lagerkosten, Kapitalbindung und Liquidität besser zu steuern:

• Eine hohe Lagerumschlagshäufigkeit ist in der Regel ein gutes Zeichen:

  Sie bedeutet, dass Waren schnell durchlaufen, wenig Zeit im Lager verbringen und rasch verkauft werden. Das minimiert Lagerkosten und reduziert das Risiko von Verderb oder Wertverlust (etwa bei saisonaler Ware). Außerdem verbessert eine hohe Umschlagshäufigkeit die Kapitalnutzung, weil gebundenes Kapital schnell in Umsatz verwandelt wird. Auch die Gefahr von Abschreibungen oder veralteten Produkten sinkt.

• Eine niedrige Lagerumschlagshäufigkeit weist häufig auf Schwächen im Sortiment, im Einkauf oder in der Absatzplanung hin.

  Bleibt Ware lange liegen, blockiert sie Lagerfläche, bindet Kapital und erhöht das Risiko von Überalterung, Schwund oder Abschreibung. Mögliche Ursachen reichen von Überbestellungen über eine zu große Sortimentsbreite bis hin zu fehlender Nachfrage oder ineffizienten Lagerprozessen.

Wichtig: Die Umschlagshäufigkeit lässt sich nicht pauschal bewerten. Denn je nach Branche, Produktart und Geschäftsmodell sind unterschiedliche Umschlagshäufigkeiten sinnvoll.

Einige Beispiele:

• Im Fast-Fashion-Bereich oder Lebensmitteleinzelhandel sind hohe Umschlagshäufigkeiten üblich, teils im wöchentlichen Rhythmus.
• Im Technikhandel, bei Möbeln oder Industriebedarf kann eine niedrigere Umschlagshäufigkeit normal sein, weil Lagerhaltung notwendig ist, um Lieferfähigkeit sicherzustellen.
• Bei hochpreisigen Produkten wie Maschinen oder Schmuck sind Umschläge seltener. Der Fokus liegt stärker auf der Marge und der Qualität der Bestände.

Daher ist es sinnvoll, die eigene Umschlagshäufigkeit regelmäßig zu analysieren – im zeitlichen Verlauf, im Vergleich mit branchentypischen Werten und bezogen auf einzelne Warengruppen oder Artikel. So könnt Ihr Verbesserungspotenziale identifizieren und gezielt strategische Entscheidungen im Einkauf oder in der Lagerlogistik treffen.

Wie könnt Ihr den Lagerumschlag im Onlinehandel verbessern? – 5 konkrete Maßnahmen

Wenn Ihr Eure Umschlagshäufigkeit steigern wollt, bieten sich mehrere Stellschrauben an, vom Einkauf über das Sortiment bis zur Lagerorganisation. Die folgenden Maßnahmen helfen Euch, den Warenfluss zu optimieren und Lagerbestände schlanker zu halten:

1. Sortiment analysieren und straffen

Unrentable oder langsam drehende Artikel blockieren Lagerfläche und Kapital. Ein regelmäßiger Blick auf die Lagerkennzahlen, etwa mithilfe der ABC-Analyse, hilft, das Sortiment kritisch zu überprüfen: Welche Artikel verkaufen sich gut? Welche bleiben liegen? Weniger ist oft mehr, vor allem, wenn dadurch schnell drehende Produkte mehr Platz erhalten.

2. Einkaufsplanung verbessern

Zu große Bestellmengen auf Verdacht führen schnell zu übervollen Lagern. Wenn Ihr Einkaufsentscheidungen auf Basis realer Verkaufsdaten trefft, idealerweise unterstützt durch ein Warenwirtschaftssystem, könnt Ihr genauer kalkulieren und die Lagerreichweite optimieren. Berücksichtigt dabei auch saisonale Schwankungen und Trends.

3. Verkaufsaktionen gezielt einsetzen

Langsam drehende Artikel lassen sich oft durch gezielte Rabattaktionen, Bundles oder Cross-Selling-Maßnahmen schneller abverkaufen. Gleichzeitig kann der Abverkauf genutzt werden, um Platz für neue Produkte zu schaffen und so den Lagerumschlag insgesamt zu beschleunigen.

4. Lieferzeiten und Mindestbestände optimieren

Je schneller neue Ware nachbestellt und geliefert werden kann, desto geringer muss der Lagerbestand gehalten werden. Durch flexible Lieferketten, optimierte Mindestbestände und automatische Bestellvorschläge lassen sich Bestände besser steuern, ohne die Lieferfähigkeit zu gefährden.

5. Lagerorganisation verbessern

Ein gut strukturiertes Lager erleichtert nicht nur die Kommissionierung, sondern auch die Kontrolle über Warenbewegungen. Wenn Ihr Artikel nach Umschlagshäufigkeit lagert (zum Beispiel Schnellläufer nah an den Packplätzen), spart Ihr Zeit und erkennt schneller, wo sich Bestände unnötig stauen.

Wie Euch JTL-Wawi und JTL-WMS bei der Analyse und Optimierung der Umschlagshäufigkeit unterstützen

Um die Umschlagshäufigkeit nicht nur zu berechnen, sondern auch dauerhaft zu verbessern, braucht Ihr mehr als Excel-Tabellen. Mit den richtigen digitalen Werkzeugen lassen sich Lagerkennzahlen automatisiert erfassen, auswerten und strategisch nutzen.

JTL-Wawi und JTL-WMS sind die perfekten Werkzeuge dafür:

JTL-Wawi

Als zentrale Warenwirtschaft bietet Euch JTL-Wawi eine umfassende Datenbasis für alle relevanten Lagerkennzahlen. Ihr könnt den Wareneinsatz, den durchschnittlichen Lagerbestand und viele weitere Größen direkt im System einsehen, ganz ohne manuelle Berechnungen.

Über integrierte Statistiken und Artikelanalysen lassen sich Produkte nach Verkaufsverhalten, Lagerdauer oder Umsatzstärke bewerten. So ist sofort sichtbar, welche Artikel gut laufen und welche den Lagerumschlag ausbremsen.

Darüber hinaus unterstützt Euch JTL-Wawi aktiv bei der Optimierung:

• Bestellvorschläge auf Basis tatsächlicher Verkaufszahlen helfen, Mengen passgenau zu planen.
• Mindestbestandswarnungen verhindern Out-of-Stock-Situationen, ohne Lager zu überfüllen.
• Durch die Integration mit anderen JTL-Komponenten (z.B. JTL-eazyAuction, JTL-Shop) fließen alle Vertriebsdaten zentral zusammen. Das schafft eine einheitliche Entscheidungsgrundlage.

JTL-WMS

Als Lagerverwaltungssystem liefert Euch JTL-WMS Echtzeitdaten zu Warenbewegungen und Lagerzuständen. Artikel mit hoher Umschlagshäufigkeit können gezielt in schnell zugänglichen Lagerzonen platziert werden, um Kommissionierwege zu verkürzen und Prozesse effizienter zu gestalten. Gleichzeitig lassen sich Bewegungsdaten nutzen, um Lagerstrategien dynamisch anzupassen – etwa bei saisonalen Schwankungen oder Änderungen im Nachfrageverhalten.

Das Zusammenspiel von JTL-Wawi und JTL-WMS ermöglicht es Euch als Onlinehändler, Lagerkennzahlen zu überwachen und aktiv zur Steuerung und Optimierung einzusetzen. So wird aus einer theoretischen Kennzahl wie der Lagerumschlaghäufigkeit ein echter Hebel für mehr Effizienz, Liquidität und Kundenzufriedenheit.

Fazit: Warum sich der Blick auf die Umschlagshäufigkeit lohnt

Die Umschlagshäufigkeit ist weit mehr als nur eine Zahl. Sie ist ein wichtiger Indikator für die Effizienz im Lager und die Qualität eines Sortiments. Wenn Ihr sie regelmäßig analysiert, erkennt Ihr früh, wo Kapital gebunden ist, welche Produkte Potenzial haben und wo Prozesse optimiert werden können. Mit der richtigen Datengrundlage und digitalen Unterstützung durch Tools wie JTL-Wawi und JTL-WMS wird aus einer theoretischen Kennzahl ein praxisnahes Steuerungsinstrument. Ihr könnt Lagerkosten senken, die Lieferfähigkeit sichern und Euer Geschäft gezielt weiterentwickeln.

