Die E-Rechnung – Seid ihr rechtlich auf der sicheren Seite?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht – ein Thema, bei dem sich die meisten von Euch erstmal zurechtfinden mussten. Während anfangs noch zahlreiche Anbieter mit ihrer Lösung warben, ist es in der Kommunikation inzwischen deutlich ruhiger geworden. Doch die Anforderungen bleiben hoch, und die Umsetzung im Alltag stellt viele Händler vor Herausforderungen. In diesem Beitrag erhaltet Ihr einen Überblick über typische Stolpersteine – und worauf Ihr jetzt bei der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen achten solltet.

Was sagt das Gesetz?

Zwar scheint das Thema E-Rechnung aktuell etwas aus dem öffentlichen Fokus geraten zu sein, doch die gesetzlichen Vorgaben gelten nach wie vor uneingeschränkt.

• Für Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands gilt: Sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger müssen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht betrifft alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland – oder, wenn kein Firmensitz vorhanden ist, mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland. Das Gleiche gilt für die in §1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete.
• Als E-Rechnung wird nur eine im XML-Format erstellte Rechnung akzeptiert. Die Struktur hierfür ist in der EU-DIN 16931 vorgegeben. Alle anderen Formate, z.B. in Papierform oder als PDF, gelten als sogenannte „sonstige Rechnungen“ und berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
• Die Rechnung im XML-Format darf nicht verändert werden und muss in dem Format, in welchem sie empfangen wurde, archiviert werden. Im Falle einer Betriebsprüfung ist die Rechnung im XML-Format zur Verfügung zu stellen. Um dies zu gewährleisten, müssen die Datensätze der Rechnungen elektronisch geprüft werden. Sie erhalten – nach erfolgter technischer und sachlicher Prüfung – ein elektronisches Kennzeichen, welches den Datensatz als formal und sachlich korrekt ausweist, die sogenannte Validierung.

WICHTIG: Nur eine validierte und archivierte E-Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug!

Ausnahmen von dieser Pflicht gelten nur in wenigen Fällen, nämlich:

• bei steuerfreien Umsätzen nach §4 Nummer 8 bis 29 UstG
• bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro
• und bei Fahrausweisen (z.B.  für den öffentlichen Nahverkehr).

Der Experten-Talk zum Thema E-Rechnungen: Hier sprechen Ulrich Pöhner sowie Sascha Lammers von GREYHOUND und Johannes Seidel von JERA über alles, was Händler dazu wissen müssen.

Typische Stolpersteine aus der Praxis

In den ersten Monaten dieses Jahres konnten wir eine Menge Erfahrungen in Bereich der E-Rechnungen sammeln und haben so auch ein paar häufige Fragestellungen zusammengefasst:

Ausgangsrechnungen

Die Erstellung von Ausgangsrechnungen scheint auf den ersten Blick einfach zu sein. Im Detail ergeben sich dann aber doch einige Fragen.

1. Welches Format soll verwendet werden?
   Idealerweise legt jedes Unternehmen ein Standardformat für seine Ausgangsrechnungen fest. Allerdings gilt: Wünscht Euer Kunde ein bestimmtes Format – etwa XML oder ZUGFeRD – muss dieses auch verwendet werden. Das bedeutet, Euer ERP-System sollte in der Lage sein, beide Formate zu unterstützen. Mit JTL ist das problemlos machbar.
2. Werden alle Felder auch korrekt befüllt?
   Der Teufel steckt hier im Detail: Die E-Rechnungen sind nicht nur als Datei-Format (XML) definiert, sondern unterliegen auch inhaltlichen Vorgaben. So muss z.B. die eigene IBAN-Nummer mit übermittelt werden, wenn Kunden die Zahlungsart „Zahlung 10 Tage netto“ nutzen. Wir beobachten aktuell, dass genau solche Abhängigkeiten die häufigsten Rückfragen verursachen – meist erst bei der Verarbeitung der Eingangsrechnung, obwohl diese formal korrekt aufgebaut ist.

Eingangsrechnungen

Auch bei Eingangsrechnungen treten immer wieder Schwierigkeiten auf – oft erst auf den zweiten Blick. Die häufigsten Herausforderungen haben wir hier für Euch zusammengefasst.

1. Warum sind viele E-Rechnungen fehlerhaft?
   Wie bei den Ausgangsrechnungen beschrieben, treten häufig fehlerhafte E-Rechnungen auf. Die Gründe sind dabei vielfältig:

   – Formate stimmen nicht (eher selten)
   – Inhaltliche Fehler

   Da die Fehlercodes nicht immer sprechend sind, ist eine Analyse schwierig und muss natürlich durch den Versender der Rechnung durchgeführt werden.

