E-Rechnungspflicht 2027: Was sich jetzt ändert und wie du E-Rechnungen sicher verarbeitest

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird die E-Rechnungspflicht auch beim Versand ernst: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 im B2B E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt das grundsätzlich für alle. 

Für dich heißt das: Spätestens jetzt landen immer mehr XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien in deinem Postfach. In diesem Beitrag erfährst du, welche Fristen gelten, welche Formate du kennen musst und wie du Eingangsrechnungen automatisiert, GoBD-konform und mit direkter Übergabe an DATEV verarbeitest. 

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen, damit Software sie ohne manuelles Abtippen weiterverarbeiten kann. 

Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Ein PDF ist für Menschen gemacht, eine E-Rechnung für Maschinen. 

Die Vorteile für dich: 


  • Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen, Tippfehler fallen weg.

  • Du sparst Zeit in Buchhaltung und Freigabe.

  • Du brauchst weniger Papier, Porto und Ablage.

E-Rechnungspflicht: Zeitplan und Übergangsfristen 

Die E-Rechnungspflicht kommt mit dem Wachstumschancengesetz und gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Empfangen musst du seit 2025, beim Versand gibt es gestaffelte Übergangsfristen. 

Leistung ausgeführtE-Rechnung empfangenE-Rechnung versenden
2025 und 2026Pflicht für alle UnternehmenPapier und PDF weiter erlaubt: Papier ohne Zustimmung, PDF mit Zustimmung des Empfängers
2027Pflicht für alle UnternehmenPflicht bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz 2026. Darunter sind Papier und PDF noch erlaubt.
ab 2028Pflicht für alle UnternehmenPflicht für alle, mit wenigen Ausnahmen

Eine Besonderheit gilt für EDI, die digitale Belegübertragung, die vor allem in der Industrie genutzt wird: EDI-Rechnungen gelten als E-Rechnung, wenn sich die Daten normgerecht nach EN 16931 auslesen lassen. EDI-Formate, die das nicht erfüllen, sind bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiter erlaubt. 

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen müssen sie sie trotzdem. 

Entscheidend für die Übergangsfristen ist, wann die Leistung ausgeführt wurde. Ob eine Papier- oder PDF-Rechnung für eine Leistung aus 2026 noch im Jahr 2027 ausgestellt werden darf, ist umstritten: Das BMF bejaht das in einem nicht amtlich veröffentlichten Schreiben, Fachleute halten das für nicht vom Gesetz gedeckt. Auf der sicheren Seite bist du, wenn du solche Rechnungen bis zum 31. Dezember 2026 verschickst. 

Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine Papier- oder PDF-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Das gefährdet den Vorsteuerabzug deiner Kunden. Ob er im Einzelfall trotzdem möglich ist, hat die Finanzverwaltung bisher nicht allgemein geregelt. Der Druck kommt also über deine Kunden, die eine korrekte Rechnung brauchen. 

Details regeln die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026. Für deinen Einzelfall ist dein Steuerberater die richtige Ansprechperson. 

E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD 

Zulässig ist jedes Format, das der EN 16931 entspricht. In Deutschland dominieren zwei: 

MerkmalXRechnungZUGFeRD
AufbauReine XML-DateiPDF mit eingebetteter XML-Datei (hybrid)
Für Menschen lesbarNur mit SoftwareJa, als PDF
Typischer EinsatzStandard bei öffentlichen Auftraggebern (B2G), auch im B2BB2B, ab Version 2.0.1 außer Profil MINIMUM und BASIC WL
BesonderheitLeitweg-ID bei Behörden meist PflichtMenschen und Maschinen lesen dieselbe Datei

Auch andere Formate wie Peppol BIS Billing sind möglich, solange sie die Norm erfüllen. Factur-X ist die französische Bezeichnung für ZUGFeRD und technisch identisch. Deine Software sollte deshalb mehr als ein Format verarbeiten können. 

E-Rechnungen richtig verarbeiten: 6 Schritte 

Eine E-Rechnung zu empfangen heißt mehr, als eine Datei im Postfach zu haben. Du musst sie lesen, prüfen, freigeben, buchen und korrekt archivieren. So sieht ein sauberer Prozess aus: 

  1. Empfangen: Lege eine zentrale E-Mail-Adresse oder einen festen Kanal für Eingangsrechnungen fest. Im Postfach erkennst du oft nicht auf den ersten Blick, ob ein Anhang eine E-Rechnung oder ein normales PDF ist. Deine Software sollte das automatisch unterscheiden, XRechnung und ZUGFeRD erkennen und die Daten auslesen.

  2. Lesbar machen: Eine XRechnung ist reines XML. Damit dein Team sie prüfen kann, brauchst du eine Software, die die Daten als übersichtlichen Beleg anzeigt. 