Die Niederlande sind seit Kurzem Teil des Amazon FBA Pan-EU-Programms. Das klingt nach einer echten Erleichterung für EU-weiten Versand – birgt aber einige versteckte Stolperfallen.

Daniel Michael, Dominic Nelle und Toni Lummert waren als Besucher beim „Seller & Integrator Summit“ in Luxemburg dabei und haben wichtige Infos aus erster Hand mitgebracht. Heute teilen wir diese Erkenntnisse mit der countX- und JTL-Community – damit Ihr das Potenzial dieser Neuerung wirklich ausschöpfen könnt.

Was sich geändert hat – und was Händler jetzt wissen müssen

Amazon hat den niederländischen Marktplatz (Amazon.nl) offiziell ins Pan-EU-Programm aufgenommen. Das bedeutet aber nicht, dass es in den Niederlanden ein Amazon-Lager gibt. Ganz im Gegenteil: Bestellungen aus den Niederlanden werden weiterhin aus anderen europäischen FBA-Lagern verschickt.

Trotzdem können Händler von lokalen Versandgebühren profitieren – sofern die Voraussetzungen stimmen.

Warum sind die Niederlande wahnsinnig interessant für Händler auf Amazon?

Die neu gelaunchten Marktplätze Niederlande, Polen, Schweden, Belgien und Irland haben 2025 eine gesamtes Umsatzvolumen von ca. 93 Mrd. €. Die Niederlande sind dabei der größte Marktplatz und wuchsen von 29,8 Mrd. € (2023) bereits auf 37,9 Mrd. € (2025). Bis 2029 soll das Volumen auf 51,4 Mrd. € ansteigen.

Die Niederlande sind zudem drittstärkstes Land in der Europäischen Union in Bezug auf das BIP pro Kopf mit 48.900 €, deutlich über dem EU-Durchschnitt von 33.600 €. Sie tragen 6,3 % zum gesamten BIP der EU bei.

Amazon plant, seine Marktpräsenz in den Niederlanden deutlich auszubauen und sich stärker gegenüber dem derzeit führenden Wettbewerber Bol.com zu positionieren. Um dieses Ziel zu erreichen, ist Amazon NL Teil des PANEU-Programms geworden.

Dadurch können Teilnehmer an diesem Programm in den Niederlanden bis zu 53 % der Versandkosten einsparen und ihre Verkaufszahlen um bis zu 30 % steigern. So schafft Amazon einen klaren Anreiz für Händler, auf dem niederländischen Marktplatz aktiv zu werden und vom wachsenden Potenzial dieses E-Commerce-Marktes zu profitieren.

Der zentrale Punkt: Die korrekte ASIN-Listung auf Amazon.nl

Eines der wichtigsten Learnings aus Luxemburg: Nur korrekt auf Amazon.nl gelistete Produkte werden für lokale Versandgebühren berücksichtigt und gelten als Teil des PAN EU Programms.

Fehlt eine ASIN oder sind die Daten fehlerhaft bzw. nicht vollständig auf dem Marktplatz NL hinterlegt, greift Amazon auf das EFN-Modell zurück – also grenzüberschreitender Versand mit höheren Gebühren. Diese Mehrkosten können pro Bestellung mehrere Euro ausmachen, was die wirtschaftlichen Vorteile des Pan-EU-Programms schnell zunichtemacht.

Konkrete Auswirkungen in der Praxis

Ein Händler mit Lagerung in Deutschland und Polen stellt fest, dass seine Bestellungen für Kunden in den Niederlanden plötzlich teurer werden. Nach Analyse zeigt sich: Die ASINs waren auf Amazon.nl gar nicht aktiv. Ergebnis: EFN-Versand statt Pan-EU – und unnötig hohe Versandkosten.

Was Ihr jetzt konkret tun solltet

Damit auf Euch keine unnötigen Kosten zukommen, solltet Ihr folgende Punkte beachten:

1. ASINs auf Amazon.nl prüfen

Stellt sicher, dass Eure Produkte korrekt, aktiv und vollständig auf Amazon.nl gelistet sind – inklusive aller erforderlichen Attribute und Bilder. Nutzt dafür idealerweise zentrale Multichannel-Systeme, um Dopplungen oder Lücken zu vermeiden.

2. Lagerplatzierung aktivieren

Auch wenn in den Niederlanden kein FBA-Lager existiert, müsst Ihr die Lagerplatzierung für dieses Land aktivieren, um von lokalen Versandgebühren zu profitieren. Die Einstellung findet Ihr in Seller Central unter Versandeinstellungen.

WICHTIG: Ein häufiges Missverständnis unter Händlern betrifft derzeit die vermeintliche Lageraktivierung in den Niederlanden im Zusammenhang mit Amazon FBA. Entgegen vieler Annahmen – und trotz anderslautender Kommunikation – betreibt Amazon aktuell kein FBA-Lager in den Niederlanden.

Dennoch registrieren viele Händler vorschnell eine niederländische Umsatzsteuer-ID, in der Annahme, dies sei für den Verkauf über Amazon erforderlich. Tatsächlich besteht über Amazon FBA keine lokale Umsatzsteuerpflicht in den Niederlanden, da die Waren aus Logistikzentren in Ländern wie Deutschland, Polen oder Frankreich versendet werden. Eine niederländische Umsatzsteuer-ID ist nur dann notwendig, wenn man z.B. über Bol.com verkauft oder tatsächlich steuerlich relevante Eingriffe im Land vornimmt.

3. Versandkosten analysieren

Ein regelmäßiger Check Eurer Versandkosten in den einzelnen Zielländern kann aufdecken, ob Amazon EFN oder Pan-EU anwendet. Unerwartete Erhöhungen sind ein Warnsignal für fehlerhafte Listungen oder falsche Einstellungen.

4. Prozesse automatisieren

Die manuelle Pflege von Listings und Lagerzuweisungen ist fehleranfällig. Automatisierte Systeme helfen dabei, Daten aktuell und korrekt zu halten – gerade bei mehreren Marktplätzen.

Fazit: Die Niederlande im Pan-EU-Programm – eine Chance mit Bedingungen

Dass die Niederlande Teil des Pan-EU-Programms sind, ist eine sinnvolle Erweiterung für den europaweiten E-Commerce. Doch ohne Amazon-Lager vor Ort ist eine saubere technische Umsetzung umso wichtiger.

• Die korrekte Listung auf Amazon.nl
• Aktivierte Lagerplatzierung
• Regelmäßige Versandkostenkontrolle

… sind entscheidend, um tatsächlich von den Vorteilen zu profitieren – sonst zahlt Ihr drauf, obwohl Ihr theoretisch alles richtig gemacht habt.

Ihr seid unsicher, ob Eure Einstellungen korrekt sind oder habt Fragen zur Umsetzung?
Dann kommt gern auf uns zu – wir bei countX beraten Euch unabhängig und praxisnah zu den Feinheiten des Pan-EU-Programms im Zusammenspiel mit Amazon & JTL.

Wenig Platz, steigende Bestellzahlen, hoher manueller Aufwand – viele Onlinehändler kennen diese Herausforderungen. Denn mit wachsendem Erfolg steigen auch die Ansprüche an Lagerhaltung und Versandgeschwindigkeit. Wer hier langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, braucht ein System, das mitwächst – und automatisierte Lagersysteme, die Prozesse beschleunigen und Kosten senken.

Als SportFits mit dem eigenen Onlinehandel startete, lief der Versand für einige Monate ohne professionelles Warenwirtschaftssystem. Doch schnell wurde klar: Ohne digitale Steuerung ist effizientes Wachstum kaum möglich. Die Entscheidung für JTL-Wawi fiel nicht nur aus funktionalen Gründen, sondern auch, weil sich darauf ein komplettes Logistik- und Vertriebssystem aufbauen lässt. Heute nutzt SportFits neben JTL-Wawi auch JTL-Connector und JTL-easyAuction. Herzstück der Lagerprozesse ist JTL-WMS – besonders in Verbindung mit AutoStore. Das Ergebnis: maximale Flächennutzung, fehlerfreie Kommissionierung und ein skalierbares Setup für weiteres Wachstum.

In diesem Beitrag zeigen wir Euch, wie SportFits die Lagerautomatisierung erfolgreich umgesetzt hat, welche Vorteile AutoStore im Zusammenspiel mit JTL-WMS bietet – und warum sich diese Lösung auch für Euch lohnen kann.