   Tipp:
   Zur Analyse fehlerhafter E-Rechnungen hilft ein Blick in die Voransicht – den sogenannten E-Rechnungsviewer. Dort werden neben den Fehlercodes auch konkrete Hinweise auf fehlende oder fehlerhafte Daten angezeigt.
   Die Bedeutung der Fehlercodes lässt sich meist auf den Websites der jeweiligen Softwarehersteller nachlesen. Eine übergreifende Definition findet sich zudem in der Spezifikation XRechnung Standard und Extension des IT-Planungsrats der Koordinierungsstelle für IT-Standards (XStandards Einkauf).

2. Wie erkennt man überhaupt eine E-Rechnung?
   Es ist schwierig die E-Rechnung als E-Rechnung zu erkennen, wenn z.B. das Format ZUGFeRD ohne Hinweis verwendet wird. Das PDF mit eingebettetem XML-File sieht auf den ersten Blick genauso aus wie ein normales PDF. Wird dieses dann, wie eine normale PDF-Rechnung verarbeitet, droht theoretisch die Aberkennung des Vorsteuerabzuges, da diese Rechnung wie eine E-Rechnung verarbeitet werden muss.

   Tipp:
   Beim Einlesen einer Datei prüft die verarbeitende Software automatisch, ob es sich um ein reguläres PDF oder um ein PDF mit eingebetteten XML-Daten handelt – also um das strukturierte ZUGFeRD-Format. Die Lösung E-Rechnung 2 FIBU von JERA, Tochter der JTL-Group, erkennt diesen Unterschied zuverlässig und gibt eine entsprechende Fehlermeldung aus, wenn keine gültige E-Rechnung vorliegt.

3. Was bedeutet die E-Rechnung für die internen Prozesse?
   Durch die E-Rechnung werden die Prozesse im Bereich der Verarbeitung der Eingangsrechnungen stark betroffen. Wenn ein Ablauf der Verarbeitung einer Eingangsrechnung etabliert ist, finden verschiedene Schritte der Bearbeitung statt (siehe Grafik). Wird nun mit einer E-Rechnung ein zweiter Verarbeitungsablauf eingeführt, schafft das im ersten Schritt Mehrarbeit, die ja eigentlich vermieden werden sollte. Hier wird durch Weiterentwicklung der Software und bessere Integration durch die Anbieter wie JERA und JTL der Ablauf weiter optimiert.

Oben seht Ihr den klassischen Ablauf einer Rechnungseingangsverbuchung: Erhalt der Rechnung über die Zahlung bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.

Unten ist veranschaulicht, wie die E-Rechnung einen zweiten Prozessstrang schafft, der zwar die digitale Verarbeitung vorantreibt, aber in der letzten Stufe noch mit dem herkömmlichen Rechnungseingangs-Prozess verschmolzen werden muss.

Mit der richtigen Vorbereitung zur erfolgreichen Umsetzung

Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben – und stellt viele Händler vor neue Herausforderungen. Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen: Wer die technischen und inhaltlichen Anforderungen kennt und seine Prozesse entsprechend anpasst, kann die Umstellung gut meistern. Wichtig ist dabei vor allem, dass das genutzte ERP-System sowohl XML als auch ZUGFeRD unterstützen, Inhalte korrekt befüllt werden und die internen Abläufe für Eingangsrechnungen klar geregelt sind.

Auch wenn der Einstieg mit zusätzlichem Aufwand verbunden sein kann, zahlt sich die Investition in durchdachte E-Rechnungsprozesse langfristig aus – insbesondere mit Blick auf Effizienz, Transparenz und rechtliche Sicherheit.

Mit dem Add-on E-Rechnung 2 FIBU von JERA erstellt und verarbeitet Ihr E-Rechnungen rechtskonform – inklusive Validierung, Archivierung und Übergabe an die Buchhaltung.

Zum Thema E-Rechnungspflicht haben wir bereits eine umfangreiche Blogserie erstellt. Hier findet Ihr alle Beiträge:
Teil 1: E-Rechnungspflicht 2025: Alles, was Onlinehändler wissen müssen
Teil 2: Zur E-Rechnung in wenigen Schritten
Teil 3: Expertentipps: Die E-Rechnung mit JERA und GREYHOUND