  3. Validieren: Die Prüfung läuft in zwei Stufen. Zuerst wird geprüft, ob die XML-Datei technisch der Norm EN 16931 entspricht. Ist das nicht der Fall, liegt ein Formatfehler vor und die Datei gilt nicht als E-Rechnung. Danach werden die Geschäftsregeln geprüft. Ein Geschäftsregelfehler macht die Rechnung nicht automatisch ungültig. Entscheidend ist, ob die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig und richtig sind. Fehlt eine davon, forderst du beim Lieferanten eine korrigierte E-Rechnung an. 

  4. Freigeben: Kläre, wer welche Rechnung sachlich und rechnerisch prüft, zum Beispiel Einkauf und Buchhaltung.

  5. Weiterleiten: Übergib freigegebene Rechnungen an deine Buchhaltung, an DATEV oder an deinen Steuerberater.

  6. Archivieren: Speichere die Originaldatei GoBD-konform und revisionssicher. Du musst belegen können, dass die Rechnung nach dem Empfang nicht verändert wurde, zum Beispiel über einen Hashwert, eine Art digitaler Fingerabdruck der Datei. Eine ausgedruckte oder umgewandelte Kopie reicht nicht.

Für ausgehende Rechnungen bleibt dein ERP oder dein Rechnungsprogramm zuständig. Prüfe, ob es normgerechte E-Rechnungen erzeugen kann, bevor deine Übergangsfrist endet. 

Checkliste: Bist du bereit für 2027? 

Die meisten Probleme entstehen nicht bei der Technik, sondern im Prozess. Geh diese Punkte mit deinem Team durch: 


  • Technik: Kann deine Software XRechnung und ZUGFeRD empfangen, anzeigen und prüfen?

  • Postfach: Gibt es eine zentrale Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken?

  • Prozess: Wissen Einkauf, Buchhaltung und Steuerberater, wer welche Rechnung prüft und freigibt?

  • Lieferanten: Hast du deine Lieferanten über den neuen Empfangsweg informiert?

  • Archiv: Archivierst du die Originaldatei GoBD-konform und revisionssicher?

  • Versand: Erzeugt dein ERP ab 2027 normgerechte E-Rechnungen, falls dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag?

  • Pflichtangaben: Stehen Leistungsbeschreibung und alle Pflichtangaben vollständig in den XML-Daten deiner E-Rechnungen?

  • Prüfen der E-Rechnungen: Lade deine zu versenden Rechnungen in ein gängiges Prüftool, um deine E-Rechnungen technisch und inhaltlich sicher richtig zu versenden (KOSIT).

Ohne passende Systeme drohen Verzögerungen, Rückfragen und im schlimmsten Fall Probleme beim Vorsteuerabzug. Gegebenenfalls verweigern Kunden die Zahlung, sollte eine Rechnung nicht korrekt ausgestellt sein! 

Fazit: Jetzt umstellen, nicht im Januar 

Die E-Rechnungspflicht ist kein Zukunftsthema mehr. Empfangen musst du schon heute, und ab 2027 verschwindet für viele Unternehmen die PDF-Rechnung im B2B. Wer Eingang und Versand jetzt automatisiert, startet entspannt ins neue Jahr. 

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FAQ zur E-Rechnungspflicht 


Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Versenden müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr für Leistungen ab dem 1. Januar 2027, alle anderen für Leistungen ab dem 1. Januar 2028.

Darf ich 2027 noch PDF-Rechnungen verschicken?

Für Leistungen, die du 2027 erbringst, nur dann, wenn dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betragen hat und dein Kunde dem PDF zustimmt. Papier geht ohne Zustimmung. Liegst du über 800.000 €, brauchst du im B2B für diese Leistungen E-Rechnungen.

Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?

Rein rechtlich reicht ein E-Mail-Postfach. In der Praxis brauchst du aber eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesbar macht, prüft und GoBD-konform archiviert. Sonst wird jede E-Rechnung zur Handarbeit.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen ins Ausland?

Nein. Die deutsche Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Einige EU-Länder wie Italien, Belgien oder Polen haben aber schon eigene nationale Pflichten, die greifen können, wenn du dort steuerlich registriert bist. Für grenzüberschreitende B2B-Rechnungen in der EU sieht das EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ab Juli 2030 eigene Regeln mit E-Rechnung und digitaler Meldepflicht vor. Für Länder außerhalb der EU gelten deren Vorgaben.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, also für Menschen und Maschinen lesbar. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die du nur mit Software sinnvoll lesen kannst.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID adressiert den Empfänger in der öffentlichen Verwaltung eindeutig. Bei Rechnungen an Bundesbehörden und viele Landesbehörden ist sie Pflicht.

Welche Datei muss ich archivieren?

Immer die Originaldatei, die du empfangen oder versendet hast, also die XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Eine ausgedruckte oder umgewandelte Kopie reicht nicht.

Wann gilt eine E-Rechnung als zugegangen?

Sobald sie in deinem Postfach oder bei deinem Provider abrufbar gespeichert ist. Eine Zustimmung zum Empfang braucht dein Lieferant dafür seit 2025 nicht mehr.

Wie lange musst du E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit 2025 in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Archiviert wird immer die Originaldatei in ihrem ursprünglichen Format.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Stand: November 2026. 

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