Vorher: Manuelle Prozesse und begrenzte Lagerfläche

SportFits vertreibt ein breites Sortiment an Sport- und Outdoorartikeln. Mit zunehmendem Erfolg im E-Commerce stießen die bestehenden Lagerstrukturen allerdings schnell an ihre Grenzen. Die Fläche war knapp bemessen, das manuelle Kommissionieren zeitintensiv – besonders bei hohem Bestellvolumen oder saisonalen Peaks.

Das Team stand vor einer entscheidenden Frage: Wie lässt sich ein wachsendes Produktsortiment auf begrenzter Fläche effizient und wirtschaftlich lagern? Klar war: Die bestehende Struktur war nicht zukunftsfähig. Es brauchte eine Lösung, die nicht nur skalierbar, sondern auch automatisiert und eng mit der Warenwirtschaft verzahnt ist – ohne langwierige Implementierungsprojekte. Genau diese Anforderungen erfüllte die Kombination aus AutoStore und JTL-WMS.

Die Lösung: AutoStore und JTL-WMS als eingespieltes Team

Angesichts der wachsenden logistischen Anforderungen entschied sich SportFits für einen konsequenten Schritt in Richtung Automatisierung. Die Wahl fiel auf das AutoStore-System, ein roboterbasiertes Lagerkonzept, das kompakte Lagerung mit maximaler Prozessgeschwindigkeit vereint.

Doch entscheidend für den Erfolg war nicht nur die Hardware, sondern die perfekte Abstimmung mit der Software: JTL-WMS, das Lagerverwaltungssystem aus dem JTL-Produktportfolio, bietet eine native Schnittstelle zu AutoStore. Das bedeutet: Keine Insellösungen, kein komplexes Integrationsprojekt – sondern ein durchgängig digitales Lagerkonzept aus einem Guss.

„Für uns war wichtig, dass wir eine Lösung finden, die nicht nur effizient ist, sondern sich auch reibungslos in unsere bestehende Systemlandschaft einfügt“, erklärt Martin Bauer, CEO von SportFits. Genau das leistet die Kombination aus AutoStore und JTL-WMS – vom Wareneingang bis zum Versand.

Mit dieser Entscheidung stellte SportFits die Weichen für eine zukunftssichere Lagerautomatisierung, die sowohl in der Fläche als auch bei den Abläufen maximale Effizienz verspricht.

Wie AutoStore den Lageralltag bei SportFits verändert hat

Seit der Inbetriebnahme des AutoStore-Systems hat sich der Lageralltag bei SportFits grundlegend verändert. Wo früher manuelle Prozesse dominierten, arbeiten heute autonome Roboter in einem hochkompakten Gitterlager. Die Artikel lagern platzsparend in Behältern, die automatisch zur Entnahmestation transportiert werden – ohne Umwege, ohne Suchzeiten.

Gesteuert wird das gesamte System über JTL-WMS, das alle Lagerbewegungen in Echtzeit koordiniert und die Kommissionieraufträge automatisch an das AutoStore-System übergibt. Die nahtlose Integration sorgt dafür, dass alle Prozesse – von der Einlagerung bis zum Versand – digital abgebildet und lückenlos nachverfolgbar sind.

Ein weiterer Vorteil: Die Lagerfläche wird nun deutlich effizienter genutzt. AutoStore ermöglicht es, auf gleicher Fläche ein Vielfaches an Artikeln zu lagern – ein entscheidender Faktor, insbesondere in städtischen Lagen mit begrenztem Platzangebot. Gleichzeitig ist das System extrem leise, wartungsarm und skalierbar – ideal für den dynamischen Onlinehandel.

Auch Inventuren sind einfacher geworden: Da alle Bestände digital erfasst sind und jeder Zugriff dokumentiert wird, kann SportFits schnell und zuverlässig Auskünfte geben – nicht nur intern, sondern auch gegenüber Kunden.

Messbare Ergebnisse: Was SportFits mit AutoStore & JTL erreicht hat

Die Umstellung auf ein automatisiertes Lagersystem mit AutoStore und JTL-WMS hat bei SportFits nicht nur den Arbeitsalltag verändert – sie zeigt auch klare betriebswirtschaftliche Effekte. Besonders auffällig: Die Effizienz der Lagerprozesse hat sich deutlich erhöht: Der Pick-Prozess läuft jetzt acht mal schneller, als beim manuellen Picken. Die Kommissionierzeiten wurden massiv verkürzt, da die Roboter die benötigten Artikel direkt zu den Arbeitsplätzen bringen. Das reduziert nicht nur Laufwege, sondern auch Fehler – ein Plus für Kundenzufriedenheit und Retourenquote.

Die Flächennutzung ist ein weiterer Erfolgsfaktor: Durch das kompakte AutoStore-System konnte SportFits auf gleicher Fläche ein Vielfaches an Lagerkapazität gewinnen. Gerade für wachsende Sortimente ein echter Wettbewerbsvorteil.

Auch beim Personal zeigt sich ein Effekt: Statt Ressourcen in Routineaufgaben zu binden, kann sich das Team nun auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren – etwa im Kundenservice oder bei der Sortimentspflege.

Dank der direkten Integration mit JTL-WMS ist zudem eine permanente Bestandstransparenz gewährleistet. Bestände lassen sich in Echtzeit überwachen und steuern – inklusive automatisierter Nachschubprozesse und vereinfachter Inventur.

Zukunftsstrategie für Händler: Was AutoStore & JTL-WMS auch in Eurem Lager bewirken können

Die Erfolgsgeschichte von SportFits zeigt eindrucksvoll: Automatisierte Lagersysteme sind längst kein Zukunftsthema mehr, sondern ein realer Wettbewerbsvorteil im heutigen E-Commerce. Besonders die Kombination aus AutoStore und JTL-WMS bietet einen schnellen, skalierbaren und wirtschaftlich sinnvollen Einstieg in die Lagerautomatisierung.

Das Picken mit AutoStore geht 8 mal schneller als beim manuellen Pickprozess.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Maximale Flächennutzung
  Bis zu 75 % weniger Lagerfläche erforderlich – ideal für wachsende Sortimente auf begrenztem Raum.
• Geringere Betriebskosten
  Automatisierung reduziert Personalaufwand und minimiert Fehlerquoten.
• Höhere Effizienz
  Schnellere Kommissionierung, kürzere Durchlaufzeiten, besserer Kundenservice.
• Nahtlose Integration in JTL-WMS
  Kein komplexes IT-Projekt – die Systeme sind aufeinander abgestimmt und in wenigen Tagen einsatzbereit.
• Echtzeit-Datenverfügbarkeit
  Permanente Bestandstransparenz, automatisierte Prozesse, zuverlässige Nachschubsteuerung.
• Skalierbarkeit
  Das System wächst mit – Module und Lagerroboter lassen sich jederzeit erweitern.
• Schnelle Inventuren
  Automatisierte Bestandserfassung spart Zeit und Nerven.

Egal ob mittelständischer Händler oder wachsendes Großunternehmen – die Vorteile dieser Lösung sprechen für sich.

Jetzt automatisiert wachsen

SportFits zeigt, wie effizienter Onlinehandel heute aussehen kann: automatisierte Lagertechnik, digitale Prozesse und ein System, das mit dem Unternehmen mitwächst. Die Kombination aus AutoStore und JTL-WMS macht genau das möglich – ohne komplexe Schnittstellenprojekte, mit spürbaren Effekten auf Effizienz, Skalierbarkeit und Kundenzufriedenheit.

Wer als Onlinehändler weiter wachsen will, kommt an automatisierten Lagersystemen nicht vorbei. Der Einstieg muss dabei weder teuer noch kompliziert sein – vorausgesetzt, Hardware und Software greifen perfekt ineinander.

Ihr fragt Euch, ob AutoStore auch zu Eurem Unternehmen passt? Wir beraten Euch gerne und finden gemeinsam heraus, wie Lagerautomatisierung in Eurem Geschäftsmodell aussehen kann.

Es ist Hochsommer und während andere an Freibad, Grillabende oder Urlaub denken, geht es bei vielen Onlinehändlern schon wieder um ganz andere Dinge: Geschenksets, Lieferketten und das große Geschäft im vierten Quartal. Klingt verfrüht? Ist es nicht.

