Ordnung muss sein – Buchführung, Belegablage & Archivierung nach GoBD

Im ersten Teil dieser Blogreihe haben wir die Grundlagen der GoBD beleuchtet: Warum sie für Onlinehändler verpflichtend sind, was bei Verstößen droht und weshalb typische Prozesse im E-Commerce – vom Rechnungslauf bis zur Archivierung – direkt betroffen sind.

In diesem Beitrag geht es einen Schritt weiter. Wir werfen einen genaueren Blick auf die Anforderungen an eine GoBD-konforme digitale Buchführung. Denn wer seine Prozesse im Griff haben will, muss wissen, welche Regeln gelten – und wo Prüfer besonders genau hinschauen.

Was viele unterschätzen: Die GoBD sind kein starres Regelwerk für Steuerkanzleien, sondern betreffen ganz praktische Abläufe in Eurem Unternehmen. Ob Ihr Rechnungen manuell schreibt oder automatisiert über ein System erzeugt, ob Ihr PDF-Dateien lokal speichert oder in einer Cloud – all das kann relevant sein. Entscheidend ist nicht das Tool, sondern ob Ihr die Anforderungen erfüllt, die das Finanzamt an die Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Eurer digitalen Daten stellt.

Wo digitale Buchführung im Onlinehandel an ihre Grenzen stößt

Die Anforderungen der GoBD klingen auf dem Papier oft einfach – doch in der Praxis zeigt sich schnell, wie komplex digitale Buchführung im E-Commerce wirklich ist. Denn Onlinehändler arbeiten mit vielen Systemen gleichzeitig: Shopsystem, Warenwirtschaft, Payment-Provider, Marktplätze, Versanddienstleister, ggf. Steuerberater-Tools – und jedes davon erzeugt eigene Daten.

Wer hier keine durchdachten Abläufe etabliert, riskiert Datenlücken, doppelte Erfassungen oder widersprüchliche Informationen – ein gefundenes Fressen für Betriebsprüfer.

Problem 1: Verteilte Datenquellen ohne zentrale Struktur

Viele Onlinehändler nutzen mehrere Systeme parallel – oft ohne zentrale Datenhaltung. Rechnungen werden im Shop erstellt, Kundendaten in einem CRM gepflegt, Retouren in der Warenwirtschaft bearbeitet, E-Mails in Outlook verwaltet. Das führt häufig dazu, dass Belege nicht vollständig archiviert oder Buchungen nicht nachvollziehbar dokumentiert sind.

Praxisbeispiel: Eine Rechnung wird im Shopsystem erstellt und per E-Mail verschickt, aber nicht in der Warenwirtschaft erfasst. Wird später eine Retoure abgewickelt, fehlt die Verbindung zum ursprünglichen Verkaufsvorgang.

Problem 2: Manuelle Prozesse statt Automatisierung

Viele Abläufe im E-Commerce laufen noch manuell – z.B. Belege als PDF speichern, Dateinamen von Hand ändern oder Exportdateien zusammenstellen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist fehleranfällig und widerspricht in vielen Fällen den GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.

Typische Schwachstelle: Buchhaltungsdaten werden aus verschiedenen Tools manuell zusammengestellt und an den Steuerberater übergeben – ohne nachvollziehbares Änderungsprotokoll.

Problem 3: Fehlende Belegverknüpfung

Im Idealfall lässt sich ein Geschäftsfall vom Angebot bis zur Zahlung lückenlos digital nachvollziehen. In der Realität fehlt jedoch häufig die durchgehende Verknüpfung zwischen Dokumenten: Ein Lieferschein ist nicht mit der Rechnung verknüpft, oder eine Zahlung lässt sich keiner Bestellung zuordnen. Gerade in komplexen Multichannel-Setups (Shop + Marktplätze) ist das ein häufiger Prüfungsgrund.

Warum das gefährlich ist:

Diese Schwächen wirken auf den ersten Blick harmlos – sind aber aus Sicht der Finanzverwaltung ein klarer Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Je weniger automatisiert, systematisch und nachvollziehbar Eure Prozesse ablaufen, desto größer ist das Risiko, dass das Finanzamt Eure Buchführung beanstandet.

Wichtig: Es geht nicht darum, alles perfekt zu machen – sondern darum, nachweisbar strukturierte Abläufe zu etablieren, die revisionssicher dokumentiert sind.

Was ein gutes System leisten muss

Wer seine Buchführung digital organisiert, braucht mehr als nur eine Lösung zum Rechnungsschreiben. Entscheidend ist, dass sämtliche steuerlich relevanten Daten automatisiert, nachvollziehbar und dauerhaft abrufbar verarbeitet werden – idealerweise so, dass sie im Fall einer Prüfung auf Knopfdruck bereitstehen.

Das gelingt nur, wenn die eingesetzten Systeme nicht isoliert arbeiten, sondern intelligent miteinander verknüpft sind – vom Auftragseingang über die Zahlung bis zur Archivierung der Belege.

Damit Ihr den Anforderungen der GoBD gerecht werdet, sollte Euer System unter anderem folgende Funktionen abdecken:

• Automatisierte Belegablage & Versionierung
  Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und Co. müssen automatisiert gespeichert und idealerweise revisionssicher abgelegt werden. Das System sollte Änderungen protokollieren und nachvollziehbar machen.
• Zentrale Datenhaltung & strukturierter Export
  Alle relevanten Daten sollten an einem Ort gebündelt und systematisch exportierbar sein – z.B. für den Steuerberater oder im Prüfungsfall für das Finanzamt (z.B. als Z3-Export).
• Berechtigungsmanagement & Zugriffskontrolle
  Es sollte klar geregelt sein, wer was sehen und verändern darf. Änderungen an sensiblen Daten müssen dokumentiert werden – Stichwort: Nachvollziehbarkeit.
• Anbindung an Drittanbieter & rechtskonforme Archivierung
  Tools zur Archivierung (z.B. von E-Mails oder E-Rechnungen) sollten sich anbinden lassen. Idealerweise sind diese Systeme auf GoBD-Konformität ausgerichtet.

Ein durchdachtes Setup aus Warenwirtschaft, Zusatztools und strukturierten Prozessen ist keine Kür, sondern eine echte Notwendigkeit – nicht nur für die GoBD-Konformität, sondern auch für Effizienz und Transparenz im Tagesgeschäft.

Klarheit schaffen – damit Ihr fundierte Entscheidungen treffen könnt

Digitale Buchführung im E-Commerce ist anspruchsvoll. Unterschiedliche Systeme, verschiedene Datenquellen und manuelle Arbeitsschritte machen es nicht leicht, den Überblick zu behalten – vor allem dann, wenn steuerliche Anforderungen wie die GoBD berücksichtigt werden müssen.

Umso wichtiger ist es, die zentralen Schwachstellen im eigenen Betrieb zu kennen: Wo entstehen Lücken? Welche Prozesse sind nicht nachvollziehbar dokumentiert? Und welche Tools oder Arbeitsweisen sorgen dafür, dass Daten langfristig strukturiert, vollständig und prüfungssicher vorliegen?

Die GoBD geben den rechtlichen Rahmen vor – wie dieser in der Praxis umgesetzt wird, hängt stark von den eigenen Strukturen ab. Wer sich frühzeitig mit dem Thema befasst, Risiken erkennt und Prozesse gezielt verbessert, schafft die besten Voraussetzungen dafür, später keine unangenehmen Überraschungen zu erleben.