Wer mit seinem Handel gut durch die umsatzstärkste Zeit des Jahres kommen will, sollte rechtzeitig mit der Planung beginnen – und das heißt: jetzt. Denn erfahrungsgemäß sind Lager und Logistik schneller überfordert, als man „Weihnachtsgeschäft“ sagen kann. Besonders kleine und mittelständische Händler, aber auch große Versanddienstleister, profitieren davon, wenn sie ihre Prozesse, Produktdaten und Marketingmaßnahmen frühzeitig durchdenken und optimieren.

In diesem Beitrag zeigen wir Euch Schritt für Schritt, wie Ihr Euren Shop für das Weihnachtsgeschäft vorbereitet. Mit dabei: praxisnahe Tipps aus dem E-Commerce-Alltag und Hinweise, wie Euch unsere Softwarelösungen gezielt unterstützen können.

Frühzeitig planen: Diese Fragen solltet Ihr Euch jetzt stellen

Noch bevor es an konkrete Maßnahmen geht, lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und das eigene Geschäftsmodell im Hinblick auf das Weihnachtsgeschäft kritisch zu durchleuchten. Denn wer blind ins vierte Quartal steuert, riskiert Umsatzverluste, unzufriedene Kunden oder überlastete Prozesse.

Stellt Euch am besten folgende Fragen:

• Welche Produkte werden voraussichtlich besonders stark nachgefragt?
  Habt Ihr saisonale Artikel, Bestseller aus dem Vorjahr oder neue Sortimente, die ihr gezielt pushen wollt?
• Reichen Eure aktuellen Lagerbestände aus, um Engpässe zu vermeiden?
  Oder müsst Ihr rechtzeitig nachbestellen, eventuell längeren Lieferzeiten einkalkulieren?
• Sind Eure internen Prozesse für ein erhöhtes Bestellvolumen gewappnet?
  Vom Bestelleingang bis zum Versand: Welche Abläufe funktionieren reibungslos – und wo gibt es Engstellen?
• Wie flexibel seid Ihr bei Versandoptionen, Retouren und Kundenkommunikation?
  Gerade im Weihnachtsgeschäft erwarten Kunden schnelle Lieferungen und unkomplizierte Services.

Um auf diese Fragen fundierte Antworten zu finden, braucht es nicht zwingend einen riesigen Analyseapparat – aber ein zentrales System zur Steuerung von Einkauf, Lager und Verkauf ist Gold wert. Wer mit JTL-Wawi arbeitet, kann frühzeitig erkennen, welche Artikel sich gut verkaufen, welche knapp werden und wo Automatisierungen die Abläufe entlasten.

Produktdaten optimieren – jetzt ist der richtige Zeitpunkt

Ein gut sortiertes Lager ist das eine. Aber was bringt der beste Bestand, wenn die Produkte im Shop oder auf Marktplätzen nicht gefunden werden – oder potenzielle Käufer beim Lesen der Beschreibung abspringen? Die Erfahrung zeigt: Produktdatenpflege ist einer der wichtigsten, aber meist unterschätzten Hebel für ein erfolgreiches Weihnachtsgeschäft.

Was jetzt zählt:

• Aussagekräftige Titel & strukturierte Beschreibungen:
  Wer nach Geschenken sucht, hat oft wenig Zeit. Deshalb sollten Produktnamen klar, beschreibend und suchmaschinenfreundlich sein. In den Texten helfen strukturierte Infos, Bulletpoints und ein sinnvoller Aufbau.
• Keywords & Synonyme einbauen:
  Was geben Eure Kunden bei Google, Amazon oder eBay ein, um genau Eure Artikel zu finden? Nutzt relevante Begriffe und auch Synonyme (z.B. „Lichterkette“ + „Weihnachtsbeleuchtung“), um die Sichtbarkeit zu erhöhen.
• Hochwertige Produktbilder & Medien:
  Gerade in der Vorweihnachtszeit entscheiden Emotionen. Stimmige, saisonal angepasste Bilder, Zoom-Funktion oder Videos machen den Unterschied – besonders bei Geschenkeartikeln.
• Pflege auf allen Vertriebskanälen:
  Achtet darauf, dass die Informationen nicht nur im eigenen Shop, sondern auch auf allen angebundenen Marktplätzen korrekt und vollständig angezeigt werden.

Wer mit JTL-Wawi arbeitet, kann Produktinformationen zentral pflegen und auf alle angebundenen Kanäle wie Amazon, eBay oder den eigenen JTL-Shop übertragen – inklusive Varianten, Bildern und Attributen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sichert auch ein konsistentes Einkaufserlebnis über alle Plattformen hinweg.

Lagerbestand & Logistik: Engpässen vorbeugen

Wenn das Lager am Limit ist, der Versand ins Stocken gerät oder ein Topseller plötzlich nicht mehr verfügbar ist, kann selbst das beste Weihnachtsgeschäft zur Belastungsprobe werden. Deshalb lohnt es sich, rechtzeitig für stabile Prozesse zu sorgen – besonders in Lager und Logistik.

Was jetzt auf die To-do-Liste gehört:

• Bestandsprüfung & Nachbestellung:
  Welche Artikel laufen gut? Was war im letzten Jahr früh vergriffen? Wer Trends oder saisonale Verkaufsmuster erkennt, kann frühzeitig Ware nachordern – und muss sich im Dezember nicht auf Restposten verlassen.
• Lieferzeiten im Blick behalten:
  Gerade international kann es rund um Black Friday, Nikolaus und Weihnachten zu Verzögerungen kommen. Plant Puffer ein und stimmt Euch mit Euren Lieferanten ab.
• Strukturen im Lager prüfen:
  Sind Laufwege effizient? Werden Pakete zügig kommissioniert? Gibt es Engpässe bei Packstationen oder Personal?
• Retouren vorbereiten:
  Gerade im Geschenkebusiness sind Rücksendungen häufig. Klar definierte Rückgabeprozesse sparen Aufwand – und Nerven.

Wer seine Lagerprozesse mit JTL-WMS abbildet, kann nicht nur Lagerplätze, Picklisten und Versandvorbereitung automatisieren, sondern erkennt Engpässe oft, bevor sie zum Problem werden. Auch für kleinere Händler lohnt sich bereits ein Einstieg mit strukturiertem Lagerkonzept.

Praxistipp: Nutzt die ruhige Phase im Sommer, um Versandoptionen zu testen, Verpackungsmaterial aufzustocken und alternative Dienstleister zu evaluieren.

Shop & Marktplatzangebote fit machen

Das beste Produkt nützt wenig, wenn es schlecht präsentiert wird oder der Shop nicht performant läuft. Gerade in der umsatzstärksten Zeit des Jahres entscheiden Ladezeit, Nutzerführung und Angebotsdarstellung über Kauf oder Absprung. Dasselbe gilt für Marktplätze: Wer hier sichtbar sein will, muss seine Daten im Griff haben – und regelmäßig nachjustieren.

Was Ihr jetzt tun solltet:

• Performance & Technik prüfen:
  Lädt Euer Shop schnell – auch bei hoher Besucherzahl? Funktionieren Warenkorb, Zahlungsprozesse und Filter fehlerfrei auf Mobilgeräten? Ein kurzer technischer Check spart später Supportaufwand und Conversionverluste.
• Saisonale Inhalte einbauen:
  Weihnachtliche Banner, passende Kategorien (z.B. Geschenkideen unter 50 € oder Sets für Mütter) oder zeitlich begrenzte Angebote bringen Aufmerksamkeit – wenn sie rechtzeitig geplant und umgesetzt werden.
• Produktplatzierung & Suchlogik überdenken:
  Welche Produkte erscheinen zuerst? Welche Kombinationen machen als Bundles oder Cross-Selling-Angebote Sinn?
• Marktplatzanbindungen pflegen:
  Wer zusätzlich auf Plattformen wie Amazon, eBay, Kaufland oder OTTO Market verkauft, sollte jetzt prüfen: Sind alle relevanten Artikel aktiv? Passen Preise, Versandzeiten und Beschreibungstexte?

So kann Euch JTL unterstützen:

Mit JTL-Shop lassen sich Inhalte flexibel gestalten – von Landingpages für Geschenkeaktionen bis zu individuellen Versandhinweisen in der Vorweihnachtszeit. Über Templates und Widgets könnt Ihr saisonale Änderungen schnell einpflegen, ohne aufwendige Entwicklungsarbeit.

Für Händler, die auf Marktplätzen verkaufen, ist JTL-eazyAuction ein starkes Werkzeug: Es verbindet Eure Artikel direkt mit den Plattformen, übernimmt Bestandsabgleich, Auftragsübermittlung und sogar Rückabwicklung. Und das alles zentral aus JTL-Wawi heraus.

Kundenkommunikation & Service vorbereiten

Im Weihnachtsgeschäft kaufen die meisten Menschen nicht für sich selbst, sondern für andere. Die Erwartungen an Zuverlässigkeit, Lieferzeit und Erreichbarkeit steigen – und mit ihnen die Belastung für Euren Kundenservice. Wer hier frühzeitig vordenkt, erspart sich im Dezember viele aufgebrachte Anrufe und Tickets.

Diese Punkte solltet Ihr jetzt klären:

• Lieferfristen klar kommunizieren:
  Bis wann können Kunden bestellen, damit die Ware pünktlich ankommt? Formuliert realistische Deadlines und macht diese im Shop sowie auf Marktplätzen gut sichtbar.
• Retourenregelungen transparent darstellen:
  Viele Händler verlängern ihre Rückgabefrist freiwillig bis in den Januar. Falls Ihr das plant, kündigt es frühzeitig an – das schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen.
• Automatisierte Mails prüfen:
  Sind Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen oder Erinnerungsmails auf dem aktuellen Stand? Achtet auf verständliche Sprache, korrekte Links und ggf. saisonale Hinweise.
• Erreichbarkeit definieren:
  Welche Kanäle werden überwacht? Gibt es feste Servicezeiten oder spezielle Weihnachtstelefonzeiten? Wenn nicht rund um die Uhr geantwortet werden kann: besser offen kommunizieren als Erwartungen enttäuschen.

So unterstützen Euch JTL-Lösungen dabei:

Mit den JTL-Workflows lassen sich viele Standardprozesse im Kundenkontakt automatisieren – z.B. Benachrichtigungen bei Lieferverzögerung oder Rückerstattung. Auch mehrstufige Eskalationen für unbeantwortete Anfragen können sinnvoll abgebildet werden.

Wer mit einem Helpdesk-System wie GREYHOUND arbeitet, kann Kundenmails zentral erfassen, priorisieren und im Team bearbeiten – auch bei erhöhtem Anfragevolumen. So bleibt der Überblick erhalten, selbst wenn täglich hunderte Nachrichten eingehen.

Praxistipp: Legt für häufige Fragen (Lieferzeit, Rückgabe, Gutscheine) eine FAQ-Seite an – idealerweise direkt im Shop verlinkt. Das reduziert Supportanfragen und gibt Kunden schnell Orientierung.

Marketing-Aktionen planen und timen

Die Wochen vor Weihnachten sind nicht nur Hochsaison für Bestellungen, sondern auch für Angebote, Rabatte und Sonderaktionen. Doch statt hektisch kurz vor dem ersten Advent eine Kampagne aus dem Boden zu stampfen, lohnt sich eine frühzeitige Planung – auch, um im Trubel sichtbar zu bleiben.

Was jetzt geplant werden sollte:

• Black Friday, Cyber Week, Singles‘ Day und Adventsaktionen:
  Legt frühzeitig fest, welche Produkte Ihr rabattieren wollt – und mit welchem Ziel: Abverkauf von Lagerware? Neukundengewinnung? Upselling?
• Gutscheine und Geschenkaktionen vorbereiten:
  Ob klassische Rabattcodes, „Kaufe 3 – zahle 2“-Aktionen oder Gratisartikel im Warenkorb – clever platzierte Angebote steigern die Conversion und laden zum Stöbern ein.
• Zeitgesteuerte Inhalte anlegen:
  Adventskalender, Wochenangebote oder Last-Minute-Reminder lassen sich im Shop oder per Newsletter automatisiert ausspielen – vorausgesetzt, sie sind rechtzeitig angelegt.
• E-Mail-Marketing professionell nutzen:
  Plant regelmäßige Newsletter mit saisonalem Fokus: z.B. „Geschenkideen für Technik-Fans“, „Versandfristen auf einen Blick“ oder „Letzte Chance: pünktlich unter’m Baum“. Wichtig: Zielgruppen segmentieren und Inhalte personalisieren.

Tipp: Im JTL-Shop lassen sich Aktionsbanner, Angebotsboxen oder Adventsaktionen flexibel platzieren – auch zeitgesteuert, z.B. für wechselnde Tagesangebote. Durch die Integration mit JTL-Wawi bleiben Preise und Verfügbarkeiten immer aktuell.

Besser vorbereitet als überrascht

Weihnachten kommt zwar nicht plötzlich – aber im E-Commerce ist es jedes Jahr schneller da, als man denkt. Wer sich frühzeitig Gedanken macht, kann Stress vermeiden, Kunden begeistern und das volle Potenzial der umsatzstärksten Zeit nutzen. Ob Ihr ein kleines Team seid oder eine große Versandstruktur betreibt: Mit klarem Blick auf Lager, Produkte, Prozesse und Kommunikation lässt sich das Jahresendgeschäft nicht nur bewältigen – sondern aktiv gestalten.

Ihr möchtet mehr über die Lösungen von JTL erfahren und Euch dazu beraten lassen, wie ihr das volle Potenzial aus Eurem E-Commerce holen könnt? Dann vereinbart jetzt einen unverbindlichen kostenfreien Beratungstermin.

Euer Onlinehandel wächst – und plötzlich reicht das einfache Regallager mit Excel-Liste nicht mehr aus. Aufträge stapeln sich, der Überblick über Lagerbestände geht verloren, und die Suche nach Artikeln kostet Zeit und Nerven. Spätestens jetzt stellt sich die Frage: Wie könnt Ihr Eure Lagerprozesse effizienter gestalten, um weiterhin zuverlässig und schnell zu liefern?

Ein professionelles Lagerverwaltungssystem wie JTL-WMS hilft Euch dabei, Struktur ins Lager zu bringen, Fehlerquellen zu minimieren und Kommissionierung sowie Versand auf ein neues Niveau zu heben. Egal, ob Ihr gerade erst umsteigt oder bereits ein komplexes Lager betreibt – mit den richtigen Funktionen und Prozessen lässt sich viel Zeit und Geld sparen. In diesem Beitrag zeigen wir Euch, wie Ihr mit JTL-WMS typische Herausforderungen im Lager meistert.

Das kann JTL-WMS: Überblick über die wichtigsten Funktionen

Mit JTL-WMS steuert Ihr sämtliche Lagerprozesse digital – von der Ankunft der Ware bis zum Versand. Das System ist modular aufgebaut und lässt sich flexibel an Eure individuellen Anforderungen anpassen.

Im Wareneingang identifiziert Ihr Lieferungen bequem per Artikelscan – auch wenn mal etwas ohne Bestellung ins Lager flattert. Anschließend wird die Ware eingelagert, umgelagert oder nachgefüllt – alle Intralogistikprozesse steuert Ihr zentral über JTL-WMS.

Beim Warenausgang spielt JTL-WMS seine Stärken aus: Verschiedene Kommissionier- und Versandprozesse wie EasyShipping, Boxenverpackung oder die rollende Kommissionierung sorgen dafür, dass Eure Aufträge effizient abgearbeitet werden – egal, ob Einzelbestellungen oder Massenversand.

Das Ganze funktioniert nicht nur am Desktop: Mit der mobilen App arbeitet Ihr direkt im Lager, scannt Artikel, prüft Lagerbestände oder führt Kommissionierungen durch. So bleibt Ihr auch bei wachsender Komplexität flexibel und behaltet die Kontrolle über alle Abläufe.

Kommissionierung mit System: Picklisten sinnvoll nutzen

Ein zentrales Element im Lagermanagement mit JTL-WMS sind die Picklisten. Sie steuern, welche Artikel in welcher Reihenfolge kommissioniert werden – und bieten enorme Flexibilität. Ihr könnt Picklisten individuell konfigurieren, z.B. nach Plattform (Amazon, eBay & Co.), Versandart, Auftragsgewicht oder Warengruppe filtern. So stellt Ihr sicher, dass genau die Aufträge zuerst abgearbeitet werden, die Priorität haben.

Besonders leistungsstark wird es mit den sogenannten Multipicklisten: Damit lassen sich mehrere Picklisten logisch verknüpfen und zu einer übergeordneten Einheit zusammenfassen. Das bietet einen enormen Effizienzgewinn – etwa bei gleichartigen Aufträgen mit hohem Volumen oder komplexen Versandstrukturen. Dieses Feature steht exklusiv Kunden der WMS Enterprise-Edition zur Verfügung.

Auch individuelle Felder lassen sich in die Picklistenlogik einbinden. So könnt Ihr z.B. nach selbstdefinierten Kriterien wie Lagerregionen, Verpackungseinheiten oder besonderen Artikelmerkmalen filtern – und den Picking-Prozess weiter optimieren.

Permanente Inventur: Fehler vermeiden, Bestände im Griff behalten

Fehlbestände zählen zu den größten Störfaktoren im Lageralltag – besonders dann, wenn ein Picker am Lagerplatz steht und der gesuchte Artikel nicht auffindbar ist. JTL-WMS bietet Euch verschiedene Möglichkeiten, solchen Problemen vorzubeugen: Neben der klassischen Stichtagsinventur, die weiterhin unterstützt wird, könnt Ihr auch auf die permanente Inventur setzen – eine besonders praxistaugliche Methode zur laufenden Bestandspflege.

Beide Varianten finden direkt am Lagerplatz statt und werden vollständig scannerunterstützt durchgeführt. Bei der permanenten Inventur erkennt das System z.B., wenn ein Artikelbestand auf null sinkt, und fordert aktiv zur Bestätigung auf. So lassen sich Abweichungen sofort erfassen und Bestände automatisiert korrigieren.

Die permanente Inventur lässt sich außerdem flexibel konfigurieren: Ihr könnt bestimmte Wochentage ausklammern, einzelne Lagerbereiche gezielt ein- oder ausschließen und definieren, dass nur Plätze mit einer bestimmten Artikelanzahl berücksichtigt werden. Das macht die Bestandsprüfung nicht nur exakt, sondern auch alltagstauglich.

Automatisierung & Skalierung: Für wachsende Anforderungen gerüstet

Je größer Euer Versandvolumen, desto wichtiger wird die Automatisierung. JTL-WMS unterstützt Euch dabei, Prozesse schlank zu halten – auch wenn Euer Unternehmen wächst. Ein gutes Beispiel dafür ist die direkte Anbindung an automatisierte Lagerlösungen wie Autostore. Hier braucht Ihr keine teure Middleware – JTL-WMS in der Enterprise-Version kann out of the box mit solchen Systemen kommunizieren.

Auch bei Seriennummern geht JTL-WMS einen Schritt weiter: Mit lagerplatzgenauen Seriennummern wird es künftig möglich sein, Artikel auf Lagerplatzebene exakt zuzuordnen. Das erhöht die Transparenz und sorgt besonders bei hochwertigen Produkten für mehr Sicherheit und Kontrolle.

Ob Versandaktionen, saisonale Peaks oder Influencer-Kampagnen: JTL-WMS wächst mit. Prozesse lassen sich kombinieren, Lagerbereiche erweitern und Spezialfälle wie Massenversand identischer Aufträge effizient abbilden.

Tipps für die Umstellung auf JTL-WMS

Der Wechsel zu einem professionellen Lagerverwaltungssystem ist ein großer Schritt – aber einer, der sich lohnt. Überlegt vorab: Welche Prozesse wollt Ihr automatisieren? Wie viel Wachstum plant Ihr? Und welche Anforderungen stellen Eure Marktplätze oder Versanddienstleister?

Vermeidet es, alte Abläufe einfach zu kopieren. Nutzt die Gelegenheit, Eure Lagerstruktur neu zu denken – etwa bei Laufwegen oder der Kommissionierstrategie. Auch Details wie ergonomische Arbeitsplätze, Bodenschutzmatten oder die passende Beleuchtung tragen viel zur Effizienz bei.

Auch kleinere Händler können JTL-WMS eigenständig einrichten – mit etwas IT-Verständnis. Für größere Projekte oder parallele Lagersysteme empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem JTL-Servicepartner.

Tipp: Wer ganz neu in den Onlinehandel startet, sollte direkt mit JTL-WMS einsteigen. Die Software ist modular skalierbar – ein Benutzer ist sogar kostenfrei.

Euer Lager, Eure Regeln – mit JTL-WMS zur smarten Logistik

Ein gut organisiertes Lager ist der Schlüssel zu zufriedenen Kunden, kurzen Lieferzeiten und dauerhaftem Wachstum. Mit JTL-WMS habt Ihr ein leistungsstarkes Werkzeug an der Hand, das Euch bei Kommissionierung, Versand und Bestandskontrolle unterstützt – und mit Eurem Geschäft mitwächst.

Von der mobilen App über clevere Picklisten bis hin zur permanenten Inventur: JTL-WMS bringt Struktur und Effizienz in Euren Lageralltag.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Euer Lagermanagement fit für die Zukunft zu machen.

Nachhaltigkeit wird im Onlinehandel immer wichtiger – und mit dem Re-Commerce-Programm von Kaufland Global Marketplace eröffnet sich Onlinehändlern ein neuer, wachstumsstarker Vertriebskanal für generalüberholte Produkte. Wer bereits mit JTL arbeitet, profitiert doppelt: Über JTL-eazyAuction lassen sich die Kaufland-Marktplätze ganz einfach anbinden – inklusive der neuen Re-Commerce-Kategorie. Wie das Programm funktioniert, welche Produkte besonders gefragt sind und welche Chancen sich für Händler ergeben, verrät uns Kathrin Nuhn, Senior Business Development Manager Marketplace bei Kaufland Global Marketplace im Interview.

Hallo Kathrin, könntest Du das Konzept Eures Re-Commerce-Programms kurz vorstellen?

Das Re-Commerce-Programm von Kaufland Global Marketplace ist als gezielte Reaktion auf die steigende Kundennachfrage in diesem Wachstumssegment entstanden. Das Konzept ermöglicht Händlern, neue internationale Umsatzpotenziale zu erschließen, erleichtert einer breiten Zielgruppe in Europa den Zugang zu generalüberholten Produkten und gewährleistet höchste Transparenz- und Qualitätsstandards.

Auf allen Kaufland-Marktplätzen in Deutschland, Tschechien, der Slowakei, Polen, Österreich und bald auch auf den neuen Marktplätzen in Frankreich und Italien haben Händler dank des Programms die Möglichkeit, neben neuen und gebrauchten Artikeln auch generalüberholte Produkte zu verkaufen. Das Angebot dieser Produkte ist an klar definierte Standards und eine transparente Qualitätskommunikation gegenüber Kunden geknüpft. Diese beinhaltet eine detaillierte, standardisierte Produktbeschreibung sowie die Einordnung der Produkte in die folgenden Kategorien:

• Generalüberholt – wie neu
• Generalüberholt – sehr gut
• Generalüberholt – gut
• Generalüberholt – akzeptabel

Einheitlich vorgeschriebene Qualitätsprüfungen seitens der Marktplatz-Händler und eine verpflichtende 1-Jahres-Garantie versprechen den Kunden Sicherheit in ihrer Kaufentscheidung. Durch prominente Angebotsplatzierungen heben sich die generalüberholten Produkte von herkömmlicher Gebrauchtware ab.

Das Programm habt Ihr Anfang des Jahres gelauncht. Wie sind Eure bisherigen Erfahrungswerte?

Wir entwickeln Features und neue Services immer unter Berücksichtigung der Bedürfnisse und des Feedbacks unserer Marktplatzhändler. Das zahlt sich aus: Die Zufriedenheit mit dem neuen Programm ist groß, die Rückmeldungen durchweg positiv. Wir verzeichnen einen stetigen Zuwachs an Händlern, die sich für das neue Programm qualifizieren. Einige von ihnen nutzen die neue Verkaufsoption schon jetzt auf allen fünf Kaufland-Marktplätzen.

Das Re-Commerce-Programm bietet Händlern so Zugang zu einem neuen Kundensegment an preis- und nachhaltigkeitsbewussten Käufern, die gezielt nach geprüfter, generalüberholter Ware suchen.

Welche Standards müssen Händler und die Produkte erfüllen?

Um als Händler für unser Re-Commerce-Programm zugelassen zu werden, müssen folgende Standards erfüllt werden: 

• Beschreibung des Prozesses: Detaillierte Beschreibung des Aufarbeitungsprozesses der Produkte
• Einsatz von Software- und Hardware-Diagnosetools: Zur technischen Überprüfung der vollen Funktionalität
• CE-Kennzeichnung: Nachweis über CE-Kennzeichnung der überholten Produkte
• Bereitstellung einer 12-monatigen Garantie: auf generalüberholte Produkte

Welche Art von Händlern profitiert besonders von der Beteiligung innerhalb dieser Sparte?

Alle Händler – egal ob klein oder groß – die Produkte aus den zur Verfügung stehenden Sortimenten verkaufen, können vom neuen Re-Commerce-Programm profitieren! Die Aufnahme in das Programm erfolgt unkompliziert und schnell. Interessierte Händler können sich entweder an ihren persönlichen Ansprechpartner wenden oder unseren Händler-Support kontaktieren und die geforderten Nachweise per E-Mail oder Kontaktformular bereitstellen. So können auch Händler mit geringen Kapazitäten schnell starten und in kürzester Zeit große Erfolge feiern.

Welche Produkte sind im Re-Commerce besonders gefragt?

Die Elektronik-Kategorie ist sehr gefragt und spiegelt den aktuellen Trend im Re-Commerce-Bereich wider. Besonders interessant sind die folgenden Kategorien:  

• Unterhaltungselektronik: Smartwatches, Handys, Tablets, Fernseher, In-Ear-Kopfhörer, Desktop-PCs, Router, Monitore, Beamer, Spielkonsolen, Spielkonsolen-Controller
• Haushaltselektronik: Staubsaugerroboter, Handstaubsauger, Küchenmaschinen, Kühlschränke, Kaffeevollautomaten
• Weiße Ware: Wäschetrockner, Waschmaschinen, Kühl-Gefrierkombinatione

Daher haben wir uns dazu entschieden, auf den Kaufland-Marktplätzen zunächst nur Re-Commerce-Produkte in eben diesen gefragten Kategorien anzubieten. Unser Fokus liegt dabei auf einer datenbasierten Weiterentwicklung: Neben dem kontinuierlichen Ausbau weiterer stark nachgefragter Produktkategorien planen wir auch attraktive Vermarktungsmöglichkeiten, um Händlern noch mehr Sichtbarkeit und Umsatzpotenzial zu bieten.

Das Re-Commerce-Programm ist bereits auf allen Kaufland-Marktplätzen verfügbar. Gibt es hier regionale Unterschiede, die Ihr bei der Entwicklung des Programms beachten musstet?

Ganz im Gegenteil, das Programm ist – wie unsere All-in-One-Lösung Kaufland Global Marketplace selbst – auf eine internationale Nutzung ausgerichtet. Wir haben bewusst eine skalierbare Lösung entwickelt, die auf allen Kaufland-Marktplätzen gleichermaßen genutzt werden kann. Lediglich die regionalen Unterschiede bezüglich rechtlicher Gegebenheiten mussten individuell bei der Entwicklung des Programms berücksichtigt werden.

Das hat für Händler den Vorteil, dass sie schnell und unkompliziert ihre Angebots-, Produkt- und Bestelldaten für ihre generalüberholten Produkte aus einem Portal heraus für alle Kaufland-Marktplätze nahtlos steuern können – genau wie sie es für neue Produkte gewohnt sind. Die Angebotslistung der Produkte ist per Marketplace Seller API und per CSV-Datei/XML-Datei möglich. JTL-Händler haben bereits die Möglichkeit, die Angebote und Zustandsbeschreibungen ganz einfach und für alle Länder-Marktplätze zu übermitteln.

Auf Basis dieser internationalen Ausrichtung können wir außerdem all unseren Kunden das gleiche Qualitätsversprechen geben. Die zuvor genannten Standards für generalüberholte Produkte sowie die Teilnahmebedingungen für Händler gelten nämlich für alle Kaufland-Marktplätze gleichermaßen.

Warum hat sich Kaufland dafür entschieden, diese Re-Commerce-Sparte zu entwickeln? Welche Beobachtungen innerhalb der Branche beruhen darauf?

Studien zeigen, dass der Markt für gebrauchte und generalüberholte Produkte starkes Wachstum verzeichnet: Im Jahr 2021 belief sich das europäische Marktvolumen auf 75 Milliarden Euro. Prognosen geben an, dass es bis Ende 2025 auf 120 Milliarden Euro anwachsen könnte (Quelle: Statista). Besonders stark ist das Interesse an generalüberholten Produkten im Elektronik- und Haushaltsbereich.

Die ökologischen Vorteile des Re-Commerce finden großen Anklang bei den Kunden, die an nachhaltigen Alternativen interessiert sind. So kann mit dem Kauf eines generalüberholten Smartphones im Vergleich zu einem neuen Gerät bis zu 92 Prozent CO² Emission eingespart werden (Quelle: Statista). Zudem steigt in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheiten (z.B. Inflation) die Nachfrage nach günstigeren Alternativen. Gesetzliche Vorgaben wie das „Right to Repair“ und EPR-Verordnungen (erweiterte Herstellerverantwortung) fördern Reparaturen, Wiederaufbereitung und nachhaltigen Konsum. Nicht mehr nur technikaffine Käufer, sondern auch Mainstream-Kunden akzeptieren generalüberholte Ware zunehmend als gleichwertige Alternative zu Neuware.

Wir haben unser Re-Commerce-Programm entwickelt, um gezielt auf das wachsende Interesse an nachhaltigen, qualitativ hochwertigen generalüberholten Produkten zu reagieren. Diese neue Option eröffnet Re-Commerce-Händlern attraktive Umsatzchancen auf den Kaufland-Marktplätzen. 

Welche Vorteile bringt es Händlern, in der Sparte aktiv zu werden?

Über die fünf, bald sieben, Kaufland-Marktplätze können Händler heute schon potenziell 81 Millionen, ab Launch von Kaufland.fr und Kaufland.it insgesamt potenziell 139 Millionen Online-Kunden erreichen. Das bedeutet für Re-Commerce-Händler, dass sie dank des neuen Programmes eine enorme Reichweite für den Verkauf ihrer Produkte nutzen können.

Das Re-Commerce-Programm bietet Händlern so Zugang zu einem neuen Kundensegment an preis- und nachhaltigkeitsbewussten Käufern, die gezielt nach geprüfter, generalüberholter Ware suchen. Wir rücken die generalüberholten Produkte auf den Marktplätzen so ins Rampenlicht, dass aber auch Kunden, die nicht explizit danach Ausschau halten, vom Kauf überzeugt werden können. Die Artikel werden auf den Produktdetailseiten (PDP) angezeigt, sodass Kunden mühelos zwischen Neuware und generalüberholten Angeboten wählen können. Die drei hochwertigsten Zustandsformen erhalten eine Premium-Platzierung, um die Vorteile dieser Produkte auf einen Blick hervorzuheben. Auch der Preisvorteil sticht Kunden hier direkt ins Auge.

Die hohen Standards, die wir an die Teilnahme am Programm knüpfen, bieten den Kunden Sicherheit. Die intensive Prüfung in Kombination mit der transparenten Zustandsbeschreibung und der 1-Jahres-Garantie schafft Vertrauen und erleichtert die Kaufentscheidung. Kurzum: Händler, die mit dem Re-Commerce-Programm auf den Kaufland-Marktplätzen starten, sichern sich die Aussicht auf lukrative Umsätze!

Vielen Dank für das Gespräch!

Ob Refurbished oder klassischer Verkauf: Mit JTL-eazyAuction steuert Ihr Eure Marktplatzangebote effizient aus einem System heraus und nutzt das volle Potenzial des Multichannel-Handels. Wir beraten Euch gerne – kostenfrei und unverbindlich!

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht – ein Thema, bei dem sich die meisten von Euch erstmal zurechtfinden mussten. Während anfangs noch zahlreiche Anbieter mit ihrer Lösung warben, ist es in der Kommunikation inzwischen deutlich ruhiger geworden. Doch die Anforderungen bleiben hoch, und die Umsetzung im Alltag stellt viele Händler vor Herausforderungen. In diesem Beitrag erhaltet Ihr einen Überblick über typische Stolpersteine – und worauf Ihr jetzt bei der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen achten solltet.

Was sagt das Gesetz?

Zwar scheint das Thema E-Rechnung aktuell etwas aus dem öffentlichen Fokus geraten zu sein, doch die gesetzlichen Vorgaben gelten nach wie vor uneingeschränkt.

• Für Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands gilt: Sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger müssen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht betrifft alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland – oder, wenn kein Firmensitz vorhanden ist, mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland. Das Gleiche gilt für die in §1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete.
• Als E-Rechnung wird nur eine im XML-Format erstellte Rechnung akzeptiert. Die Struktur hierfür ist in der EU-DIN 16931 vorgegeben. Alle anderen Formate, z.B. in Papierform oder als PDF, gelten als sogenannte „sonstige Rechnungen“ und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
• Die Rechnung im XML-Format darf nicht verändert werden und muss in dem Format, in welchem sie empfangen wurde, archiviert werden. Im Falle einer Betriebsprüfung ist die Rechnung im XML-Format zur Verfügung zu stellen. Um dies zu gewährleisten, müssen die Datensätze der Rechnungen elektronisch geprüft werden. Sie erhalten – nach erfolgter technischer und sachlicher Prüfung – ein elektronisches Kennzeichen, welches den Datensatz als formal und sachlich korrekt ausweist, die sogenannte Validierung.

WICHTIG: Nur eine validierte und archivierte E-Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug!

Ausnahmen von dieser Pflicht gelten nur in wenigen Fällen, nämlich:

• bei steuerfreien Umsätzen nach §4 Nummer 8 bis 29 UstG
• bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro
• und bei Fahrausweisen (z.B.  für den öffentlichen Nahverkehr).

Der Experten-Talk zum Thema E-Rechnungen: Hier sprechen Ulrich Pöhner sowie Sascha Lammers von GREYHOUND und Johannes Seidel von JERA über alles, was Händler dazu wissen müssen.

Typische Stolpersteine aus der Praxis

In den ersten Monaten dieses Jahres konnten wir eine Menge Erfahrungen in Bereich der E-Rechnungen sammeln und haben so auch ein paar häufige Fragestellungen zusammengefasst:

Ausgangsrechnungen

Die Erstellung von Ausgangsrechnungen scheint auf den ersten Blick einfach zu sein. Im Detail ergeben sich dann aber doch einige Fragen.

1. Welches Format soll verwendet werden?
   Idealerweise legt jedes Unternehmen ein Standardformat für seine Ausgangsrechnungen fest. Allerdings gilt: Wünscht Euer Kunde ein bestimmtes Format – etwa XML oder ZUGFeRD – muss dieses auch verwendet werden. Das bedeutet, Euer ERP-System sollte in der Lage sein, beide Formate zu unterstützen. Mit JTL ist das problemlos machbar.
2. Werden alle Felder auch korrekt befüllt?
   Der Teufel steckt hier im Detail: Die E-Rechnungen sind nicht nur als Datei-Format (XML) definiert, sondern unterliegen auch inhaltlichen Vorgaben. So muss z.B. die eigene IBAN-Nummer mit übermittelt werden, wenn Kunden die Zahlungsart „Zahlung 10 Tage netto“ nutzen. Wir beobachten aktuell, dass genau solche Abhängigkeiten die häufigsten Rückfragen verursachen – meist erst bei der Verarbeitung der Eingangsrechnung, obwohl diese formal korrekt aufgebaut ist.

Eingangsrechnungen

Auch bei Eingangsrechnungen treten immer wieder Schwierigkeiten auf – oft erst auf den zweiten Blick. Die häufigsten Herausforderungen haben wir hier für Euch zusammengefasst.

1. Warum sind viele E-Rechnungen fehlerhaft?
   Wie bei den Ausgangsrechnungen beschrieben, treten häufig fehlerhafte E-Rechnungen auf. Die Gründe sind dabei vielfältig:

   – Formate stimmen nicht (eher selten)
   – Inhaltliche Fehler

   Da die Fehlercodes nicht immer sprechend sind, ist eine Analyse schwierig und muss natürlich durch den Versender der Rechnung durchgeführt werden.

   Tipp:
   Zur Analyse fehlerhafter E-Rechnungen hilft ein Blick in die Voransicht – den sogenannten E-Rechnungsviewer. Dort werden neben den Fehlercodes auch konkrete Hinweise auf fehlende oder fehlerhafte Daten angezeigt.
   Die Bedeutung der Fehlercodes lässt sich meist auf den Websites der jeweiligen Softwarehersteller nachlesen. Eine übergreifende Definition findet sich zudem in der Spezifikation XRechnung Standard und Extension des IT-Planungsrats der Koordinierungsstelle für IT-Standards (XStandards Einkauf).

2. Wie erkennt man überhaupt eine E-Rechnung?
   Es ist schwierig die E-Rechnung als E-Rechnung zu erkennen, wenn z.B. das Format ZUGFeRD ohne Hinweis verwendet wird. Das PDF mit eingebettetem XML-File sieht auf den ersten Blick genauso aus wie ein normales PDF. Wird dieses dann, wie eine normale PDF-Rechnung verarbeitet, droht theoretisch die Aberkennung des Vorsteuerabzuges, da diese Rechnung wie eine E-Rechnung verarbeitet werden muss.

   Tipp:
   Beim Einlesen einer Datei prüft die verarbeitende Software automatisch, ob es sich um ein reguläres PDF oder um ein PDF mit eingebetteten XML-Daten handelt – also um das strukturierte ZUGFeRD-Format. Die Lösung E-Rechnung 2 FIBU von JERA, Tochter der JTL-Group, erkennt diesen Unterschied zuverlässig und gibt eine entsprechende Fehlermeldung aus, wenn keine gültige E-Rechnung vorliegt.

3. Was bedeutet die E-Rechnung für die internen Prozesse?
   Durch die E-Rechnung werden die Prozesse im Bereich der Verarbeitung der Eingangsrechnungen stark betroffen. Wenn ein Ablauf der Verarbeitung einer Eingangsrechnung etabliert ist, finden verschiedene Schritte der Bearbeitung statt (siehe Grafik). Wird nun mit einer E-Rechnung ein zweiter Verarbeitungsablauf eingeführt, schafft das im ersten Schritt Mehrarbeit, die ja eigentlich vermieden werden sollte. Hier wird durch Weiterentwicklung der Software und bessere Integration durch die Anbieter wie JERA und JTL der Ablauf weiter optimiert.

Oben seht Ihr den klassischen Ablauf einer Rechnungseingangsverbuchung: Erhalt der Rechnung über die Zahlung bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.

Unten ist veranschaulicht, wie die E-Rechnung einen zweiten Prozessstrang schafft, der zwar die digitale Verarbeitung vorantreibt, aber in der letzten Stufe noch mit dem herkömmlichen Rechnungseingangs-Prozess verschmolzen werden muss.

Mit der richtigen Vorbereitung zur erfolgreichen Umsetzung

Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben – und stellt viele Händler vor neue Herausforderungen. Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen: Wer die technischen und inhaltlichen Anforderungen kennt und seine Prozesse entsprechend anpasst, kann die Umstellung gut meistern. Wichtig ist dabei vor allem, dass das genutzte ERP-System sowohl XML als auch ZUGFeRD unterstützen, Inhalte korrekt befüllt werden und die internen Abläufe für Eingangsrechnungen klar geregelt sind.

Auch wenn der Einstieg mit zusätzlichem Aufwand verbunden sein kann, zahlt sich die Investition in durchdachte E-Rechnungsprozesse langfristig aus – insbesondere mit Blick auf Effizienz, Transparenz und rechtliche Sicherheit.

Mit dem Add-on E-Rechnung 2 FIBU von JERA erstellt und verarbeitet Ihr E-Rechnungen rechtskonform – inklusive Validierung, Archivierung und Übergabe an die Buchhaltung.

Zum Thema E-Rechnungspflicht haben wir bereits eine umfangreiche Blogserie erstellt. Hier findet Ihr alle Beiträge:
Teil 1: E-Rechnungspflicht 2025: Alles, was Onlinehändler wissen müssen
Teil 2: Zur E-Rechnung in wenigen Schritten
Teil 3: Expertentipps: Die E-Rechnung mit JERA und GREYHOUND